一、引言

发票作为企业经济活动的重要凭证，其管理的规范与否直接关系到企业财务信息的真实性、准确性以及税务合规性。然而，在实际操作过程中，发票管理存在诸多风险点，若不加以重视和防范，可能给企业带来严重的经济损失和税务风险。因此，深入了解发票管理风险，并掌握有效的防范技巧，对财务会计工作人员而言至关重要。

二、发票管理的常见风险

（一）发票开具风险

1. 虚开发票风险 虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，或者让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票等行为。部分企业受利益驱使，通过虚开发票来虚增成本、减少利润，以达到少缴税款的目的。例如，一些企业虚构采购业务，要求供应商开具远超实际采购金额的发票，这种行为一旦被税务机关查处，企业将面临高额罚款，相关责任人还可能承担刑事责任。
2. 开具不规范风险 发票开具不规范也是常见风险之一。比如，发票内容填写不完整，漏填购买方纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等信息；发票备注栏应填写而未填写相关信息，如建筑服务发票未在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；发票开具的商品或服务名称与实际不符等。这些不规范行为可能导致发票无法正常使用，给企业带来不必要的麻烦。

（二）发票取得风险

1. 取得虚假发票风险 企业在采购货物或接受服务时，可能由于审核不严，取得虚假发票。虚假发票可能是不法分子通过伪造、变造等手段制作的，也可能是一些企业为谋取私利，开具的与实际业务不符的发票。企业若将虚假发票用于成本列支，一旦被发现，不仅不能在企业所得税前扣除，还可能面临税务处罚。例如，某企业在向个体供应商采购原材料时，未仔细核实发票真伪，取得了对方通过非法渠道购买的虚假发票，在税务检查中被发现，企业不仅要补缴税款，还被处以罚款。
2. 取得不合规发票风险 除虚假发票外，取得不合规发票也存在风险。不合规发票包括发票开具不规范的发票、过期发票、作废发票等。企业取得不合规发票，同样不能作为有效的税前扣除凭证，会影响企业的成本核算和税务处理。比如，企业取得的发票上加盖的发票专用章不符合规定，或者发票的版式已经过期，这些发票都属于不合规发票。

（三）发票保管风险

1. 发票丢失风险 发票在保管过程中可能因各种原因丢失，如人为疏忽、自然灾害等。发票一旦丢失，不仅会影响企业的正常财务核算，还可能导致税务处罚。例如，企业丢失已开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联，购买方将无法正常认证抵扣进项税额，销售方需要按照规定办理相关手续，为购买方提供相应的证明材料，过程较为繁琐。
2. 发票保管不善风险 发票保管需要符合一定的条件和要求，如要存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票受潮、霉变、虫蛀等。若保管不善，导致发票损坏、字迹模糊等，可能影响发票的正常使用和查验。比如，一些企业将发票随意放置在仓库角落，未采取防潮措施，导致发票受潮粘连，无法清晰辨认发票内容。

三、发票管理风险的防范技巧

（一）发票开具风险防范

1. 加强内部管理，建立健全发票开具制度 企业应制定完善的发票开具流程和审批制度，明确各部门和人员在发票开具过程中的职责。例如，业务部门负责提供准确的开票信息，财务部门负责审核开票信息的真实性和准确性，并按照规定开具发票。同时，要加强对发票开具人员的培训，提高其业务水平和风险意识，确保发票开具规范、准确。
2. 严格审核开票业务的真实性 在开具发票前，财务人员要对业务的真实性进行严格审核，确保发票开具内容与实际经营业务相符。可以通过查看合同、订单、送货单、验收单等相关资料，核实业务的真实性和金额的准确性。对于大额发票的开具，要进行重点审核，必要时可以与相关部门和客户进行沟通核实。例如，企业在为客户开具销售发票时，要核对销售合同中约定的产品名称、数量、金额等信息，与发货记录和客户签收单是否一致。
3. 加强对发票开具软件的管理和维护 发票开具软件是开具发票的重要工具，企业要加强对其管理和维护。定期对发票开具软件进行升级，确保软件功能正常，符合税务机关的要求。同时，要设置严格的操作权限，只有经过授权的人员才能使用发票开具软件，防止未经授权的人员擅自开具发票。例如，财务部门要指定专人负责发票开具软件的日常维护和管理，定期检查软件的运行情况，及时处理软件出现的问题。

（二）发票取得风险防范

1. 选择信誉良好的供应商 在选择供应商时，企业要对其信誉进行充分调查和评估，选择信誉良好、经营规范的供应商。可以通过查询供应商的信用记录、了解其经营状况、向其他企业咨询等方式，获取供应商的相关信息。与信誉良好的供应商合作，能够降低取得虚假发票和不合规发票的风险。例如，企业在选择长期合作的供应商时，可以要求供应商提供营业执照、税务登记证等相关证件的复印件，核实其经营资质，并通过国家企业信用信息公示系统等平台查询其信用状况。
2. 加强对发票的审核 企业取得发票后，财务人员要对发票进行严格审核。审核内容包括发票的基本信息是否填写完整、准确，发票的印章是否符合规定，发票的内容是否与实际业务相符，发票的真伪等。可以通过税务机关的发票查验平台对发票进行真伪查验。对于不符合规定的发票，要及时要求供应商重新开具。例如，财务人员在审核发票时，要仔细核对发票上的购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、金额、税率等内容，确保发票内容真实、准确、完整。同时，要检查发票的发票专用章是否清晰、规范，发票的二维码是否能够正常扫描查验。
3. 建立发票台账，加强跟踪管理 企业应建立发票台账，对取得的发票进行详细记录，包括发票的种类、发票代码、发票号码、开票日期、金额、供应商等信息。通过建立发票台账，便于对发票进行跟踪管理，及时发现问题并采取相应措施。例如，财务人员可以根据发票台账，定期对发票的认证抵扣情况、入账情况进行核对，确保发票得到及时、正确的处理。对于逾期未认证抵扣的发票，要及时查明原因，并按照规定进行处理。

（三）发票保管风险防范

1. 建立专门的发票保管制度 企业要建立专门的发票保管制度，明确发票保管的责任人和保管要求。发票要存放在专门的保险柜或文件柜中，由专人负责保管。同时，要设置相应的防火、防潮、防虫蛀等措施，确保发票的安全。例如，企业可以制定发票保管人员岗位职责，规定发票保管人员要定期对发票进行盘点，确保发票账实相符。发票保管场所要配备灭火器、除湿机、防虫药剂等设备，防止发票因自然灾害或其他原因受损。
2. 做好发票的备份和归档工作 为防止发票丢失或损坏，企业要做好发票的备份和归档工作。可以将发票的电子信息进行备份，存储在安全的介质上，如移动硬盘、光盘等。同时，要按照规定对发票进行归档，保存一定的期限。例如，企业可以将每月取得和开具的发票按照时间顺序进行整理，装订成册，并在封面上注明发票的种类、月份、发票起止号码等信息。归档后的发票要存放在专门的档案室，便于日后查阅和使用。
3. 及时处理发票丢失情况 如果发生发票丢失情况，企业要及时按照规定进行处理。对于丢失已开具的增值税专用发票，销售方要在发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。同时，要按照税务机关的要求，为购买方提供相应的证明材料，协助购买方办理进项税额抵扣等相关事宜。对于丢失普通发票，企业也要及时向税务机关报告，并采取适当的措施，如取得原开票单位加盖公章的证明等，作为记账凭证。例如，企业丢失已开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联后，要立即向主管税务机关报告，并在《中国税务报》等税务机关认可的报刊上刊登遗失声明。然后，销售方凭税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》和记账联复印件，提供给购买方作为增值税进项税额的抵扣凭证和记账凭证。

四、结论

发票管理是企业财务管理的重要组成部分，其风险涉及发票开具、取得和保管等各个环节。企业财务会计工作人员要充分认识发票管理风险的严重性，通过加强内部管理、严格审核、建立健全相关制度等措施，有效防范发票管理风险，确保企业财务工作的规范、合法，为企业的健康发展提供有力保障。只有这样，企业才能在日益复杂的经济环境中，避免因发票管理不善而带来的经济损失和税务风险，实现可持续发展。