一、引言

在企业的日常运营中，发票扮演着至关重要的角色。它不仅是企业进行财务核算的原始凭证，也是税务机关进行税收征管的重要依据。然而，发票管理过程中存在着诸多风险，如发票开具不规范、虚假发票、发票丢失等，这些风险若不加以有效防控，可能给企业带来严重的经济损失和税务风险。因此，掌握发票管理风险防控攻略，对财务会计工作人员而言至关重要。

二、发票管理常见风险

（一）发票开具风险

1. 开具信息不规范 企业在开具发票时，可能会出现购买方信息填写错误，如名称、纳税人识别号、地址、电话等信息不准确。例如，将购买方的名称简写或者纳税人识别号录入错误，这可能导致购买方无法正常抵扣进项税额，引发双方的经济纠纷。同时，发票的商品或服务名称、规格型号、单位、数量、单价等栏次填写不清晰或不符合实际业务情况，也会给发票的使用带来隐患。比如，笼统开具“办公用品”而未附具体明细清单，税务机关在检查时可能认定该发票不符合规定，不允许企业在所得税前扣除相关费用。
2. 虚开发票风险 虚开发票是一种严重的违法行为，包括为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，以及介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。企业可能出于虚增成本、减少利润以逃避缴纳企业所得税，或者虚增进项税额以骗取出口退税等目的而虚开发票。例如，一些企业通过虚构交易，与没有实际业务往来的单位互相开具发票，这种行为一旦被税务机关查处，企业将面临巨额罚款，相关责任人还可能面临刑事处罚。
3. 发票开具时间不当 按照税法规定，企业应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。但在实际操作中，有些企业可能会提前或滞后开具发票。提前开具发票，可能导致企业提前确认收入，增加当期税负；滞后开具发票，则可能面临税务机关的处罚，同时也会影响购买方的正常入账和抵扣。比如，某企业在收到预付款时就开具了全额发票，而实际业务尚未完成，这就使得企业提前缴纳了税款，占用了企业的资金流。

（二）发票取得风险

1. 取得虚假发票 虚假发票是指发票本身是假的，或者发票所记载的内容与实际业务不符。企业在采购商品或接受服务时，可能由于供应商的原因取得虚假发票。一些不法供应商为了偷逃税款，通过非法渠道购买或自行印制虚假发票提供给企业。企业若未能识别虚假发票并将其用于财务核算，一旦被税务机关发现，不仅不能在所得税前扣除相关费用，还可能面临罚款等处罚。例如，某企业在采购原材料时，供应商提供了一张虚假的增值税专用发票，企业在不知情的情况下进行了认证抵扣，后期被税务机关查处，企业不仅要补缴已抵扣的税款，还需缴纳滞纳金和罚款。
2. 取得不合规发票 不合规发票是指发票的形式或内容不符合税法规定的发票。除了虚假发票外，还有一些发票虽然是真实的，但由于填写不规范、缺少必要的附件等原因而不合规。比如，发票未加盖发票专用章，或者发票专用章加盖不清晰；发票的备注栏应按规定填写而未填写，如建筑服务发票未在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，货物运输服务发票未在备注栏注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容。企业取得不合规发票，同样不能在所得税前扣除相关费用，也可能影响增值税的抵扣。
3. 取得发票不及时 企业在采购业务完成后，可能由于各种原因未能及时取得发票。这可能导致企业在进行财务核算时无法及时确认成本费用，影响企业的利润核算。同时，若超过规定的认证期限（目前增值税专用发票等扣税凭证的认证期限为 360 天），企业将无法抵扣进项税额，增加企业的税负。例如，某企业在进行设备采购时，由于与供应商在货款结算等方面存在争议，导致迟迟未能取得发票，该设备已投入使用，但企业无法将相关成本费用在当期进行扣除，影响了企业的财务报表数据。

（三）发票保管风险

1. 发票丢失 发票在传递、存储过程中可能会因各种原因丢失，如邮寄过程中丢失、企业内部管理不善导致发票被盗、损毁等。发票丢失不仅会给企业带来重新开具发票的麻烦，还可能影响企业的正常财务核算和税务处理。如果丢失的是增值税专用发票，还需要按照规定向税务机关报备，并登报声明作废，同时可能影响购买方的进项税额抵扣。例如，某企业将取得的增值税专用发票不慎丢失，需要及时向税务机关报告，并在报纸上刊登遗失声明，同时购买方需要凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，才能进行进项税额的抵扣，这一系列操作增加了企业的管理成本和税务风险。
2. 发票保管不善 企业对发票的保管环境不当，如发票存放地点潮湿、易受虫害等，可能导致发票损坏、字迹模糊，影响发票的正常使用和财务核算。此外，企业对电子发票的保管也存在风险，如未及时进行备份，导致电子发票数据丢失。电子发票作为新型的发票形式，虽然具有便捷、环保等优点，但也需要企业采取有效的措施进行保管。例如，某企业由于发票保管仓库漏雨，导致部分纸质发票被水浸泡，发票上的字迹模糊不清，无法辨认，给企业的财务核算带来了困难。

三、发票管理风险防控攻略

（一）发票开具风险防控

1. 加强人员培训 企业应定期组织财务人员及相关业务人员进行发票开具知识的培训，使其熟悉发票开具的规范要求。培训内容包括发票开具的基本规定、各类发票的填写要求、税收政策的变化等。通过培训，提高人员的业务水平，减少因人为失误导致的发票开具不规范问题。例如，可以邀请税务专家进行专题讲座，或者组织内部的业务交流会议，分享发票开具过程中的经验和教训。
2. 建立健全发票开具审核制度 在发票开具环节，应设置严格的审核流程。开票人员在开具发票后，由专人对发票的各项信息进行审核，确保发票开具的准确性。审核内容包括购买方信息是否准确无误、商品或服务信息是否与实际业务相符、发票金额计算是否正确、发票备注栏等特殊栏次是否按规定填写等。只有经过审核通过的发票才能交付给购买方。例如，企业可以制定发票开具审核清单，审核人员按照清单逐一核对发票信息，确保发票的合规性。
3. 加强对虚开发票的防范 企业要从思想上认识到虚开发票的严重危害性，建立健全内部监督机制，杜绝虚开发票行为的发生。在签订经济合同前，应对交易对方进行充分的尽职调查，了解其经营状况、信誉情况等，避免与有虚开发票嫌疑的企业进行交易。同时，加强对业务流程的监控，确保发票开具与实际业务相符。例如，对于大额交易，企业可以要求交易对方提供相关的业务证明材料，如合同、送货单、验收单等，以核实业务的真实性。
4. 严格按照规定时间开具发票 企业应严格遵循税法关于发票开具时间的规定，在确认营业收入时及时开具发票。为了确保发票开具时间的准确性，企业可以建立收入确认与发票开具的联动机制，以业务部门提供的收入确认单等资料为依据，及时开具发票。同时，加强内部沟通协调，避免因部门之间信息传递不畅导致发票开具时间不当。例如，财务部门与销售部门定期进行沟通，及时了解销售业务的进展情况，确保发票在规定时间内开具。

（二）发票取得风险防控

1. 提高对虚假发票的识别能力 财务人员应掌握虚假发票的识别方法，通过多种方式对取得的发票进行真伪鉴别。对于增值税专用发票，可以通过增值税发票查验平台进行查询验证；对于普通发票，可以通过当地税务机关的官方网站或 12366 纳税服务热线进行查询。同时，观察发票的纸质、印刷质量、发票监制章等特征，判断发票的真伪。此外，还可以结合业务实际情况，对发票的内容进行合理性分析，如发票的金额、数量、单价等是否与市场行情相符。例如，企业收到一张金额较大的办公用品发票，财务人员可以通过查询发票真伪，并向市场上同类办公用品供应商了解价格情况，判断该发票是否存在异常。
2. 严格审核取得的发票 企业在取得发票时，要对发票的合规性进行严格审核。审核发票的基本信息是否填写完整、准确，发票专用章是否加盖清晰、合规，发票的备注栏等特殊栏次是否按规定填写。对于不符合规定的发票，应及时要求销售方重新开具。同时，要注意发票与相关业务资料的一致性，如发票应与合同、送货单、验收单等相互印证。例如，企业在审核一张建筑服务发票时，发现备注栏未注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，应立即要求销售方重新开具，确保发票的合规性。
3. 加强与供应商的沟通与管理 企业应选择信誉良好、纳税信用等级高的供应商进行合作，并与供应商签订明确的发票开具条款。在合同中约定供应商应提供合法、合规的发票，如因发票问题给企业造成损失，供应商应承担相应的赔偿责任。同时，加强与供应商的日常沟通，及时了解供应商的经营状况和发票开具情况。对于长期合作的供应商，可以定期对其发票开具情况进行评估，发现问题及时督促整改。例如，企业在与供应商签订采购合同时，明确约定供应商应在货物交付后一定期限内提供合法有效的发票，若因发票问题导致企业无法正常抵扣进项税额或在所得税前扣除相关费用，供应商应负责赔偿企业的损失。
4. 及时取得发票 企业应建立健全发票取得的跟踪机制，明确相关部门和人员在发票取得过程中的职责。业务部门在完成采购业务后，应及时将发票传递给财务部门。财务部门应定期对发票取得情况进行梳理，对于未及时取得发票的业务，及时与业务部门沟通，督促其尽快取得发票。同时，对于可能存在发票取得困难的业务，提前制定应对措施，如在合同中约定发票取得的时间和方式等。例如，企业可以制定发票取得台账，记录每笔采购业务的发票取得情况，对于逾期未取得发票的业务进行重点跟踪和催办。

（三）发票保管风险防控

1. 完善发票保管制度 企业应建立完善的发票保管制度，明确发票保管的责任部门和责任人，规定发票的存放地点、存放方式、保管期限等。发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，确保发票的安全。对于电子发票，应定期进行备份，并采用安全可靠的存储方式，防止数据丢失。同时，建立发票出入库登记制度，详细记录发票的领用、归还情况，做到账实相符。例如，企业可以制定发票保管手册，明确发票保管的各项要求和操作流程，使发票保管人员能够按照规定进行操作。
2. 加强对发票丢失的防范 在发票传递过程中，应采取安全可靠的方式，如选择正规的快递公司，并在邮寄发票时进行保价。对于重要的发票，尽量安排专人送达。企业内部应加强对发票的管理，设置专门的发票存放区域，限制无关人员进入。同时，定期对发票进行盘点，及时发现发票丢失情况并采取相应措施。例如，企业在邮寄发票时，选择有良好信誉的快递公司，并要求快递公司提供发票送达的签收记录，确保发票能够安全送达购买方。
3. 改善发票保管环境 为了保证发票的质量，企业应改善发票的保管环境。对于纸质发票，应确保存放地点干燥、通风，防止发票受潮、发霉。同时，要做好防虫、防火等措施，避免发票受到损坏。对于电子发票，要定期对存储设备进行检查和维护，确保数据的安全。例如，企业可以在发票保管仓库中安装除湿设备、防虫网等，为发票提供良好的保管环境。

四、结论

发票管理风险防控是企业财务管理工作中的重要内容。通过对发票开具、取得、保管等各个环节常见风险的分析，并采取相应的防控攻略，企业能够有效降低发票管理风险，保障企业财务活动的合规性和稳定性。财务会计工作人员应不断提高自身的业务水平，加强对发票管理风险防控的重视，为企业的健康发展提供有力的支持。同时，随着税收政策的不断变化和发票管理方式的创新，企业还需持续关注发票管理的新要求，及时调整防控策略，确保发票管理工作始终符合法律法规的规定。