发票作为企业经济活动中的重要凭证，其管理质量直接影响着企业财务工作的准确性与合规性。对于财务人员而言，全面掌握发票管理的注意事项，是开启财务新认知、提升财务管理水平的关键。以下将从发票开具、取得、保管及认证等多个关键环节，详细剖析发票管理过程中需关注的要点。
一、发票开具注意事项
开具主体资质确认 财务人员首先要确保发票开具主体具备合法的开票资质。企业需核实自身经营范围与所开发票内容是否相符。例如，一家主营电子产品销售的企业，若开具建筑服务类发票，明显超出其经营范围，可能引发税务风险。这就要求财务人员在开票前，对企业的营业执照经营范围进行仔细核对，明确自身可开具发票的业务范围边界。
发票信息准确性 发票上的各项信息必须准确无误。以购货方信息为例，名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等内容务必与对方提供的信息一致。特别是纳税人识别号，作为企业的“税务身份证”，一旦填错，对方将无法正常认证抵扣发票。在填写销货方信息时同样要严谨，确保企业信息的真实性和完整性，为发票的法律效力提供保障。 对于发票内容，要清晰、准确地填写商品或服务的名称、规格型号、数量、单价、金额、税率等。以销售一批办公用品为例，不能简单填写“办公用品”，而应具体到“A4打印纸，规格[具体规格]，数量[X]包，单价[X]元，金额[X]元，税率[X%]”等详细信息，避免因内容模糊引发税务质疑。
发票开具时间 发票开具时间需遵循相关规定。一般来说，应在增值税纳税义务发生时开具发票。例如，采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天开具发票。财务人员需熟悉不同销售方式下纳税义务发生时间的规定，确保发票开具时间合规，避免提前或滞后开具发票带来的税务风险。
发票开具规范 发票应按照规定的栏次如实开具，不得压线、错格。特别是发票的金额、税额等关键数据，必须清晰可辨。对于需要备注的项目，要严格按照要求填写。如提供建筑服务，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，应在发票“货物或应税劳务、服务名称”栏填写不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址。这些备注信息对于发票的有效性和税务处理的准确性至关重要，财务人员务必高度重视。
电子发票开具特殊注意事项 随着电子发票的广泛应用，财务人员还需关注其特殊的开具要求。电子发票的格式应为OFD格式，企业需通过增值税电子发票公共服务平台开具。在开具电子发票时，同样要确保信息准确无误，且电子发票的交付要及时、安全。企业可通过电子邮件、电子发票服务平台等方式将电子发票交付给购货方，同时要做好交付记录，以备后续查询和核对。
二、发票取得注意事项
供应商资质审核 在取得发票前，财务人员应对供应商的资质进行严格审核。首先要查看供应商是否具备合法的经营资格，可通过国家企业信用信息公示系统等平台查询其营业执照信息，核实其经营范围是否涵盖所提供的商品或服务。例如，若从一家声称销售钢材的企业取得发票，但该企业营业执照经营范围并无钢材销售相关内容，那么该发票的真实性和合法性就值得怀疑。同时，还要关注供应商的纳税信用等级，尽量选择纳税信用良好的供应商合作，降低取得不合规发票的风险。
发票真实性查验 取得发票后，财务人员必须及时查验发票的真实性。可通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验，输入发票代码、号码、开票日期、金额（不含税）、验证码等信息，即可快速获取发票的真伪信息。对于一些通过其他渠道取得的发票，如海关进口增值税专用缴款书等，也有相应的查验方式。财务人员要养成及时查验发票的习惯，避免因接收虚假发票而给企业带来损失。 此外，还需注意发票的票面信息与查验结果是否一致。有时可能会出现发票票面显示正常，但查验结果提示“不一致”的情况，这可能是发票被篡改或伪造。例如，发票上的金额被篡改，而查验平台显示的是原正确金额，此时财务人员应立即与开票方沟通核实，拒绝接收此类发票。
发票内容审核 对取得发票的内容审核同样关键。首先要核对发票内容与实际业务是否相符，即“三流一致”原则，货物流、资金流、发票流必须一致。例如，企业实际采购的是电脑设备，但取得的发票内容却是办公用品，这显然不符合实际业务，属于虚开发票行为，财务人员应坚决拒收。 同时，要审核发票的各项信息是否完整、准确。除了前文提到的购货方、销货方信息外，对于发票的税率、税额计算也要进行复核。不同的商品或服务适用不同的税率，若税率适用错误，不仅会影响企业的成本核算，还可能导致税务风险。如一般纳税人销售农产品，适用税率为9%，若取得的发票税率为13%，则属于税率错误，财务人员应要求开票方重新开具。
发票备注栏审核 对于一些特定业务的发票，备注栏信息至关重要。如前文所述，建筑服务、不动产销售等发票的备注栏都有明确的填写要求。财务人员要特别关注备注栏是否按规定填写，若备注栏信息缺失或填写不规范，该发票可能无法作为有效的税收凭证。例如，企业取得一张建筑服务发票，备注栏未注明建筑服务发生地及项目名称，那么在企业所得税、土地增值税等税种的计算和扣除时，该发票可能不被认可，从而给企业带来税务损失。
发票取得时间要求 企业应按照规定的时间取得发票。一般情况下，应在业务发生时及时取得发票。对于增值税专用发票，还有认证抵扣期限的要求。虽然目前增值税专用发票取消了认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限，但为了及时核算成本、抵扣进项税额，企业仍应尽快取得并处理发票。若因特殊原因未能及时取得发票，财务人员应按照规定进行暂估入账等处理，并在规定时间内取得发票进行调整，避免影响企业的财务核算和税务申报。
三、发票保管注意事项
发票存放环境要求 发票的保管需要适宜的环境。纸质发票应存放于干燥、通风、防火、防潮、防虫蛀的地方，避免因环境因素导致发票损坏或丢失。可专门设置发票存放专柜或保险柜，将不同种类、不同时期的发票分类存放，便于查找和管理。对于电子发票，要做好数据备份工作，可采用移动硬盘、云端存储等方式进行备份，确保电子发票数据的安全性和完整性，防止因存储设备损坏或数据丢失导致发票信息无法获取。
发票存放期限规定 发票的存放期限有明确的规定。一般来说，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。财务人员要严格遵守这一规定，不得擅自提前销毁发票存根联和发票登记簿。对于超过保存期限需要销毁的发票，应按照规定的程序进行申请、查验和销毁，同时做好销毁记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，以备税务机关检查。
发票使用记录管理 企业应建立完善的发票使用记录管理制度。对于每一张发票的开具、取得、作废、红冲等情况，都要进行详细记录。记录内容应包括发票代码、号码、开票日期、购货方名称、金额、税额、发票用途等信息。通过建立发票使用记录，不仅便于企业内部的财务管理和审计，也有助于在税务机关检查时，能够快速、准确地提供相关发票信息，证明企业发票使用的合规性。
发票丢失处理 若发生发票丢失情况，财务人员应及时采取措施。对于丢失增值税专用发票，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废（目前已取消登报声明作废要求，但仍需按规定向税务机关报告）。同时，根据不同联次的丢失情况，按照规定的流程进行处理。如丢失发票联和抵扣联，可凭销售方提供的相应发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证。对于丢失普通发票，也应及时向税务机关报告，并按照税务机关的要求进行处理，避免因发票丢失带来不必要的税务风险。
四、发票认证注意事项
认证方式选择 目前，增值税专用发票的认证方式主要有增值税发票综合服务平台勾选确认、扫描认证等。对于纳税信用等级为A、B、C级的纳税人，可通过增值税发票综合服务平台进行勾选确认，这种方式操作简便、效率高，且可实时查询发票的状态。而扫描认证则相对传统，需通过扫描仪将发票信息录入系统进行认证。财务人员应根据企业的实际情况和纳税信用等级，选择合适的认证方式，提高认证效率。
认证期限及操作时间 虽然目前增值税专用发票取消了认证期限，但为了及时抵扣进项税额，优化企业资金流，财务人员仍应合理安排认证时间。一般建议在取得发票后的次月申报期内进行认证，避免因拖延导致忘记认证而无法及时抵扣进项税额。同时，在进行发票认证操作时，要注意系统的开放时间和操作流程。增值税发票综合服务平台一般在每个月的申报期结束后进行维护，财务人员应避免在维护期间进行认证操作，以免造成数据丢失或认证失败。
认证结果处理 在完成发票认证后，财务人员要及时关注认证结果。若认证通过，应将认证通过的发票信息与企业的账务记录进行核对，确保进项税额的准确核算。若认证结果为“认证不符”“密文有误”等情况，应及时与开票方联系，查明原因并进行相应处理。如因发票开具错误导致认证不符，应要求开票方重新开具正确的发票；如因网络传输等原因导致密文有误，可尝试重新进行认证或与税务机关沟通解决。对于认证未通过的发票，不得作为进项税额的抵扣凭证，财务人员要做好记录并及时调整相关账务。
异常发票处理 在发票认证过程中，可能会遇到一些异常发票，如走逃（失联）企业开具的发票、异常扣税凭证等。对于此类发票，税务机关会有相应的处理措施。财务人员一旦发现取得的发票属于异常发票，应立即停止抵扣进项税额，并按照税务机关的要求进行处理。如配合税务机关进行调查，提供相关的业务资料、资金往来记录等，以证明业务的真实性。若经核实业务真实且符合相关规定，可按照规定继续抵扣进项税额；若业务不真实或无法提供有效证明，企业可能需要补缴已抵扣的进项税额，并承担相应的税务风险。
综上所述，发票管理涵盖了开具、取得、保管及认证等多个环节，每个环节都有其特定的注意事项。财务人员只有全面掌握这些要点，严格按照规定进行操作，才能有效规避发票管理过程中的风险，为企业财务管理的规范、有序开展奠定坚实基础，开启财务工作的全新认知，提升企业整体的财务管理水平。
