一、引言
中小微企业在日常经营过程中，发票管理是一项至关重要的工作。发票不仅是企业进行财务核算的原始凭证，也是税务机关进行税收征管的重要依据。然而，由于中小微企业资源相对有限，财务人员专业水平参差不齐，在发票管理方面往往容易出现各种问题，给企业带来不必要的税务风险和经济损失。因此，对于中小微企业老板来说，了解并掌握发票管理的注意事项尤为重要。
二、发票开具注意事项
（一）发票开具的基本要求
- 准确填写发票信息 发票上的所有信息都必须如实、准确地填写。购买方信息方面，要填写购买方的全称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等内容。例如，若购买方是一家有限公司，公司名称必须与营业执照上的全称一致，纳税人识别号要确保准确无误，这是税务机关进行发票比对和税款征收的重要依据。销售方信息同样要填写完整，包括销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，以保证发票的真实性和可追溯性。
- 选择正确的发票种类 不同的业务场景需要开具不同种类的发票。常见的发票种类有增值税专用发票和增值税普通发票。一般来说，如果购买方是增值税一般纳税人，且符合抵扣条件，销售方应开具增值税专用发票，购买方可以凭此发票抵扣进项税额。若购买方为小规模纳税人、行政事业单位、个人等，通常开具增值税普通发票即可。例如，一家中小微企业销售办公用品给另一家一般纳税人企业，应开具增值税专用发票；若销售给一家个体工商户，则开具增值税普通发票。
- 规范填写发票内容 发票的货物或应税劳务、服务名称栏应按照实际销售的商品或提供的服务如实填写。不能笼统地填写“办公用品”“礼品”等模糊词汇。如果销售的商品较多，可以开具汇总发票，但必须同时使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票专用章。比如，企业销售了多种型号的文具，就需要在清单中详细列出每种文具的名称、规格、数量、单价和金额。
（二）发票开具的特殊情况处理
- 开具红字发票 当企业发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让时，需要开具红字发票。首先，由购买方或销售方在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》。如果购买方已用于申报抵扣，则由购买方填开并上传《信息表》，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。若购买方未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。对于开具红字增值税普通发票，销售方直接在税控系统中以销项负数开具即可，无需填开《信息表》。
- 发票作废 一般纳税人在开具专用发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。作废专用发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。作废条件是指同时具有下列情形：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。小规模纳税人开具发票有误或发生销货退回等，也可直接作废发票。但要注意，电子发票由于其特殊性，一旦开具不能作废，只能开具红字发票。
三、发票取得注意事项
（一）审核发票的真实性
- 从发票票面特征判断 首先观察发票的纸张质地。正规发票纸张质量较好，手感平滑，而假发票纸张往往比较粗糙。例如，增值税专用发票的防伪纤维从正面看是无色的，在紫外线灯下，呈红色荧光反映。其次，查看发票的监制章。发票监制章是识别发票真伪的重要标志，现行发票监制章形状为椭圆形，上环刻制“全国统一发票监制章”字样，中间刻制“国家税务总局”字样，下环刻制“××省（区、市）税务局”字样，字体为楷体7磅，印色为大红色，套印在发票联的票头中央。此外，发票上的发票号码、代码等数字的印刷字体也有一定特征，可通过与税务机关公布的样本进行比对来判断。
- 通过官方渠道查询 目前，各地税务机关都提供了发票真伪查询平台，企业可以通过登录当地税务局官网，进入发票查询页面，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行查询。也可以通过拨打12366纳税服务热线，按照语音提示输入相关发票信息进行查询。另外，部分地区还支持通过手机APP扫描发票二维码来查询发票真伪。企业在取得发票后，应及时通过这些官方渠道进行查询，确保发票的真实性。
（二）审核发票的合规性
- 发票内容的合规性 发票的货物或应税劳务、服务名称应与实际业务相符，金额计算准确，税率适用正确。例如，企业购买的是货物，发票上不能开具成服务。同时，要注意发票的备注栏是否按规定填写。如提供建筑服务，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，应在发票“货物或应税劳务、服务名称”栏填写不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址。若发票备注栏不符合规定，将不能作为有效税收凭证。
- 发票盖章的合规性 发票必须加盖发票专用章，不能加盖财务专用章、公章等其他印章。发票专用章的样式也有严格规定，形状为椭圆形，长轴为40mm、短轴为30mm、边宽1mm，印色为红色。发票专用章中央刊纳税人识别号；外刊纳税人名称，自左而右环行，如名称字数过多，可使用规范化简称；下刊“发票专用章”字样。使用多枚发票专用章的纳税人，应在每枚发票专用章正下方刊顺序编码，如“（1）、（2）……”字样。发票上的盖章要清晰、完整，若盖章不清晰或加盖多个发票专用章等情况，都属于不合规发票，企业不应接收。
（三）审核发票的时效性
- 发票开具时间的时效性 企业应及时取得与业务相关的发票，不能跨期太长。一般来说，发票应在业务发生时及时开具。对于一些费用类发票，如差旅费发票、办公用品发票等，应在业务发生后的合理时间内取得并报销。若发票开具时间与业务发生时间间隔过长，可能会影响企业的财务核算和税务处理。例如，企业在当年发生的业务，若在次年才取得发票，可能会涉及到企业所得税的纳税调整。
- 发票认证抵扣时间的时效性 对于增值税专用发票，一般纳税人取得2017年1月1日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。纳税人在进行增值税纳税申报时，应当通过本省（自治区、直辖市和计划单列市）增值税发票综合服务平台对上述扣税凭证信息进行用途确认。但对于2016年12月31日及以前开具的增值税专用发票，仍应按照原规定在180日内进行认证抵扣。企业应及时关注发票认证抵扣的相关政策变化，确保按时进行认证抵扣，避免因逾期导致无法抵扣进项税额的损失。
四、发票保管注意事项
（一）发票存放的环境要求
发票应存放在专门的场所，场所要保持干燥、通风，避免潮湿、高温等环境因素对发票造成损坏。可以使用专门的文件柜或保险柜存放发票，防止发票被盗、丢失。对于电子发票，要定期进行备份，可将电子发票存储在移动硬盘、云端等多种存储介质中，并设置访问权限，确保数据安全。同时，要注意存储设备的定期维护和更新，防止因设备故障导致数据丢失。
（二）发票保管的期限要求
根据相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。未按规定保管发票的，由税务机关责令改正，可以处1万元以下的罚款；情节严重的，处1万元以上3万元以下的罚款；有违法所得的予以没收。企业应严格按照规定的期限保管发票，避免因保管期限不足而受到税务处罚。在保管期限内，要保证发票的完整性，不得擅自损毁、丢失发票。
（三）发票交接的手续要求
当企业财务人员发生变动，或者发票在不同部门之间流转时，必须办理严格的交接手续。交接时，要填写发票交接清单，详细记录发票的种类、号码、数量等信息。交接双方要在交接清单上签字确认，明确责任。例如，财务部门将空白发票交接给销售部门使用时，要在交接清单上注明交接日期、发票种类、起始号码、终止号码等内容，销售部门接收人签字后，方可领用发票。这样可以避免因发票交接不清而导致发票丢失、错乱等问题。
五、发票使用注意事项
（一）发票的报销使用
- 制定规范的报销制度 中小微企业应制定完善的发票报销制度，明确发票报销的流程、标准和要求。例如，规定员工报销发票时必须提供真实、合规的发票，发票上的信息应与报销事项一致。同时，要规定报销的时间限制，如员工应在业务发生后的30日内提交报销申请，逾期不予报销等。报销制度要向全体员工进行宣传和培训，确保员工知晓并遵守。
- 严格审核报销发票 财务人员在审核报销发票时，要按照发票取得的审核要求，对发票的真实性、合规性、时效性等进行严格审核。对于不符合要求的发票，一律不予报销。例如，若发票内容填写不完整、发票盖章不合规、发票与实际业务不符等，都应要求员工重新提供合规发票。同时，要关注发票的关联性，即发票所反映的业务是否与企业的经营活动相关，防止员工利用虚假发票套取企业资金。
（二）发票的抵扣使用
- 准确判断可抵扣发票范围 一般纳税人只有取得符合规定的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、农产品收购发票、农产品销售发票、通行费发票等，才能进行进项税额抵扣。企业要准确判断哪些发票可以抵扣，哪些不能抵扣。例如，用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、加工修理修配劳务、服务、无形资产和不动产，其进项税额不得从销项税额中抵扣。企业购买的餐饮服务、居民日常服务和娱乐服务，进项税额也不得抵扣。
- 规范进行进项税额抵扣操作 企业在进行进项税额抵扣时，要按照税务机关的规定，通过增值税发票综合服务平台进行发票用途确认。确认后，在增值税纳税申报时，准确填写进项税额相关栏目。例如，企业取得一张增值税专用发票，在平台确认用途为“申报抵扣”后，在申报增值税时，要将该发票的进项税额填写在《增值税纳税申报表附列资料（二）》（本期进项税额明细）的相应栏次中。同时，要注意保存好与进项税额抵扣相关的发票及其他凭证，以备税务机关检查。
六、结论
发票管理对于中小微企业来说至关重要，贯穿于企业经营活动的各个环节。从发票的开具、取得、保管到使用，每一个环节都存在着潜在的风险。中小微企业老板要高度重视发票管理工作，加强对财务人员的培训，提高发票管理水平，确保企业发票管理的合规性，从而有效降低税务风险，保障企业的健康发展。同时，企业要密切关注国家税收政策的变化，及时调整发票管理策略，适应新的税收环境。
——部分文章内容由AI生成——
