一、引言
在企业的日常经营活动中，发票是一项至关重要的财务凭证，它不仅是企业进行成本核算、费用报销的重要依据，更是税务机关进行税收征管的关键抓手。然而，发票管理工作若稍有不慎，便可能给企业带来诸多财务风险，如税务处罚、财务数据失真等。因此，掌握发票管理的注意事项，对企业财务人员而言意义重大。
二、发票开具的注意事项
确保发票开具信息的准确性 发票上的各项信息，包括购买方与销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，都必须准确无误。以购买方信息为例，如果纳税人识别号填写错误，购买方可能无法正常进行发票的认证抵扣，从而导致其成本增加。而对于销售方来说，错误的信息可能引发税务机关的关注，带来不必要的税务风险。例如，某企业在开具发票时，误将购买方的纳税人识别号中的一个数字写错，购买方在进行增值税专用发票认证时无法通过，不得不退回发票要求重开，这不仅耽误了购买方的账务处理时间，也增加了销售方的工作量。
选择正确的发票种类 根据业务性质和客户需求，正确选择发票种类至关重要。常见的发票种类有增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。一般情况下，增值税一般纳税人销售货物、提供应税劳务或应税服务，可以开具增值税专用发票，购买方可以据此进行进项税额的抵扣。但对于一些特定的业务，如向消费者个人销售货物或提供服务，就只能开具增值税普通发票。若选错发票种类，不仅可能影响购买方的权益，企业自身也可能面临税务风险。比如，某餐饮企业向个人消费者开具了增值税专用发票，这既不符合发票使用规定，还可能导致税务机关对其进行处罚。
按照规定的时限开具发票 企业应按照增值税纳税义务的发生时间开具发票。对于采取直接收款方式销售货物的，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物的，为发出货物并办妥托收手续的当天开具发票等。如果未按照规定时限开具发票，一方面可能导致企业提前或滞后确认收入，影响财务数据的真实性；另一方面，税务机关可能会根据相关规定对企业进行处罚。例如，某企业采用赊销方式销售货物，合同约定收款日期为次月 15 日，但企业在发货当天就开具了发票，导致收入确认时间提前，财务报表数据失真。
三、发票取得的注意事项
审核发票的真实性 财务人员在取得发票时，首先要对发票的真实性进行审核。可以通过发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息，查询发票的真伪。同时，要关注发票的纸张质地、印刷质量、防伪标识等。假发票不仅不能作为合法的记账凭证，企业一旦使用还可能面临严重的税务处罚。例如，某企业为了降低成本，接受了供应商提供的假发票进行费用报销，税务机关在检查时发现后，不仅要求企业补缴相关税款，还对企业处以了罚款。
审核发票的合规性 除了真实性，发票的合规性也不容忽视。发票的开具内容应与实际业务相符，不得虚开或开具与实际业务不符的发票。例如，企业购买的是办公用品，发票上开具的内容必须是具体的办公用品名称、规格、数量等，而不能笼统地开具“办公用品一批”，若开具“办公用品一批”，则必须同时附上销售方开具的明细清单，并加盖发票专用章。另外，发票的格式、填写规范也必须符合要求，如发票的字迹应清晰，不得压线、错格等。
关注发票的时效性 企业取得的发票应在规定的时间内进行认证、抵扣或入账。对于增值税专用发票，自开具之日起 360 日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。如果超过认证期限，除特殊情况外，将无法进行抵扣，从而增加企业的税负。例如，某企业由于财务人员疏忽，未在规定时间内对取得的增值税专用发票进行认证，导致该笔进项税额无法抵扣，企业多缴纳了相应的增值税。
四、发票审核的注意事项
票面要素审核 对发票的票面要素进行细致审核是确保发票合规有效的基础。检查发票的抬头是否为企业全称，不得简写或使用简称。纳税人识别号是否准确无误，与企业在税务机关登记的信息一致。发票的金额大小写是否一致，若不一致，该发票无效。同时，要查看发票的税率、税额计算是否正确，不同的业务适用不同的税率，若税率错误，可能导致企业多缴或少缴税款。例如，某企业取得一张提供现代服务的发票，税率应为 6%，但发票上开具的税率为 3%，这显然是错误的，财务人员应及时要求对方重新开具。
业务逻辑审核 审核发票时，要结合企业的实际业务进行逻辑判断。发票开具的内容与企业的经营范围是否相符，如果发票内容超出了企业的经营范围，可能存在虚开发票的嫌疑。例如，一家主营电子产品销售的企业，取得了一张大额的建筑服务发票，这显然不符合企业的业务逻辑，财务人员应进一步核实情况。另外，发票的金额、数量与实际业务是否匹配，如企业一次性购买大量超出正常使用量的办公用品，就需要警惕是否存在问题。
发票印章审核 发票必须加盖发票专用章，其他印章无效。发票专用章的样式应符合规定，印章上的纳税人识别号、企业名称等信息应清晰可辨。若发票未加盖发票专用章或印章加盖不清晰、不规范，该发票不得作为财务报销凭证。例如，某企业取得的发票上加盖的是财务专用章，而不是发票专用章，这种情况下，该发票不符合规定，应要求销售方重新加盖正确的印章或重新开具发票。
五、发票保管的注意事项
建立健全发票保管制度 企业应建立完善的发票保管制度，明确发票保管的责任人员，设立专门的发票保管场所，配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保发票的安全存放。同时，要对发票的购入、领用、开具、作废、缴销等情况进行详细记录，形成发票管理台账，以便随时查阅和核对。
按规定期限保管发票 已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。未按规定期限保管发票的，税务机关可责令限期改正，并处以罚款。例如，某企业在发票保存期限未满时，擅自销毁了部分发票存根联，税务机关在检查时发现后，对企业进行了处罚，并要求企业重新整理相关发票资料。
妥善处理丢失发票的情况 如果发生发票丢失的情况，企业应及时采取措施。丢失空白发票的，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并在辖区内地级市报刊上登报声明作废。丢失已开具的增值税专用发票的，应根据不同情况进行处理。若同时丢失发票联和抵扣联，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证；若仅丢失发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查等。企业切不可隐瞒发票丢失的事实，否则可能面临更严重的处罚。
六、结语
发票管理贯穿于企业财务活动的全过程，每一个环节都关乎企业的财务风险。财务人员只有熟练掌握发票管理的各项注意事项，从发票的开具、取得、审核到保管，严格把控每一个细节，才能有效规避财务风险，确保企业财务工作的顺利开展，为企业的健康发展提供有力保障。在实际工作中，财务人员还应不断学习和关注发票管理政策的变化，及时调整企业的发票管理策略，以适应不断变化的税收环境。