一、引言
发票，作为企业经济活动中的重要凭证，贯穿于企业财务运作的各个环节。对于财务人员而言，熟练掌握发票管理的注意事项，不仅是确保财务数据准确、合规的基础，更是有效防范税务风险、保障企业经济利益的关键。本文将从发票的开具、取得、保管以及审核等方面，详细阐述财务人必知的发票管理要点。
二、发票开具的注意事项
（一）开票信息的准确性
- 购买方信息 财务人员在开具发票时，务必准确填写购买方的相关信息。对于企业，需填写其全称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。以增值税专用发票为例，如果购买方信息填写错误，对方可能无法正常抵扣进项税额，还可能引发税务机关的核查。例如，将购买方纳税人识别号填错一位数字，购买方在认证发票时就会提示不符，无法完成抵扣流程。
- 销售方信息 销售方自身信息同样要准确无误，包括企业名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。这不仅是对自身企业信息的规范展示，也是保证发票有效性的必要条件。若销售方信息有误，购买方可能会对发票的真实性产生质疑，同时也不符合税务管理规定。
（二）发票内容的真实性与完整性
- 货物或服务描述 发票上对货物或服务的描述必须真实反映实际交易内容。不能为了某些目的而虚开或开具与实际不符的内容。比如，实际销售的是办公用品，但在发票上开具为电子产品，这种行为严重违反了发票管理规定，一旦被税务机关查处，企业将面临严重的罚款等处罚。此外，描述应尽量详细，对于一些复杂的商品或服务，可在发票备注栏进行补充说明。例如销售一批定制的设备，除了在发票上写明设备名称，还应在备注栏注明设备的规格、型号、定制要求等信息。
- 数量、单价与金额 数量、单价与金额的填写要准确，相互之间的逻辑关系要相符。金额应等于数量乘以单价，且大小写金额必须一致。如果出现金额计算错误或大小写不一致的情况，发票将被视为无效。比如，发票上大写金额为“壹万元整”，小写金额却写成“1000.00元”，这显然是不符合规定的。同时，对于涉及折扣、折让等情况，也要按照规定在发票上正确体现。例如，企业给予客户10%的商业折扣，应在发票上分别注明销售额和折扣额，未在同一张发票“金额”栏注明折扣额，而仅在发票的“备注”栏注明折扣额的，折扣额不得从销售额中减除。
（三）开票时间的及时性
按照相关规定，企业应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。提前或滞后开具发票都可能存在风险。提前开具发票，可能导致企业提前确认收入，影响财务报表的准确性和税务申报的及时性；滞后开具发票则可能引发客户不满，甚至面临税务机关的处罚。例如，企业在货物已交付并满足收入确认条件时，应立即开具发票。若拖延开票，客户可能因无法及时取得发票而影响其财务处理，同时税务机关可能认为企业存在延迟纳税的嫌疑。
（四）发票开具的规范性
- 发票种类选择 根据不同的业务类型，正确选择发票种类。常见的发票有增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。例如，企业销售货物一般应开具增值税专用发票或增值税普通发票；销售机动车则需开具机动车销售统一发票。若发票种类选择错误，不仅会给企业自身带来税务风险，也会给购买方带来不便。比如，将本应开具增值税专用发票的业务开具成了普通发票，购买方为一般纳税人时就无法抵扣进项税额。
- 发票打印 发票打印要清晰，确保发票上的所有信息都能完整、准确地显示。字体不能有模糊、错位等情况。同时，发票的格式应符合规定，不得随意调整格式导致信息不规范。例如，发票上的二维码、密码区等重要信息必须清晰可辨，否则可能影响发票的认证和使用。此外，发票的打印位置要准确，避免出现压线、错格等问题。
- 发票盖章 发票必须加盖发票专用章。加盖其他印章，如财务专用章、公章等都是无效的。盖章时要注意印章清晰、完整，不能压到发票金额、文字等重要信息。例如，发票专用章盖得模糊不清，可能导致发票被认定为无效发票。同时，要注意发票专用章的使用范围，不得转借、转让、代盖发票专用章。
三、发票取得的注意事项
（一）审核发票的真实性
- 发票版式与防伪特征 财务人员要熟悉不同种类发票的版式和防伪特征。通过观察发票的纸张质地、水印、防伪油墨等特征来初步判断发票的真实性。例如，增值税专用发票的纸张采用专用水印纸，在对光的情况下，肉眼能看到发票联和抵扣联上有“SW”字样的水印图案。同时，发票上的监制章采用防伪油墨印制，在紫外线灯下，监制章会呈现橘红色荧光反映。
- 发票信息查询 利用税务机关提供的发票查询平台，如全国增值税发票查验平台，对取得发票的信息进行查询验证。输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）等相关信息，系统会显示该发票的相关信息，与取得的发票进行比对，核实发票的真实性。若查询结果与发票票面信息不一致，应及时与开票方联系核实情况。例如，通过查询发现发票显示的开票方与实际业务中的开票方不一致，这很可能是一张虚假发票，需进一步追查。
（二）审核发票的合法性
- 开票主体合法性 确保发票是由合法的开票主体开具。对于销售方，要核实其是否具备相应的经营资质。例如，从一家企业购买货物，应查看其营业执照上是否有相关货物销售的经营范围。若开票方不具备合法的经营资质，开具的发票可能被认定为无效发票。此外，对于一些代开发票的情况，要严格按照税务机关的规定进行审核，确保代开的合法性。比如，个人到税务机关代开增值税普通发票，要检查代开的手续是否齐全，税务机关的代开印章是否合规等。
- 发票内容合法性 发票内容必须符合法律法规和税收政策的规定。不得取得与实际业务不符的发票，如虚开发票、开具内容为禁止销售或服务项目的发票等。例如，企业为了增加成本费用，取得了没有实际业务发生的办公用品发票，这种发票就属于虚开发票，不仅不能在企业所得税前扣除，还会面临严重的税务处罚。
（三）审核发票的关联性
发票内容要与企业的实际经营业务相关联。不能取得与本企业经营业务无关的发票进行报销或入账。例如，企业是一家制造业企业，却取得了大量的餐饮发票，且无法证明与企业经营活动的关联性，这些发票就不能作为企业的合法费用凭证。财务人员要根据企业的经营范围、业务流程等，对取得的发票进行关联性审核。对于一些与业务相关但存在疑问的发票，要进一步核实情况。比如，企业采购了一批原材料，取得的发票上货物名称与采购合同一致，但数量与实际入库数量存在差异，此时就需要与采购部门和供应商沟通，查明原因，确保发票与实际业务相符。
（四）取得发票的及时性
企业应及时取得发票，以保证财务核算和税务申报的及时性和准确性。对于一些需要在规定时间内进行认证抵扣的发票，如增值税专用发票，若超过认证期限，将无法抵扣进项税额，给企业带来经济损失。目前，增值税专用发票的认证期限已取消，但对于需要在当期抵扣的进项税额，仍应及时取得发票并进行相关处理。同时，及时取得发票也有助于企业准确核算成本费用，真实反映企业的财务状况。例如，企业在年底结账前，应确保所有已发生的费用都已取得发票，否则在企业所得税汇算清缴时，可能因无法提供合法有效的凭证而不能在税前扣除。
四、发票保管的注意事项
（一）发票存放的安全性
- 存放环境 发票应存放在安全、干燥、通风的地方，避免因潮湿、火灾、虫蛀等原因导致发票损坏或丢失。可以设置专门的发票存放柜或仓库，配备必要的防潮、防火、防虫设施。例如，在存放发票的房间安装除湿机，防止发票受潮发霉；安装烟雾报警器和灭火器，预防火灾；定期投放防虫药，防止发票被虫蛀。
- 存放方式 发票要按照类别、号码顺序进行存放，便于查找和管理。可以采用文件夹、文件盒等进行分类存放，并建立相应的索引目录。例如，将增值税专用发票、增值税普通发票分别存放在不同的文件盒中，并在文件盒上标注发票种类和号码区间，同时在索引目录中记录发票的存放位置、起止号码等信息。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应保存5年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。
（二）发票保管的完整性
- 发票联次完整性 要确保发票各联次的完整性，不得擅自损毁或丢失发票联次。对于增值税专用发票，一般有三联，分别为发票联、抵扣联和记账联，每联都有其特定的用途，缺一不可。发票联是购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联是购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联是销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。如果丢失其中一联，可能会给企业的财务处理和税务申报带来麻烦。例如，丢失增值税专用发票的抵扣联，购买方可能无法正常抵扣进项税额，需要按照规定办理相关手续后才能进行抵扣。
- 发票相关资料完整性 除了发票本身，与发票相关的资料，如合同、送货单、验收单等也应一并妥善保管。这些资料可以作为发票真实性和业务真实性的佐证。在税务机关进行检查时，能够提供完整的相关资料，有助于企业证明业务的合法性。例如，企业取得一张购买货物的发票，同时保存有采购合同、货物的送货单和验收单，当税务机关对该笔业务进行核查时，这些资料可以清晰地证明业务的真实性和发票的合法性。
（三）发票交接的规范性
- 内部交接 在企业内部，当发票的保管人员发生变动时，要进行规范的交接。交接双方应填写发票交接清单，详细记录交接的发票种类、号码范围、数量等信息，并签字确认。例如，财务部门的发票保管人员因工作调动，将发票交接给新的保管人员时，双方应按照交接清单逐一核对发票的相关信息，确保无误后签字。交接清单应作为重要的档案资料保存，以备日后查阅。
- 对外交接 当企业向客户开具发票或接收客户退回的发票时，也要进行规范的交接。可以采用签收单等方式，记录发票的交接情况，包括发票号码、交接日期、交接双方等信息。例如，企业将开具的增值税专用发票交给客户时，让客户在签收单上签字确认，这样可以明确发票的交付责任，避免因发票丢失等问题产生纠纷。
五、发票审核的注意事项
（一）形式审核
- 发票基本要素审核 审核发票的基本要素是否齐全，包括发票名称、发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。任何一个要素缺失或填写不规范，都可能影响发票的有效性。例如，发票上未加盖发票专用章，或者发票代码与发票号码不匹配，这样的发票都不能作为合法有效的凭证。
- 发票格式审核 审核发票的格式是否符合规定。发票的各项内容应按照规定的格式填写，不得随意涂改、挖补。发票的打印格式要规范，不能出现字迹模糊、压线、错格等情况。例如，发票上的金额栏数字填写超出了规定的格子，或者发票的二维码打印不清晰，这些都可能导致发票无法正常使用。
（二）实质审核
- 业务真实性审核 结合企业的业务流程、合同协议等资料，审核发票所反映的业务是否真实发生。查看发票上的货物或服务内容是否与企业的实际经营活动相符，交易金额、数量等是否与合同约定一致。例如，企业签订了一份采购原材料的合同，合同约定采购数量为100吨，单价为1000元/吨，而取得的发票上显示采购数量为120吨，单价为1200元/吨，与合同严重不符，此时就需要进一步核实业务的真实性。
- 税务合规性审核 审核发票是否符合税收政策的规定。检查发票的税率、税额计算是否正确，是否符合相应的税收优惠政策等。例如，企业销售的是农产品，适用9%的税率，但发票上开具的税率为13%，这显然不符合税收政策规定，会导致企业多缴纳税款或购买方多抵扣进项税额。同时，对于一些享受税收优惠政策的业务，要审核发票是否按照规定进行了相应的标注或处理。比如，企业销售的是自产的免税农产品，发票上应注明“免税”字样，否则可能影响税收优惠政策的享受。
六、结论
发票管理是财务工作的重要组成部分，涉及到企业经济活动的方方面面。财务人员只有全面掌握发票管理的各项注意事项，从发票的开具、取得、保管到审核等环节都严格把关，才能有效降低企业的税务风险，保证财务数据的真实、准确，为企业的健康发展提供有力的支持。在实际工作中，财务人员还应不断关注税收政策的变化，及时调整发票管理策略，确保发票管理工作始终符合法律法规和企业经营的需要。