一、引言

发票，作为企业经济活动的重要原始凭证，贯穿于企业财务核算、税务申报等关键环节。对于财务人员而言，有效的发票管理不仅关乎企业财务信息的准确性，更与企业面临的税务风险、法律风险紧密相连。然而，在实际操作中，发票管理面临着诸多复杂且隐蔽的风险，如开具不规范、取得虚假发票等问题时有发生。因此，掌握发票管理风险防控的关键策略，成为财务人必备的专业技能。

二、发票管理中的常见风险

1. 发票开具风险
   • 开具信息不规范
     • 在发票开具过程中，财务人员可能因疏忽导致购买方信息填写错误，如公司名称错别字、纳税人识别号位数错误、地址电话不准确等。以一家制造业企业为例，其财务人员在为客户开具发票时，将客户公司名称中的“科技”误写为“科枝”，虽然仅一字之差，但可能导致客户无法正常认证发票，影响其抵扣进项税额，进而引发客户不满与纠纷。
     • 商品或服务名称填写不规范也是常见问题。一些财务人员未按照税收分类编码准确填写商品或服务名称，例如将“信息技术服务”笼统写成“服务费”，这不仅不符合税务规定，还可能引发税务机关的关注与检查。
   • 虚开发票风险 企业为了达到虚增成本、减少利润从而降低税负的目的，可能会虚构交易并开具发票。这种行为不仅严重违反税法，还面临着高额罚款甚至刑事责任。例如，某些企业通过与关联方或无实际业务往来的第三方签订虚假合同，开具增值税专用发票，进行进项税额抵扣。一旦被税务机关查处，企业将面临补缴税款、滞纳金、罚款，相关责任人还可能面临牢狱之灾。
2. 发票取得风险
   • 取得虚假发票 在经济活动中，部分供应商为了偷逃税款，可能会提供虚假发票。企业财务人员若未能严格审核，接收并使用了虚假发票，将面临税务机关的处罚。比如，一些企业为了获取成本发票，从不正规渠道购买所谓的“真票假开”发票，即发票本身是真实的，但发票内容与实际业务不符。这种发票一旦被税务机关通过大数据比对等手段发现，企业不仅不能在所得税前扣除相关成本，还需补缴税款、缴纳滞纳金和罚款。
   • 取得不合规发票 除了虚假发票，不合规发票也是一大风险。如发票开具内容不完整，缺少发票专用章、备注栏填写不符合规定等。以建筑服务发票为例，按照规定，发票备注栏应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，若未按要求填写，该发票就属于不合规发票，不能作为企业所得税税前扣除凭证，也不能用于增值税进项税额抵扣。
3. 发票保管风险
   • 丢失发票 发票在传递、存放过程中，可能因管理不善而丢失。无论是已开具的发票存根联还是取得的发票抵扣联、发票联，一旦丢失，都会给企业带来不必要的麻烦。例如，已开具发票存根联丢失，可能影响企业对销售业务的追溯与核对；取得的发票抵扣联丢失，会影响企业正常的进项税额抵扣流程，需要按照规定办理复杂的挂失、认证等手续。
   • 发票保管期限不合规 根据相关规定，发票的存根联和发票登记簿应当保存 5 年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。若企业未按规定期限保管发票，提前销毁发票存根联和发票登记簿，可能面临税务机关的责令改正和罚款。

三、发票管理风险防控关键策略

1. 强化发票开具环节的风险防控
   • 规范开具流程 建立严格且标准化的发票开具流程是关键。财务人员在开具发票前，应仔细核对购买方提供的信息，可要求购买方提供加盖公章的开票信息表，并与合同等相关资料进行比对。同时，按照税收分类编码准确填写商品或服务名称，对于不确定的商品或服务，及时与税务机关沟通确认。例如，企业可以设计专门的发票开具申请单，由业务部门填写申请信息，包括购买方信息、业务内容、金额等，经审核无误后传递至财务部门开具发票。财务人员在开具发票时，再次核对申请单信息与系统录入信息的一致性，确保发票开具准确无误。
   • 加强人员培训 定期组织财务人员参加发票开具相关的培训，不仅要熟悉税收政策和发票开具规范，还要了解常见的开具错误案例及防范方法。培训内容可以包括最新的税收分类编码变化、发票开具的特殊要求等。同时，针对虚开发票的法律风险进行警示教育，提高财务人员的法律意识和风险防范意识。例如，可以邀请税务专家或法律专家进行专题讲座，通过实际案例分析，让财务人员深刻认识到虚开发票的严重后果。
2. 严格发票取得环节的风险防控
   • 供应商筛选与管理 在选择供应商时，要对其资质进行严格审查。不仅要查看供应商的营业执照、税务登记证等基本证件，还要通过信用平台、税务网站等渠道查询其纳税信用等级、是否存在税收违法违规行为等信息。优先选择纳税信用良好、经营规范的供应商进行合作。对于新合作的供应商，可以先进行小批量采购，观察其发票开具情况。例如，企业可以建立供应商信用评价体系，从多个维度对供应商进行打分，如发票开具的及时性、准确性、合规性等，对于评价较低的供应商，及时终止合作。
   • 发票审核要点 财务人员在取得发票后，要进行全面细致的审核。首先，通过发票查验平台查询发票的真伪，确保发票的真实性。对于增值税专用发票，除了查验真伪外，还要审核发票内容是否与合同、业务实际相符，包括货物或服务名称、数量、金额、税率等。注意发票的格式是否合规，是否加盖发票专用章，备注栏是否按规定填写等。例如，对于运输服务发票，备注栏应注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容，若未填写完整，应及时要求供应商重新开具。
3. 优化发票保管环节的风险防控
   • 完善保管制度 建立健全发票保管制度，明确发票的存放地点、保管人员职责、出入库登记等流程。设置专门的发票保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。对于已开具的发票存根联和取得的发票抵扣联、发票联，应按照号码顺序装订成册，并按照规定期限妥善保管。例如，企业可以设计发票保管台账，详细记录发票的购入、开具、取得、使用、作废、丢失等情况，便于日常管理和追溯。
   • 电子发票保管 随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也成为重要问题。企业应建立电子发票存储系统，确保电子发票的格式符合规定，能够长期保存且可查询、打印。同时，要防止电子发票被篡改、丢失。可以采用数字签名、加密等技术手段保障电子发票的真实性和安全性。例如，企业可以使用专业的财务软件或电子档案管理系统来存储电子发票，并定期进行数据备份，防止因系统故障等原因导致电子发票数据丢失。

四、发票管理风险防控的监督与评估

1. 内部审计监督 企业应定期开展发票管理的内部审计工作，对发票开具、取得、保管等环节进行全面审查。内部审计人员要重点关注发票管理流程是否合规、风险防控措施是否有效执行。对于审计发现的问题，及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。例如，内部审计可以每季度对发票管理情况进行一次专项审计，审查发票开具的准确性、取得发票的合规性以及发票保管的完整性等方面，形成审计报告并向管理层汇报。
2. 风险评估与预警 建立发票管理风险评估指标体系，通过对发票开具数量、金额、作废率、取得发票的异常情况等数据进行分析，及时发现潜在的风险点。例如，若某一时期发票作废率突然升高，可能意味着发票开具环节存在问题；若取得的发票中来自某一地区或某一供应商的发票比例异常偏高，且该供应商纳税信用等级较低，可能存在取得虚假发票的风险。根据风险评估结果，及时发出预警信号，采取相应的防控措施，将风险消灭在萌芽状态。

五、结语

发票管理风险防控是财务人员的一项重要工作，关乎企业的财务健康与稳定发展。通过深入了解发票管理中的常见风险，采取切实有效的防控策略，并加强监督与评估，财务人员能够提升发票管理水平，降低企业面临的各类风险。在不断变化的税收政策和经济环境下，财务人员还需持续学习和关注发票管理相关的新知识、新要求，确保企业发票管理工作始终符合法律法规和企业发展的需要。