一、引言

发票，作为企业经济活动中的重要商事凭证，不仅是财务收支的法定依据，更是税务机关进行税收管理的关键抓手。在企业日常运营里，发票管理贯穿于采购、销售、费用报销等诸多环节。然而，发票管理倘若出现漏洞，便极易引发一系列风险，从税务罚款到企业信誉受损，不一而足。因此，深入了解发票管理风险防控要点，对财务会计工作人员而言刻不容缓。

二、发票开具环节的风险及防控

（一）发票开具不规范风险

1. 风险表现
   • 发票内容填写不完整：例如未填写购买方纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等信息；销售方信息填写错误，如名称与实际不符等。这种情况在一些业务量大、开票频繁的企业中时有发生，开票人员为追求速度，忽视了信息的准确性。
   • 发票备注栏未按规定填写：如提供建筑服务，未在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，未在发票“货物或应税劳务、服务名称”栏填写不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址等。
   • 发票开具的税率错误：不同的业务适用不同的税率，部分财务人员对税收政策理解不透彻，导致税率开具错误。比如将适用 9%税率的运输服务误开为 6%税率。
2. 防控措施
   • 加强人员培训：定期组织财务及相关开票人员参加发票开具规范的培训，深入学习发票管理办法及各类税收政策。培训内容不仅要涵盖政策解读，还应结合实际案例进行分析，提高开票人员对政策的理解和应用能力。例如，通过分析因税率开具错误导致企业补缴税款及滞纳金的案例，让开票人员深刻认识到准确开票的重要性。
   • 建立开票审核机制：设置专人对开具的发票进行审核，在发票开具后，由另一财务人员对发票的各项信息进行逐一核对，确保信息准确无误。审核过程中，要重点关注购买方信息、备注栏内容及税率等关键要素。同时，制定审核标准及流程，明确审核人员的职责。
   • 借助信息化工具：利用财务软件或开票系统的校验功能，在开票时对必填项进行强制校验，若信息不完整则无法开具发票。部分先进的开票系统还能根据业务类型自动匹配适用税率，降低人工判断失误的概率。

（二）虚开发票风险

1. 风险表现
   • 为他人虚开：企业在没有真实业务发生的情况下，为其他企业开具发票。例如，A 企业与 B 企业并无实际货物交易，但 A 企业应 B 企业要求，为其开具了增值税专用发票，B 企业以此发票进行进项税额抵扣，从而达到少缴税款的目的。
   • 为自己虚开：企业通过虚构业务，自行开具发票，虚增收入或成本费用。比如，C 企业为了提高业绩，虚构了一笔销售业务，自行开具发票，虚增销售收入，粉饰财务报表。
2. 防控措施
   • 建立严格的业务真实性审查制度：财务人员在开票前，要对业务的真实性进行严格审查。审查内容包括合同、物流单据、资金流等方面。查看合同是否真实有效，物流单据是否与合同及发票内容相符，资金流是否与业务流向一致。例如，要求销售部门在申请开票时，一并提供销售合同、货物出库单、运输凭证以及对方付款记录等资料，财务人员进行综合比对审核。
   • 加强内部监督与审计：企业内部审计部门应定期对发票开具情况进行审计，重点关注发票开具的业务是否真实、发票开具金额与业务规模是否匹配等。对于发现的异常发票开具情况，要及时进行调查处理。同时，建立内部举报机制，鼓励员工对虚开发票行为进行举报，一经查实给予举报人相应奖励。
   • 强化法律意识：组织全体员工学习虚开发票相关的法律法规，明确虚开发票的法律后果。虚开发票不仅会导致企业面临巨额罚款，情节严重的还可能追究相关人员的刑事责任。通过法律知识培训，让员工从思想上认识到虚开发票的严重性，自觉抵制虚开发票行为。

三、发票取得环节的风险及防控

（一）取得虚假发票风险

1. 风险表现 企业在采购商品或接受服务时，取得的发票是假发票。部分不法分子为谋取私利，通过非法渠道制造、贩卖假发票，一些供应商为降低成本，会向购买方提供假发票。例如，D 企业在采购办公用品时，供应商提供了假的增值税普通发票，D 企业财务人员未能及时识别，导致企业在所得税汇算清缴时，该笔费用无法税前扣除。
2. 防控措施
   • 加强发票真伪查验：财务人员在取得发票后，应及时通过官方渠道进行发票真伪查验。目前，税务机关提供了多种发票查验途径，如全国增值税发票查验平台、当地税务机关的微信公众号或手机 APP 等。财务人员要熟练掌握这些查验方法，确保每一张取得的发票真实有效。在查验时，要仔细核对发票代码、发票号码、开票日期、金额等信息与票面是否一致。
   • 选择可靠的供应商：在选择供应商时，要对其信誉、资质等进行充分调查。可以通过查询供应商的工商登记信息、信用评级、过往合作评价等方式，评估供应商的可靠性。优先选择信誉良好、经营规范的供应商进行合作，从源头上降低取得虚假发票的风险。同时，与供应商签订合同时，要明确发票提供的相关条款，如要求供应商提供真实有效的发票，若提供虚假发票应承担相应的法律责任等。
   • 建立发票查验台账：对取得的发票进行详细登记，记录发票的基本信息、查验结果及相关业务内容等。通过建立台账，便于对发票进行跟踪管理，及时发现异常情况。例如，若发现某一供应商提供的发票多次查验不通过，应及时暂停与其合作，并进一步调查原因。

（二）取得不合规发票风险

1. 风险表现
   • 发票内容不符合规定：发票上的货物或应税劳务、服务名称与实际业务不符，如将餐饮费用开具成办公用品费用，企图通过改变费用性质来达到多报销或多抵扣的目的。
   • 发票盖章不规范：发票未加盖发票专用章，或者加盖的印章模糊不清、与销售方名称不一致等。部分企业在收到发票时，对发票盖章情况不重视，导致后期因发票盖章问题无法正常入账或进行抵扣。
2. 防控措施
   • 加强业务审核：财务人员在审核发票时，要将发票内容与实际业务进行仔细核对，确保发票内容真实反映业务情况。对于发票内容明显不合理或与合同约定不符的，应及时与业务部门沟通核实，要求供应商重新开具发票。例如，若发现发票上的货物名称与采购合同中的货物名称不一致，要及时与采购部门联系，查明原因。
   • 明确发票合规标准：制定企业内部的发票合规标准，向全体员工进行宣贯。明确发票应具备的基本要素，如发票专用章的加盖要求、发票内容填写规范等。同时，要求业务人员在取得发票时，按照合规标准进行初步审核，发现问题及时要求供应商更换发票。财务部门在进行二次审核时，严格按照标准执行，对于不合规发票坚决不予受理。

四、发票保管环节的风险及防控

（一）发票丢失风险

1. 风险表现 由于保管不善，导致发票丢失。发票丢失可能发生在各个环节，如在邮寄过程中丢失、在企业内部传递过程中丢失、因保管场所发生火灾、水灾等自然灾害导致发票损坏或丢失等。发票丢失不仅会给企业带来补办等繁琐手续，还可能影响企业的正常业务处理，如增值税专用发票丢失可能影响进项税额的抵扣。
2. 防控措施
   • 建立完善的发票保管制度：明确发票保管的责任部门和责任人，规定发票的存放地点、存放方式及保管期限等。发票应存放于专门的保险柜或文件柜中，由专人负责保管。同时，对发票的出入库进行详细登记，记录发票的种类、号码、数量及领用人员等信息。
   • 采取备份措施：对于重要的发票，如增值税专用发票，除了保存纸质发票外，还应进行电子备份。可以通过扫描等方式将发票存储为电子文档，并存放在安全的存储设备中。这样在发票丢失或损坏的情况下，能够凭借电子备份进行相关业务处理，如进项税额抵扣时，可根据电子发票信息向税务机关申请办理相关手续。
   • 加强风险管理：对可能导致发票丢失的风险进行评估，并采取相应的预防措施。如对于邮寄发票，选择可靠的快递公司，并购买保险；对于保管场所，要做好防火、防水、防潮等措施。同时，制定发票丢失应急预案，一旦发生发票丢失情况，能够迅速按照预案进行处理，降低损失。

（二）发票保管期限违规风险

1. 风险表现 未按照规定的保管期限保存发票。根据相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。部分企业对发票保管期限不重视，提前销毁发票，或者保管期限届满后未及时报税务机关查验销毁，违反了相关规定。
2. 防控措施
   • 强化政策学习：财务人员要深入学习发票保管期限的相关政策规定，明确不同类型发票的保管期限要求。企业应定期组织财务人员进行政策培训，确保财务人员及时掌握最新的发票管理政策。同时，将发票保管期限规定纳入财务人员绩效考核内容，提高财务人员对发票保管期限的重视程度。
   • 建立发票保管期限台账：对发票的开具日期、种类、号码及预计销毁日期等进行详细记录，便于对发票保管期限进行跟踪管理。在发票保管期限届满前，及时提醒相关部门和人员办理报税务机关查验销毁手续。例如，在发票保管期限届满前一个月，通过内部邮件或工作提醒软件，通知发票保管责任人及财务负责人，做好发票查验销毁准备工作。

五、结语

发票管理风险防控是企业财务管理工作的重要组成部分，贯穿于企业经营活动的全过程。财务会计工作人员应充分认识到发票管理风险防控的重要性，从发票开具、取得、保管等各个环节入手，严格把控风险点，采取有效的防控措施。通过加强人员培训、建立健全管理制度、借助信息化工具等方式，不断提高发票管理水平，保障企业财务活动的合规性和稳定性，为企业的健康发展奠定坚实基础。同时，随着税收政策的不断调整和完善，财务人员要持续关注政策变化，及时调整发票管理风险防控策略，确保企业在发票管理方面始终符合法律法规要求。