发票管理在企业财务管理中占据着举足轻重的地位，它不仅关系到企业的财务核算准确性，更与税务合规紧密相连。稍有不慎，就可能给企业带来税务风险和经济损失。那么，发票管理究竟需要注意哪些要点呢？下面将为您详细解读。

一、发票开具要点

1. 准确填写发票信息
   • 购货方信息：开具发票时，务必确保购货方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息准确无误。这些信息是发票有效性的关键，一旦填写错误，可能导致购货方无法正常抵扣进项税额，甚至引发税务机关的检查。例如，若将购货方纳税人识别号写错一位数字，购货方在进行发票认证时就会出现认证不符的情况。
   • 商品或服务信息：对所销售的商品或提供的服务，要准确填写名称、规格型号、单位、数量、单价等内容。对于商品名称，应按照实际销售情况填写，不得使用模糊或笼统的表述。比如销售的是某品牌的笔记本电脑，就不能简单写成“电脑”。同时，规格型号要详细注明，如电脑的具体配置参数等。对于服务类发票，要明确服务内容、服务期限等关键信息。例如，提供技术服务，应写明具体的技术服务项目及服务起止时间。
2. 选择正确的税率和征收率 不同的商品和服务适用不同的税率或征收率，财务人员必须准确判断并选择。这需要对税收政策有深入的了解和掌握。一般纳税人销售货物或提供应税劳务，通常适用13%、9%、6%等税率；小规模纳税人则适用3%的征收率（在特定时期可能有优惠政策）。例如，销售农产品，一般纳税人适用9%的税率，但如果是农业生产者销售自产农产品，则免征增值税。若税率选择错误，不仅会导致企业多缴或少缴税款，还可能面临税务处罚。
3. 发票开具时间 应按照增值税纳税义务的发生时间开具发票。一般来说，采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天开具发票。例如，企业与客户签订了分期收款销售合同，约定分三期收款，那么应在每期约定收款日期开具相应金额的发票。如果未按规定时间开具发票，可能被税务机关认定为延迟纳税，从而产生滞纳金。
4. 发票开具方式 目前，发票开具主要通过增值税发票管理新系统进行。企业应确保开票设备正常运行，及时更新系统软件，以保证发票开具的准确性和及时性。同时，要注意电子发票与纸质发票在开具流程上的差异。电子发票开具后，可通过电子邮箱等方式直接发送给购货方，方便快捷，但要注意电子发票的格式规范和交付记录保存。例如，电子发票应保存为PDF等标准格式，交付时要留存发送记录，以备后续查验。

二、发票取得要点

1. 审核发票的真实性 收到发票时，首先要通过官方渠道查验发票的真伪。可以登录国家税务总局全国增值税发票查验平台，输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）、验证码等信息进行查验。对于一些特殊发票，如农产品收购发票、通行费发票等，也有相应的查验方式。例如，农产品收购发票可通过当地税务机关的相关系统进行查验。若收到假发票，不仅不能作为合法的记账凭证，还可能面临税务风险，如不得在企业所得税前扣除相关成本费用等。
2. 审核发票的合规性
   • 发票基本信息：检查发票上的购货方信息是否为企业自身，确保名称、纳税人识别号等准确无误。同时，查看发票的开具日期、发票号码、发票代码等是否清晰、完整，有无涂改痕迹。若发票信息不完整或有涂改，该发票可能不被税务机关认可。
   • 发票内容：审核发票上的商品或服务内容是否与实际业务相符。比如，企业采购的是办公用品，发票上开具的却是餐饮服务，这显然不符合业务实际，属于不合规发票。此外，还要注意发票的税率、税额计算是否正确，价税合计与实际支付金额是否一致。
   • 发票盖章：发票必须加盖发票专用章，且盖章要清晰、完整。盖章位置应在发票右下角备注栏处。若发票加盖的是财务专用章或公章，或者发票专用章模糊不清、重叠等，均属于不合规发票。
3. 及时取得发票 企业在发生经济业务后，应及时向销售方索取发票。根据相关规定，企业应在费用实际发生时取得发票，作为税前扣除的依据。若未能及时取得发票，在企业所得税汇算清缴时，相关费用可能无法在税前扣除。例如，企业支付了一笔广告费用，但在当年汇算清缴前未取得发票，那么这笔广告费用在计算企业所得税应纳税所得额时就不能扣除，从而可能导致企业多缴税款。

三、发票保管要点

1. 纸质发票保管
   • 存放环境：纸质发票应存放在专门的场所，确保存放环境干燥、通风，避免受潮、发霉、虫蛀等情况。可以使用专门的文件柜或保险柜进行存放，并按照发票种类、号码顺序进行整理。例如，将增值税专用发票、普通发票分别存放，并按照发票号码从小到大的顺序排列。
   • 存放期限：根据税收征管法的规定，发票的保管期限一般为10年（自发票开具或取得之日起计算）。在保管期限内，企业应妥善保存发票，以备税务机关检查。保管期满后，需报经税务机关查验后销毁。例如，企业保存的2010年开具的发票，到2020年保管期限已满，此时应向税务机关申请查验销毁。
2. 电子发票保管 电子发票虽然不存在纸质发票的物理损坏风险，但也需要妥善保管。企业应建立电子发票的存储系统，确保电子发票的完整性和安全性。可以采用本地存储与云端存储相结合的方式，定期进行数据备份。同时，要注意电子发票的格式转换和存储格式的兼容性，确保在需要时能够正常查阅和打印。例如，将电子发票从PDF格式转换为其他便于长期保存的格式，并定期检查存储设备和云端服务的稳定性，防止数据丢失。
3. 发票存根联和记账联保管 发票存根联是企业开具发票的留存联次，记账联是企业据以记账的凭证。这两联同样要按照规定进行保管。发票存根联应与开具的发票一一对应，方便税务机关查验开具情况。记账联则要与企业的记账凭证一起装订成册，作为财务核算的原始依据。例如，每月将开具的发票存根联整理好，与当月的记账凭证一并存放，便于日后查询和核对。

四、发票审核要点

1. 财务部门初审 财务人员在收到发票后，应进行初步审核。除了上述提到的审核发票的真实性、合规性外，还要审核发票与相关业务资料的一致性。例如，发票所对应的合同、出入库单、验收报告等资料是否齐全，内容是否相互印证。对于金额较大的发票，要重点审核，必要时与业务部门沟通核实业务的真实性。比如，企业收到一张大额的设备采购发票，财务人员应查看采购合同中关于设备规格、价格、付款方式等条款是否与发票一致，同时查看设备的验收报告，确认设备已实际验收。
2. 业务部门复核 发票初审通过后，应流转到业务部门进行复核。业务部门要从业务实际出发，审核发票上的商品或服务是否与实际采购或消费情况相符。例如，业务部门采购了一批原材料，要审核发票上的原材料规格、数量、质量等是否与实际收到的原材料一致。若业务部门发现发票存在问题，应及时与销售方沟通解决。比如，发现发票上的原材料规格与实际不符，业务部门应立即联系销售方更换发票。
3. 最终审核确认 经过财务部门初审和业务部门复核后，由财务负责人或相关授权人员进行最终审核确认。最终审核要综合考虑发票的各个方面，包括财务合规性、业务真实性等。只有经过最终审核确认无误的发票，才能作为记账和付款的依据。例如，财务负责人对发票及相关资料进行全面审查，确认发票合规、业务真实、金额准确后，签字批准进行账务处理和付款。

五、发票作废要点

1. 作废条件 符合以下条件的发票可以作废：一是收到退回的发票联、抵扣联，且时间未超过销售方开票当月；二是销售方未抄税并且未记账；三是购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。例如，企业在当月开具了一张增值税专用发票，当月收到购买方退回的发票联和抵扣联，且销售方未进行抄税和记账，购买方也未认证，此时该发票可以作废。
2. 作废流程 在增值税发票管理新系统中，找到需要作废的发票，点击“作废”按钮，并在纸质发票各联次上注明“作废”字样，全联次留存。作废发票时要确保电子发票与纸质发票同时作废，且作废操作要在规定的时间内完成。例如，若企业在系统中误操作未将发票作废成功，而纸质发票已注明作废，应及时在系统中重新进行作废操作，保证电子与纸质状态一致。
3. 误作废处理 如果发生误作废发票的情况，应及时与税务机关沟通，说明情况。若购买方已将发票认证抵扣，应按照税务机关的要求进行相应处理，如开具红字发票等。例如，企业误将一张已被购买方认证抵扣的发票作废，此时应及时与税务机关联系，按照税务机关的指导，由销售方开具红字发票，购买方做进项税额转出处理。

发票管理贯穿于企业经济活动的全过程，每一个环节都不容忽视。财务人员只有牢记上述要点，严格按照规定进行发票的开具、取得、保管、审核及作废等操作，才能有效防范发票管理风险，保障企业财务工作的顺利开展，维护企业的合法权益。