一、引言
发票作为企业经济活动的重要凭证，在财务核算与税务申报等方面扮演着关键角色。然而，发票管理过程中存在诸多风险，若防控不当，不仅可能使企业面临税务处罚，还可能损害企业声誉。因此，财务人员务必重视发票管理风险防控。
二、发票真伪识别风险防控
- 常见发票造假手段
- 克隆发票：不法分子通过获取真实发票的号码、代码等信息，制作出外观几乎一模一样的假发票。这类发票从表面上看难以辨别，但通过税务机关的官方查询渠道，往往能发现其破绽。例如，有些克隆发票的印刷质量稍逊一筹，发票号码的字体、颜色与真发票存在细微差异。
- 变造发票：变造发票是指对真实发票进行涂改、挖补等手段，改变发票上的金额、日期、购买方或销售方信息等内容。比如，将小额发票的金额通过技术手段修改为大额，以达到虚增成本或费用的目的。变造发票在纸张质地、油墨颜色等方面与原发票基本一致，但仔细观察修改部位，可能会发现痕迹。
- 伪造发票：完全由不法分子自行印制的假发票，这类发票通常印刷粗糙，发票监制章、水印等防伪标识不清晰或不符合规定。例如，真发票的监制章采用专用防伪油墨印制，在紫外线灯下会呈现出荧光效果，而伪造发票的监制章则可能没有这种效果。
- 防控措施
- 官方平台查询：利用税务机关提供的官方发票查询平台，如增值税发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行真伪验证。财务人员应养成收到发票后及时查询的习惯，确保发票真实性。例如，企业收到一张增值税专用发票，可登录增值税发票查验平台，按照提示输入相关信息，若系统显示发票信息与票面一致，则该发票真实性较高；若提示查无此票或信息不符，则需进一步核实。
- 观察防伪特征：熟悉各类发票的防伪特征，通过肉眼观察或借助简单工具进行辨别。如增值税普通发票的防伪措施包括防伪纸张、防伪油墨、防伪水印等。财务人员可通过触摸发票纸张，感受其质感，真发票纸张较为光滑且有韧性；观察发票监制章的颜色和荧光效果；查看发票号码的印刷质量等。
- 建立发票查验制度：企业应建立完善的发票查验制度，明确发票查验的流程和责任。要求财务人员在接收发票时，必须进行真伪查验，并做好记录。对于金额较大或有疑问的发票，应进行重点核实。例如，规定超过一定金额的发票需由两人共同查验，确保发票真实可靠。
三、发票开具风险防控
- 开具不规范风险
- 信息填写错误：发票上的购买方和销售方信息、货物或应税劳务名称、金额、税率等关键信息填写错误，可能导致发票无效或引发税务风险。比如，购买方的纳税人识别号填写错误，对方无法正常认证抵扣；货物名称填写模糊，不符合税务规定，可能被税务机关认定为虚开发票。
- 未按规定开具备注栏：部分发票对备注栏有明确要求，如运输服务发票需在备注栏注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等；建筑服务发票需注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称。若未按规定填写备注栏，发票可能不被税务机关认可，影响企业的成本列支和税款抵扣。
- 错开税率或征收率：由于财务人员对税收政策不熟悉，可能会将适用不同税率或征收率的业务开具错误。例如，将适用 13%税率的货物销售开成 9%税率，不仅会导致企业少缴税款，面临税务处罚，还可能影响购买方的进项税额抵扣。
- 防控措施
- 加强培训：企业应定期组织财务人员参加发票开具相关的培训，包括税收政策、发票管理规定等内容，提高财务人员的业务水平。例如，邀请税务专家进行专题讲座，讲解最新的发票开具要求和常见错误案例，使财务人员及时掌握政策变化，避免因政策不熟导致的开具错误。
- 建立复核机制：在发票开具后，安排专人对发票内容进行复核，确保发票信息准确无误。复核人员应重点检查关键信息是否填写正确、备注栏是否符合规定、税率或征收率是否适用得当等。例如，设立发票开具与复核岗位分离制度，开具人员开具发票后，由复核人员进行严格审核，确认无误后再交付给客户。
- 利用开票软件辅助功能：现在的发票开票软件通常具备一些辅助功能，如客户信息和商品编码库。财务人员应正确使用这些功能，在开票时直接从库中选择客户信息和商品名称，避免手动输入导致的错误。同时，开票软件还会根据所选商品自动带出适用的税率或征收率，降低错开税率的风险。
四、发票取得风险防控
- 取得虚假发票风险 企业在采购货物或接受服务时，可能因供应商的原因取得虚假发票。一些不法供应商为了降低成本或逃避纳税义务，可能提供假发票给企业。例如，企业向个体工商户采购原材料，个体工商户为了不缴纳税款，通过非法渠道获取假发票提供给企业。企业若未能识别并使用了这些虚假发票，将面临税务风险，如不得在企业所得税前扣除相关成本费用，甚至可能被认定为偷税漏税。
- 防控措施
- 加强供应商管理：企业应建立严格的供应商筛选和评估机制，对供应商的资质、信誉、纳税情况等进行全面考察。优先选择信誉良好、纳税规范的供应商进行合作。在签订合同前，要求供应商提供营业执照、税务登记证等相关证件，核实其真实性。例如，通过国家企业信用信息公示系统查询供应商的注册信息、经营状态、是否存在违法违规记录等；向税务机关咨询供应商的纳税信用等级。
- 合同约定发票条款：在采购合同中明确发票开具的要求，包括发票类型、开具时间、发票内容等，并约定若供应商提供虚假发票应承担的违约责任。例如，规定供应商必须提供合法有效的增值税专用发票，在货物交付或服务完成后的一定期限内开具发票，若因供应商提供虚假发票导致企业遭受损失，供应商应全额赔偿。
- 加强发票审核：财务人员在收到发票后，除了进行真伪查验外，还应结合业务实际情况对发票进行审核。检查发票内容是否与合同约定相符，发票金额是否与实际交易金额一致，发票的开具时间是否合理等。例如，企业采购一批办公用品，发票上的货物名称应与实际采购的办公用品一致，金额应与采购合同和验收单上的金额相符，发票开具时间应在采购业务发生期间内。
五、发票保管风险防控
- 保管不善风险
- 发票丢失：发票在传递、存放过程中可能因人为疏忽或意外情况导致丢失。例如，财务人员在整理发票时，不小心将部分发票遗落在办公桌上，被他人误扔；或者因办公室发生火灾、水灾等自然灾害，导致发票损毁丢失。发票丢失不仅会影响企业的财务核算和税务申报，还可能面临税务机关的处罚。
- 发票损坏：由于保管环境不当，如潮湿、高温、虫害等，可能导致发票纸张损坏、字迹模糊，影响发票的正常使用和查验。例如，将发票存放在地下室等潮湿的地方，长时间后发票纸张受潮发霉，发票上的字迹难以辨认。
- 防控措施
- 建立专门的发票保管制度：企业应制定详细的发票保管制度，明确发票的保管责任人、保管方式、存放地点等。设立专门的发票存放场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。例如，设置防火保险柜存放空白发票和已开具的发票存根联，将发票存放在干燥通风的房间内，定期检查存放环境，防止发票因环境因素受损。
- 做好发票登记和备份：对发票的领购、开具、使用、作废等情况进行详细登记，建立发票台账。同时，利用电子设备对发票进行扫描备份，保存电子影像资料。这样即使发票原件丢失或损坏，也能通过电子备份进行查验和核算。例如，使用发票管理软件记录发票的各项信息，每次开具发票后及时扫描上传至电子存储设备，并定期进行数据备份，防止数据丢失。
- 加强人员培训和管理：对涉及发票保管的人员进行培训，提高其对发票保管重要性的认识，规范操作流程。严禁无关人员接触发票，防止发票被盗或丢失。例如，对财务人员进行发票保管安全意识教育，使其了解发票丢失或损坏可能带来的严重后果，严格遵守发票保管制度，不得随意将发票带出指定保管场所。
六、发票认证与抵扣风险防控
- 认证与抵扣不规范风险
- 逾期认证：增值税一般纳税人取得增值税专用发票等扣税凭证后，未在规定的认证期限内进行认证，导致无法抵扣进项税额。根据相关规定，增值税专用发票自开具之日起 360 日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认。若企业因疏忽未能及时认证，将增加企业的税收负担。
- 不符合抵扣条件：一些企业对进项税额抵扣政策理解不准确，将不应抵扣的项目进行了抵扣。例如，用于集体福利或个人消费的购进货物、劳务、服务等，其进项税额不得从销项税额中抵扣。但有些企业可能因财务人员对政策把握不准，将职工食堂采购食材的增值税专用发票进行了抵扣，引发税务风险。
- 防控措施
- 建立发票认证台账：财务人员应建立发票认证台账，记录发票的取得日期、开票日期、认证期限等信息，定期对发票进行梳理，确保在规定期限内完成认证。例如，每月初对上月取得的发票进行整理，按照认证期限的先后顺序排列，及时提醒相关人员进行认证，避免逾期认证情况的发生。
- 加强政策学习：企业应组织财务人员深入学习增值税进项税额抵扣政策，准确把握哪些项目可以抵扣，哪些项目不能抵扣。关注税收政策的变化，及时调整企业的发票认证与抵扣工作。例如，定期开展增值税政策学习研讨会，对新出台的政策进行解读和讨论，结合企业实际业务，分析哪些业务涉及进项税额抵扣，确保抵扣准确合规。
- 严格审核抵扣凭证：在进行进项税额抵扣前，财务人员应严格审核发票等扣税凭证，确保其符合抵扣条件。审核内容包括发票的真实性、发票内容与业务的相关性、是否属于可抵扣项目等。例如，对取得的增值税专用发票，不仅要查验发票真伪，还要核对发票上的货物或服务是否用于企业的生产经营活动，是否符合增值税抵扣政策的规定。
七、结语
发票管理风险防控是企业财务管理工作的重要组成部分，贯穿于发票的取得、开具、保管、认证与抵扣等各个环节。财务人员应充分认识发票管理风险的多样性和复杂性，采取有效的防控措施，提高发票管理水平，降低企业税务风险，保障企业的健康稳定发展。同时，企业应不断完善发票管理制度，加强内部监督与考核，确保发票管理风险防控工作落到实处。只有这样，企业才能在日益规范的税收环境中稳健运营。
——部分文章内容由AI生成——