一、引言
在企业的财务管理工作中，发票管理占据着举足轻重的地位。发票不仅是企业进行经济业务活动的重要凭证，更是税务机关进行税收征管的关键依据。然而，发票管理环节若出现漏洞，极有可能给企业带来严重的财务风险，甚至导致财务危机。因此，深入了解发票管理风险防控措施，对于每一位财务会计工作人员而言都刻不容缓。
二、发票管理常见风险
（一）发票开具风险
- 虚开发票风险 虚开发票是指在没有真实交易的情况下开具发票，或者开具与实际交易不符的发票。这种行为严重违反了税收法律法规，一旦被税务机关查处，企业将面临巨额罚款，相关责任人还可能承担刑事责任。例如，某些企业为了增加成本、减少利润从而逃避纳税，通过虚构业务向关联方或第三方开具发票。在这种情况下，企业虽然表面上降低了税负，但却埋下了巨大的税务风险隐患。一旦税务机关通过大数据分析、协查等手段发现虚开行为，企业将遭受沉重打击。
- 开具不规范风险 发票开具不规范也是较为常见的风险之一。这包括发票内容填写不完整、字迹模糊、发票专用章加盖错误等情况。例如，发票上的购买方信息填写错误，如纳税人识别号、地址电话等关键信息有误，可能导致购买方无法正常抵扣进项税额，引发双方的经济纠纷。此外，发票专用章加盖不清晰或者加盖财务专用章等错误做法，也可能使发票被认定为无效发票，影响企业的财务核算和税务处理。
（二）发票取得风险
- 取得虚假发票风险 企业在日常经营活动中，可能会因为各种原因取得虚假发票。一方面，部分供应商为了降低成本、获取不正当利益，通过非法途径购买或自行伪造虚假发票提供给企业。另一方面，企业在采购环节对供应商的审核不严格，未仔细核实发票的真实性，也容易导致取得虚假发票。虚假发票不仅不能作为企业成本费用的合法扣除凭证，还会使企业面临税务处罚风险。例如，某企业在采购办公用品时，贪图价格便宜选择了一家不正规的供应商，该供应商提供了虚假发票。企业在不知情的情况下将该发票入账，后被税务机关检查发现，不仅需要补缴税款、滞纳金，还可能面临罚款。
- 发票取得不及时风险 发票取得不及时会影响企业的成本核算和税务申报。在一些业务场景中，由于合同约定不明确、双方沟通不畅或者供应商故意拖延等原因，企业未能在规定时间内取得发票。例如，企业在进行固定资产采购时，与供应商签订了分期付款合同，但合同中未明确发票开具时间和方式。在支付第一笔款项后，供应商以各种理由推迟开具发票，导致企业无法及时将该固定资产入账并计提折旧，进而影响了企业的成本核算和利润计算。同时，在税务申报方面，由于未能取得发票，相关成本费用不能在当期税前扣除，可能导致企业多缴税款。
（三）发票保管风险
- 发票丢失风险 发票丢失是发票保管过程中常见的问题。无论是已开具的发票存根联，还是取得的发票抵扣联和发票联，一旦丢失都可能给企业带来麻烦。对于已开具发票存根联丢失的情况，可能会影响企业的发票查验和税务检查工作；而取得的发票抵扣联和发票联丢失，会使企业无法正常抵扣进项税额和进行成本核算。例如，企业财务人员在整理发票时，不慎将一张重要的增值税专用发票抵扣联丢失，导致该笔业务的进项税额无法抵扣，直接增加了企业的税负。
- 发票保管不善导致损坏风险 发票保管环境不当，如潮湿、高温、火灾等，可能导致发票损坏。发票损坏后，其票面信息可能无法辨认，同样会影响企业的财务处理和税务申报。例如，某企业将发票存放在一间简易仓库中，由于仓库屋顶漏雨，部分发票被雨水浸泡，票面字迹模糊不清，无法作为有效的会计凭证使用。
三、发票管理风险防控措施
（一）加强发票开具管理
- 建立严格的发票开具审批制度 企业应制定详细的发票开具审批流程，明确各部门在发票开具过程中的职责。对于每一笔发票的开具，都要经过业务部门申请、财务部门审核、相关领导审批等环节。业务部门在申请开具发票时，需提供真实、完整的业务资料，包括合同、订单、送货单等，以证明业务的真实性。财务部门要对业务资料进行严格审核，重点审核发票开具的内容是否与业务实际相符，金额计算是否准确，税率选择是否正确等。相关领导审批时，要从整体业务合规性和风险把控的角度进行审查。通过层层审批，确保发票开具的真实性和合规性。
- 强化发票开具人员培训 定期组织发票开具人员参加培训，提高其业务水平和风险意识。培训内容不仅要包括发票开具的相关法律法规和政策要求，如《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等，还要涵盖发票开具的具体操作规范和注意事项。例如，详细讲解发票各栏次的填写要求，如何正确选择税率和征收率，如何规范加盖发票专用章等。通过案例分析的方式，让发票开具人员深刻认识到虚开发票和开具不规范发票的严重后果，增强其风险防范意识。同时，鼓励发票开具人员及时关注税收政策的变化，不断更新知识，确保发票开具工作符合最新的政策要求。
（二）规范发票取得管理
- 严格供应商筛选与管理 在选择供应商时，要对供应商的资质、信誉、经营状况等进行全面调查和评估。可以通过查看供应商的营业执照、税务登记证等相关证件，了解其是否具备合法经营资格。同时，通过查询信用评级机构的报告、行业口碑等方式，评估供应商的信誉情况。对于信誉不良、存在发票违规记录的供应商，要坚决予以淘汰。在与供应商签订合同时，要明确发票开具的具体要求，包括发票类型、开具时间、发票内容等条款。同时，要约定供应商提供虚假发票或未按规定开具发票的违约责任，以约束供应商的行为。在日常业务往来中，要定期对供应商进行回访和评价，及时发现并解决发票取得过程中出现的问题。
- 加强发票真实性查验 企业财务人员在取得发票后，要及时通过官方渠道对发票的真实性进行查验。目前，税务机关提供了多种发票查验方式，如通过国家税务总局全国增值税发票查验平台、当地税务机关的官方网站或手机 APP 等。财务人员应养成在发票入账前进行查验的习惯，确保发票的真实性。在查验发票时，要仔细核对发票上的各项信息，如发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额、税额等是否与实际业务相符。对于查验结果为异常的发票，要及时与供应商沟通核实，要求其重新提供合法有效的发票。同时，要建立发票查验记录台账，详细记录每一张发票的查验情况，包括查验时间、查验结果、处理方式等，以便日后查阅和追溯。
（三）完善发票保管管理
- 建立专门的发票保管制度 企业应制定完善的发票保管制度，明确发票保管的责任部门和责任人。设立专门的发票保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保发票保管环境安全可靠。对发票的存放要进行分类管理，按照发票种类、开票时间等进行有序排列，便于查找和核对。同时，要建立发票出入库登记制度，详细记录发票的领用、归还、作废等情况。发票保管人员在领用发票时，要填写领用申请表，注明领用发票的种类、数量、起止号码等信息，经相关领导审批后，方可办理领用手续。在归还发票时，要对发票的完整性进行检查，如有丢失或损坏情况，要及时查明原因并进行相应处理。
- 做好发票电子数据备份 随着信息技术的发展，电子发票的使用越来越广泛。对于电子发票，企业除了要按照规定打印纸质发票进行存档外，还要做好电子数据的备份工作。可以采用多种备份方式，如定期将电子发票数据备份到外部存储设备（如移动硬盘、光盘等），同时将备份数据上传至云端存储平台，以防止因存储设备损坏、丢失或自然灾害等原因导致数据丢失。在备份电子发票数据时，要确保数据的完整性和准确性，备份文件要进行加密处理，防止数据泄露。此外，要建立电子发票数据查询和检索系统，方便财务人员快速查找和调用相关发票信息。
四、发票管理风险防控的监督与评估
（一）内部审计监督
企业应定期开展内部审计工作，将发票管理作为审计的重点内容之一。内部审计人员要对发票的开具、取得、保管等环节进行全面审查，检查发票管理制度的执行情况，发现是否存在违规开具发票、取得虚假发票、发票保管不善等问题。在审计过程中，可以采用抽样检查、实地盘点、数据分析等方法，对发票业务进行深入核实。对于发现的问题，要及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。通过内部审计监督，及时发现发票管理中的薄弱环节，不断完善发票管理制度和流程，提高发票管理风险防控水平。
（二）风险评估与预警
建立发票管理风险评估机制，定期对发票管理风险进行评估。可以采用定性与定量相结合的方法，对发票管理过程中的各种风险因素进行分析和评价，确定风险等级。例如，根据虚开发票的可能性、取得虚假发票的金额占比、发票丢失的频率等指标，构建风险评估模型。根据风险评估结果，及时发出风险预警信号，提醒企业管理层和相关部门关注发票管理风险。对于高风险的发票管理问题，要立即采取措施进行整改，降低风险发生的可能性和影响程度。同时，要根据风险评估结果，不断调整和优化发票管理风险防控措施，确保风险防控工作的有效性。
五、结论
发票管理风险防控是企业财务管理工作的重要组成部分，关系到企业的财务安全和稳定发展。通过加强发票开具、取得、保管等环节的管理，建立完善的监督与评估机制，企业能够有效识别、预防和控制发票管理风险，远离财务危机。财务会计工作人员作为发票管理的直接责任人，要不断提高自身的业务素质和风险意识，严格遵守发票管理的相关法律法规和企业内部制度，确保发票管理工作的规范、高效开展。只有这样，企业才能在复杂多变的市场环境中稳健运营，实现可持续发展。