一、引言

在日常工作中，报销是每个职场人都会面临的事情，而发票则是报销的关键凭证。然而，许多人由于对财务发票知识了解不足，导致报销过程困难重重。掌握必要的发票知识，不仅能让报销变得顺畅，还能有效避免财务风险。接下来，我们就一起深入探讨必知的财务发票知识，让你报销不再愁。

二、发票的类型

1. 增值税专用发票 增值税专用发票是由国家税务总局监制设计印制的，只限于增值税一般纳税人领购使用。它不仅是纳税人反映经济活动中的重要会计凭证，而且是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明，在增值税计算和管理中具有重要作用。 例如，A公司向B公司购买一批货物，B公司为增值税一般纳税人，B公司给A公司开具的增值税专用发票，A公司若为一般纳税人且符合抵扣条件，可凭借此发票进行进项税额抵扣。
2. 增值税普通发票 增值税普通发票主要由增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。普通发票是购销双方收付款的凭证，但不能用于抵扣进项税额。 像一些小型企业或个体工商户，在销售商品或提供服务后，给消费者开具的通常是增值税普通发票。例如，小王在一家个体文具店购买办公用品，文具店为其开具的就是增值税普通发票。
3. 机动车销售统一发票 从事机动车零售业务的单位和个人，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时，开具机动车销售统一发票。该发票是购买方办理车辆登记和缴纳车辆购置税的重要凭证。 比如，小李购买一辆全新的家用轿车，汽车4S店会为其开具机动车销售统一发票，小李凭借此发票去车管所办理车辆上牌等相关手续。
4. 通用机打发票 通用机打发票适用于在税控收款机和网上开具发票的纳税人，如部分小规模纳税人及一些特定行业的企业。它也是企业进行成本核算和报销的有效凭证。 以某餐饮企业为例，若该企业未纳入增值税发票管理新系统，可能使用通用机打发票为消费者提供就餐消费凭证。

三、发票的开具要求

1. 开具信息准确完整 发票上的购买方信息，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，必须准确无误。销售方同样要完整填写相关信息。例如，企业名称不能简写或错写，纳税人识别号必须是15位、18位或20位的数字和字母组合。 在填写货物或应税劳务、服务名称时，要按照实际销售的商品或提供的服务如实填写，不能笼统填写“办公用品”“食品”等模糊名称。若购买多种商品，应附销售清单，清单同样要准确填写各项商品的名称、规格、数量、单价等信息。
2. 发票开具规范 发票应使用规定的开票软件开具，确保字迹清晰、票面整洁，不得压线、错格。发票联和抵扣联需加盖发票专用章，盖章位置要准确，不能遮盖金额、税额等重要信息。 例如，发票专用章要盖在发票右下角“销售方（章）”的位置，若盖章不清晰或盖错，应重新开具发票并加盖正确的发票专用章。
3. 开票时间及时 销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。发票应在发生经营业务确认营业收入时开具，不得提前或滞后。 比如，企业在销售货物并收到款项的当天，就应及时为购买方开具发票，若拖延开具，可能会给购买方的报销和财务核算带来不便，同时也可能引发税务风险。

四、发票的识别方法

1. 查看发票版式 不同类型的发票有其特定的版式。例如，增值税专用发票和增值税普通发票的版式有明显区别，专用发票的基本联次为三联，分别是记账联、抵扣联和发票联；普通发票的基本联次为两联，即记账联和发票联。此外，发票的纸张质地、颜色、防伪水印等也可作为识别依据。增值税发票纸张通常具有较好的韧性，在灯光下可看到“SW”字样的防伪水印。
2. 核对发票信息 仔细核对发票上的各项信息是否准确、完整。检查购买方和销售方信息是否与实际交易相符，货物或应税劳务、服务名称是否与实际业务一致，金额、税额的计算是否正确。同时，查看发票的编号、代码是否符合规定，发票代码的第1位表示区分国地税，第2 - 5位代表省、市、区行政区划代码，第6 - 7位表示年份，第8位表示发票所属行业，第9 - 12位为发票的顺序号。
3. 通过官方渠道查询 可通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行发票真伪查询。只需输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）、验证码等信息，即可快速查询发票的真伪。此外，部分地区还支持通过当地税务机关的手机APP或微信公众号进行发票查询。

五、报销流程中的发票要求

1. 发票的真实性 报销的发票必须是真实有效的，不得使用虚假发票或过期发票。财务人员在审核发票时，可通过上述发票识别方法进行真伪验证。一旦发现虚假发票，不仅不能报销，还可能引发税务处罚等严重后果。 例如，某企业员工为了多报销费用，通过非法渠道购买虚假发票，财务人员在审核时通过发票查验平台发现该发票为假发票，企业不仅拒绝为该员工报销，还对其进行了相应的处罚，并向税务机关报告。
2. 发票的关联性 发票必须与企业的经营活动相关，与业务无关的发票不能报销。比如，员工个人购买的生活用品发票，不能拿到企业报销。对于业务招待费发票，要确保招待的对象与企业的业务有直接关联，且符合企业规定的报销标准。
3. 发票的完整性 报销发票的基本联次必须齐全，发票上的各项信息要完整填写，发票专用章要加盖清晰。若发票有填写错误或盖章不清晰等情况，应及时退回开票方重新开具。例如，发票金额大小写不一致，或者发票专用章模糊不清，这样的发票都不符合报销要求。
4. 报销时限 企业一般会规定发票的报销时限，通常要求在发票开具后的一定时间内报销，如30天、60天或90天等。超过报销时限的发票，财务部门可能不予受理。这是为了保证企业财务核算的及时性和准确性，避免因发票跨期过长导致财务数据失真。

六、特殊发票情况处理

1. 发票丢失 若发票丢失，应根据不同情况进行处理。如果丢失的是增值税专用发票的抵扣联，可使用发票联复印件留存备查；若丢失发票联，可将抵扣联作为记账凭证，抵扣联复印件留存备查；若两联都丢失，购买方应向销售方请求提供相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。 对于普通发票丢失，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。
2. 发票开具错误 当月发现发票开具错误，可直接作废发票，重新开具正确的发票。若跨月发现发票开具错误，对于增值税专用发票，需要开具红字发票进行冲销，再重新开具正确的蓝字发票。对于增值税普通发票，可直接开具红字发票冲销，然后重新开具正确发票。 例如，A公司在10月给B公司开具了一张增值税专用发票，11月B公司发现发票上购买方名称填写错误，此时A公司需先申请开具红字发票信息表，经税务机关审核通过后，开具红字发票冲销原错误发票，再重新开具正确的发票给B公司。

七、总结

掌握必知的财务发票知识对于顺利完成报销至关重要。从发票的类型、开具要求、识别方法到报销流程中的发票要求，每一个环节都不容忽视。同时，对于特殊发票情况的处理也要熟悉，这样才能在面对各种发票问题时游刃有余，确保报销工作顺利进行，避免因发票问题给个人和企业带来不必要的麻烦和损失。在日常工作和生活中，我们要不断学习和积累发票知识，提高自身的财务素养，为企业的财务管理和自身的职场发展打下坚实的基础。