一、引言
中小微企业在经济发展中占据着重要地位，然而在财务管理过程中，发票管理常常成为困扰企业的难题。发票不仅是企业进行成本核算、费用扣除的重要依据，更是税务机关进行税收征管的关键凭证。掌握扎实的发票管理知识，对于中小微企业规范财务核算、降低税务风险具有重要意义。
二、发票开具管理
- 发票开具的基本要求
- 如实开具：中小微企业应按照实际销售业务情况如实开具发票，不得虚开发票。虚开发票不仅违反《中华人民共和国发票管理办法》，情节严重的还可能触犯刑法。例如，企业 A 为了增加成本，虚构了与企业 B 的交易，并开具了相应的发票，这种行为一旦被税务机关查实，将面临严厉的处罚。
- 项目齐全：发票的各项内容，如购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、金额、税率等必须填写齐全，且准确无误。以购买办公用品为例，发票上应详细注明办公用品的具体名称、规格、数量等，而不能笼统地开具“办公用品一批”。若未按规定填写，购买方取得发票后可能无法正常入账，导致财务核算不规范。
- 字迹清楚：发票上的字迹必须清晰可辨，不得压线、错格。特别是发票的金额、税额等关键信息，如果字迹模糊，可能会影响发票的认证和抵扣，给企业带来不必要的损失。
- 特殊业务的发票开具
- 折扣销售：当企业采取折扣销售方式时，若将销售额和折扣额在同一张发票上的“金额”栏分别注明的，可按折扣后的销售额征收增值税；若仅在发票的“备注”栏注明折扣额，或者将折扣额另开发票，不论其在财务上如何处理，均不得从销售额中减除折扣额。例如，企业 C 销售一批货物给企业 D，原价 100 万元，给予 10%的折扣，若在同一张发票“金额”栏分别注明销售额 100 万元和折扣额 10 万元，则企业 C 应按 90 万元计算缴纳增值税；若未在“金额”栏注明折扣额，而是在“备注”栏注明，或者另开发票注明折扣额，则企业 C 需按 100 万元计算缴纳增值税。
- 销售退回：企业发生销售退回时，应根据不同情况开具红字发票。若购买方未用于申报抵扣、发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，并开具红字专用发票；若购买方已用于申报抵扣，或未用于申报抵扣但发票联及抵扣联无法退回的，购买方应填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，销售方根据信息表开具红字专用发票。例如，企业 E 销售给企业 F 一批货物，已开具增值税专用发票，企业 F 已认证抵扣，后因货物质量问题发生销售退回，此时企业 F 需填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，企业 E 根据信息表开具红字专用发票，冲减销售收入和销项税额。
三、发票取得管理
- 取得发票的合法性审核
- 发票真伪查询：中小微企业在取得发票后，应及时通过税务机关的官方网站、发票查验平台等渠道查询发票的真伪。目前，各地税务机关都提供了便捷的发票查验服务，企业只需输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息，即可快速查验发票真伪。例如，企业 G 取得一张增值税普通发票，通过当地税务机关的发票查验平台查询，发现该发票为假发票，及时避免了企业的经济损失。
- 发票内容审核：除了查验发票真伪，企业还应审核发票内容是否符合规定。审核购买方信息是否为企业全称、纳税人识别号等是否准确无误；审核销售方信息是否与实际交易对象一致；审核商品或服务名称、规格、数量、金额等是否与合同约定相符。如企业 H 取得一张发票，购买方信息填写的是企业简称，不符合规定，该发票不能作为有效的记账凭证，企业 H 应要求销售方重新开具发票。
- 不得取得虚开发票 中小微企业要坚决抵制取得虚开发票的行为。虚开发票不仅会导致企业面临税务风险，还可能影响企业的信誉和正常经营。有些不法分子以提供低税率发票为诱饵，诱导企业购买虚开发票，企业一旦上钩，将陷入严重的税务困境。例如，企业 I 为了降低成本，从非法渠道购买虚开发票入账，被税务机关查处后，不仅要补缴税款、滞纳金，还可能面临罚款，企业的声誉也受到了极大的损害。
四、发票保管管理
- 日常保管要求
- 专人负责：中小微企业应指定专人负责发票的保管工作，建立发票保管制度，明确保管人员的职责和权限。保管人员应定期对发票进行盘点，确保发票的安全与完整。例如，企业 J 安排财务人员小王专门负责发票保管，小王每月对发票进行盘点，并记录发票的库存数量、起止号码等信息，保证发票管理有序。
- 存放安全：发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，做好防火、防潮、防虫、防盗等措施。同时，对于电子发票，企业应采取有效的电子存储措施，防止数据丢失或损坏。如企业 K 将纸质发票存放在带锁的文件柜中，并定期对电子发票进行备份，存储在移动硬盘和云端，确保发票数据的安全。
- 保管期限及销毁
- 保管期限：根据相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。企业应严格遵守发票保管期限的规定，不得擅自销毁发票。例如，企业 L 在发票保管期限未满时，因疏忽大意将部分发票存根联销毁，被税务机关发现后，面临了相应的处罚。
- 销毁程序：发票保管期满需要销毁时，企业应填写发票销毁申请表，经税务机关审核批准后，在税务机关的监督下进行销毁。销毁过程应做好记录，包括销毁发票的种类、数量、起止号码、销毁时间、地点等信息。例如，企业 M 在发票保管期限届满后，按规定填写发票销毁申请表，经税务机关批准后，在税务人员的监督下对发票进行了销毁，并详细记录了销毁过程。
五、发票管理风险及应对措施
- 发票管理风险
- 税务风险：发票管理不当可能导致企业面临税务处罚风险。如虚开发票、未按规定开具发票、取得虚开发票等行为，都会引发税务机关的检查和处罚，企业可能需要补缴税款、滞纳金，并承担罚款等责任。
- 财务核算风险：发票是企业财务核算的重要依据，发票管理不善会影响财务数据的真实性和准确性。例如，取得不符合规定的发票入账，可能导致成本、费用核算错误，进而影响企业的利润计算和财务报表的真实性。
- 信誉风险：发票管理问题一旦被曝光，会损害企业的信誉，影响企业与供应商、客户的合作关系，对企业的长期发展造成不利影响。
- 应对措施
- 加强培训：中小微企业应定期组织财务人员及相关业务人员参加发票管理知识培训，提高员工对发票管理重要性的认识，掌握发票管理的相关政策法规和操作要点。例如，企业 N 每季度邀请税务专家对员工进行发票管理培训，通过案例分析、政策解读等方式，提升员工的发票管理水平。
- 建立内部控制制度：企业应建立健全发票管理内部控制制度，从发票的开具、取得、保管等环节进行全面管控。明确各部门和岗位在发票管理中的职责，加强部门之间的协作与监督。如企业 O 制定了发票开具审批流程，业务部门申请开具发票时，需填写申请表，经财务部门审核后，由专人开具发票，确保发票开具的准确性和合规性。
- 定期自查：企业应定期对发票管理情况进行自查，及时发现并纠正发票管理中存在的问题。自查内容包括发票的开具是否符合规定、取得的发票是否合法有效、发票的保管是否安全等。例如，企业 P 每月对发票管理情况进行自查，发现问题及时整改，有效降低了发票管理风险。
六、结论
发票管理是中小微企业财务管理的重要组成部分，贯穿于企业经营活动的全过程。中小微企业只有充分认识发票管理的重要性，掌握发票开具、取得、保管等方面的知识和技能，加强发票管理风险防控，才能确保企业财务活动的合规性和稳定性，为企业的健康发展提供有力保障。在实际操作中，企业应不断学习和关注发票管理政策的变化，及时调整发票管理策略，适应税收征管的要求。同时，积极借助信息化手段，提高发票管理的效率和准确性，为企业的发展创造良好的财务环境。
——部分文章内容由AI生成——