一、引言
发票作为企业经济活动的重要商事凭证，不仅是财务收支的法定凭证，更是税务稽查的重要依据。在企业日常运营中，发票管理贯穿采购、销售等诸多环节，稍有不慎就可能引发各类风险。因此，深入了解发票管理风险并采取有效的防控措施，对企业的财务健康和合规运营至关重要。
二、发票开具环节风险及防控攻略
（一）虚开发票风险
- 风险表现 虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，或者让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，以及介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票的行为。这不仅包括无中生有的虚假交易开票，还包括开具发票的金额、数量、项目等与实际交易情况不一致。虚开发票一旦被税务机关查处，企业将面临补缴税款、滞纳金、罚款，情节严重的，相关责任人还可能面临刑事处罚。
- 防控攻略
- 建立严格的业务真实性审核机制：财务人员在开具发票前，要与业务部门紧密沟通，核实交易的真实性。对于每一笔销售业务，需查看合同、订单、发货记录、物流单据等相关资料，确保发票开具的内容与实际交易完全相符。例如，企业销售一批货物，财务人员应确认货物已实际发出，且发货的品种、数量、规格等与合同约定一致，才能开具相应发票。
- 加强内部监督与培训：定期对开票人员进行培训，使其深刻认识虚开发票的法律后果和企业的相关规定。同时，建立内部监督机制，对发票开具情况进行定期抽查和复核，发现问题及时纠正。比如，每月选取一定比例的发票，对其对应的业务资料进行详细审查，查看是否存在虚开迹象。
（二）发票开具不规范风险
- 风险表现 发票开具不规范的问题较为常见，如发票内容填写不完整，遗漏购买方纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等关键信息；发票备注栏应填写而未填写相关信息，像建筑服务发票未注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，货物运输服务发票未填写起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等；发票开具字迹不清楚、压线错格等。这些不规范开具的发票，可能导致购买方无法正常抵扣进项税额，也可能被税务机关认定为不合规发票，要求企业重新开具，影响企业正常的财务核算和税务处理。
- 防控攻略
- 完善发票开具制度：制定详细的发票开具操作指南，明确发票各栏次的填写要求和规范。例如，规定购买方信息必须完整准确填写，备注栏应根据不同业务类型按规定填写相应内容。同时，要求开票人员严格按照制度执行，对开具的发票进行自我检查，确保发票开具规范。
- 利用信息化手段辅助开具：借助财务软件或发票管理系统，设置必填项和校验规则。当开票人员遗漏必填信息或填写不符合规范时，系统自动提示并阻止发票开具。此外，一些系统还具备模板功能，对于经常发生的业务类型，可以预设好发票模板，减少人为填写错误。
三、发票取得环节风险及防控攻略
（一）取得虚假发票风险
- 风险表现 企业在采购商品或接受服务过程中，可能因供应商的原因取得虚假发票。虚假发票本身不具备合法性，不能作为企业成本、费用列支的依据，也无法用于进项税额抵扣。一旦被税务机关发现，企业不仅要补缴相应税款，还可能面临罚款等处罚，同时，虚假发票也可能掩盖企业实际发生的经济业务，影响企业财务数据的真实性和准确性。
- 防控攻略
- 加强供应商管理：在选择供应商时，要进行充分的尽职调查，了解其经营状况、信誉情况等。可以通过查询企业信用信息公示系统、行业口碑等方式获取相关信息。对于新合作的供应商，建议先进行小批量采购，观察其发票开具情况是否正常。同时，与供应商签订合同条款时，明确要求其提供合法有效的发票，并约定因提供虚假发票应承担的违约责任。
- 建立发票真伪查验机制：财务人员取得发票后，应及时通过税务机关官方网站、手机 APP 等渠道进行发票真伪查验。对于金额较大或存在疑点的发票，可前往税务机关办税服务厅进行人工验证。此外，还可以利用一些发票查验软件，提高查验效率和准确性。例如，通过扫描发票二维码，快速获取发票的基本信息，并与税务系统数据进行比对，判断发票真伪。
（二）取得不合规发票风险
- 风险表现 不合规发票除了开具不规范的发票外，还包括过期发票、发票适用税率错误、发票内容与实际业务不符等情况。取得此类发票，企业无法将其作为合法有效的凭证进行财务处理和税务申报，可能导致企业成本费用无法在税前扣除，增加企业税负。
- 防控攻略
- 强化财务审核把关：财务人员收到发票后，要仔细审核发票的各项内容，包括发票的开具日期、发票类型、税率、金额、货物或服务名称等是否与实际业务相符。对于税率适用错误的发票，应及时退回供应商重新开具。例如，企业采购农产品，一般纳税人适用的税率应为 9%，如果收到的发票税率为 13%，则属于税率错误，必须退回重开。
- 加强与业务部门沟通协作：业务部门在取得发票时，应初步审核发票的基本信息是否完整、准确。财务部门要定期对业务部门进行发票知识培训，使其了解发票取得的合规要求，提高业务人员辨别不合规发票的能力。同时，建立发票问题反馈机制，业务部门发现发票问题及时与财务部门沟通，共同解决。
四、发票保管环节风险及防控攻略
（一）发票丢失风险
- 风险表现 发票丢失可能发生在发票开具后交付给购买方的过程中，也可能发生在企业自身保管发票存根联、记账联等环节。发票丢失不仅会给企业带来重新开具发票的麻烦，对于丢失已开具专用发票的发票联和抵扣联的情况，如果丢失前未认证的，购买方可能无法正常认证抵扣进项税额；对于丢失空白发票的情况，还可能存在被不法分子冒用开具的风险，给企业带来潜在的税务风险。
- 防控攻略
- 建立健全发票保管制度：设置专门的发票保管场所，配备必要的防火、防潮、防盗等设施。对发票进行分类存放，按照发票种类、号码顺序进行整理，并建立发票保管台账，详细记录发票的购入、开具、使用、作废、丢失等情况。例如，对空白发票要存放在保险柜中，每次领用和归还都要在台账上登记日期、号码、领用人员等信息。
- 规范发票传递流程：在发票交付给购买方时，要选择安全可靠的传递方式，如采用挂号信、快递等，并保留好邮寄凭证。同时，要求购买方在收到发票后及时确认签收。对于企业内部发票传递，也要明确传递责任人，确保发票在传递过程中的安全。
（二）发票保管期限风险
- 风险表现 根据相关规定，发票的存根联和发票登记簿应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。如果企业未按照规定期限保存发票，税务机关责令限期改正，可处 1 万元以下的罚款；情节严重的，处 1 万元以上 3 万元以下的罚款。
- 防控攻略
- 明确发票保管期限责任：在企业内部明确发票保管期限的责任部门和责任人，由专人负责发票保管期限的监控和管理。建立发票保管期限预警机制，在发票保存期限临近时，及时提醒相关人员办理查验销毁手续。
- 规范发票销毁程序：在发票保存期限届满后，按照税务机关的要求，整理需销毁的发票存根联和发票登记簿，编制销毁清册，报税务机关查验。经税务机关批准后，在其监督下进行销毁，并保存好销毁相关资料，以备日后查询。
五、发票风险防控的信息化建设
随着企业业务规模的扩大和发票数量的增多，传统的发票管理方式难以满足风险防控的需求。因此，加强发票风险防控的信息化建设势在必行。
（一）发票管理系统的应用
企业可以引入专业的发票管理系统，实现发票开具、取得、查验、认证、保管等全流程的信息化管理。该系统能够与企业的财务软件、业务系统进行无缝对接，自动获取业务数据，按照预设的规则开具发票，减少人工操作失误。同时，系统还具备发票真伪查验、风险预警等功能，能够实时监控发票管理过程中的风险点，及时提醒财务人员进行处理。
（二）大数据分析在发票风险防控中的应用
利用大数据分析技术，对企业的发票数据进行深度挖掘和分析。通过建立发票风险指标模型，如发票开具金额异常波动、发票开具频率异常、发票受票方或开票方集中等，对发票数据进行实时监测和分析。一旦发现异常情况，系统自动发出预警信号，财务人员可以进一步深入调查，判断是否存在发票风险，提高发票风险防控的精准性和及时性。
六、发票风险防控的内部审计与监督
（一）定期开展发票专项审计
企业内部审计部门应定期对发票管理情况进行专项审计，检查发票管理制度的执行情况、发票开具与取得的合规性、发票保管的安全性等。审计过程中，要对发票进行详细的抽样检查，查阅相关的业务资料和财务凭证，核实发票与实际业务的一致性。对于审计发现的问题，要及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况，确保发票管理风险得到有效控制。
（二）加强内部监督与考核
建立健全发票管理内部监督机制，将发票管理工作纳入企业绩效考核体系。对发票管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对违反发票管理制度、导致企业面临发票风险的行为进行严肃问责。通过内部监督与考核，提高企业全体员工对发票管理风险防控的重视程度，形成良好的发票管理氛围。
七、结语
发票管理风险防控是企业财务管理的重要组成部分，关系到企业的经济利益和税务合规。企业应从发票开具、取得、保管等各个环节入手，建立完善的风险防控体系，加强信息化建设和内部审计监督，提高财务人员和全体员工的发票风险意识，确保发票管理工作的规范、有序进行，为企业的健康发展提供有力保障。只有这样，企业才能有效规避发票风险，在日益复杂的市场环境中稳健运营。