一、引言

发票，作为企业经济往来的重要商事凭证，不仅是记录经营活动的一种书面证明，更是税务机关进行税收征管和维护经济秩序的重要依据。在企业的日常财务管理中，发票管理占据着举足轻重的地位。然而，发票管理过程中却暗藏诸多风险，若处理不当，将给企业带来严重的经济损失和法律风险。因此，如何有效防范发票管理风险，成为了企业财务人员亟待解决的重要问题。

二、发票管理中的常见风险

（一）发票开具风险

1. 开具虚假发票 部分企业为了虚增成本、减少利润以达到少缴税款的目的，会开具与实际经营业务不符的发票。例如，企业实际并未发生某项服务业务，但却开具了相关服务的发票。这种行为严重违反了税法规定，一旦被税务机关查处，企业将面临补缴税款、加收滞纳金、罚款等处罚，情节严重的还可能承担刑事责任。
2. 发票开具不规范 这是较为常见的问题，主要表现为发票内容填写不完整、不准确。比如，购买方信息填写错误，未填写纳税人识别号或者填写的纳税人识别号与实际不符；货物或应税劳务、服务名称填写模糊，未按照规定的税收分类编码开具；发票金额大小写不一致等。这些不规范的开具行为可能导致发票无法正常使用，影响企业的财务核算和税务申报。

（二）发票取得风险

1. 取得虚假发票 企业在采购货物或接受服务时，由于对供应商的审核不严格，可能会取得虚假发票。一些不法供应商为了降低成本，会通过非法途径获取或自行开具虚假发票提供给购货方。企业若未能识别虚假发票并用于入账，不仅无法在企业所得税前扣除相关成本费用，还可能面临税务风险。例如，某企业在采购原材料时，供应商提供了虚假发票，企业在不知情的情况下入账。税务机关在检查时发现该发票为虚假发票，要求企业补缴相应的企业所得税，并加收滞纳金。
2. 取得不合规发票 除了虚假发票外，企业还可能取得一些不合规发票。比如，发票的格式不符合规定，未按照规定加盖发票专用章；发票的备注栏未按照要求填写，如建筑服务发票未在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，货物运输服务发票未在备注栏注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容。不合规发票同样不能作为有效的税前扣除凭证，会给企业带来税务风险。

（三）发票保管风险

1. 发票丢失 企业在收到发票后，如果保管不善，可能会导致发票丢失。发票丢失不仅会影响企业的财务核算，还可能面临税务机关的处罚。例如，增值税专用发票丢失后，根据丢失联次的不同，企业需要按照规定办理相应的挂失手续，并提供相关证明材料。若处理不当，可能会影响进项税额的抵扣。
2. 发票保管期限不符合规定 根据相关法律法规，发票的保管期限一般为 10 年。企业如果未按照规定的期限保管发票，提前销毁发票，可能会在税务机关进行检查时无法提供相关发票，从而引发税务风险。

三、发票管理风险的防范措施

（一）加强发票开具管理

1. 建立健全发票开具制度 企业应制定完善的发票开具制度，明确发票开具的流程、责任人和审核机制。在开具发票前，业务部门需要提供准确的业务信息，包括购买方信息、货物或服务详情、金额等。财务部门在开具发票时，要严格按照业务信息进行填写，并对发票内容进行仔细审核，确保发票开具的准确性和规范性。
2. 加强对发票开具人员的培训 发票开具人员的专业素质直接影响发票的开具质量。企业应定期组织发票开具人员参加培训，使其熟悉发票开具的相关政策法规和操作规范。培训内容可以包括税收分类编码的使用、发票填写要求、新的发票管理规定等。通过培训，提高发票开具人员的业务水平，减少因人为失误导致的发票开具风险。
3. 利用信息化手段辅助发票开具 随着信息技术的发展，企业可以利用发票管理软件等信息化工具辅助发票开具。这些软件可以自动获取购买方信息，按照预设的规则填写发票内容，并对发票金额、税收分类编码等进行校验，有效降低发票开具错误的概率。同时，信息化手段还可以实现发票开具数据的实时记录和查询，便于企业进行发票管理和财务核算。

（二）强化发票取得管理

1. 严格审核供应商 企业在选择供应商时，要对供应商的资质、信誉等进行严格审核。可以通过查询供应商的工商登记信息、税务登记信息、信用评级等方式，了解供应商的经营状况和纳税情况。优先选择信誉良好、经营规范的供应商进行合作，从源头上降低取得虚假发票或不合规发票的风险。
2. 加强发票审核 企业在取得发票后，财务人员要对发票进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性和准确性。对于增值税专用发票，要通过增值税发票查验平台进行真伪查验；对于发票内容，要仔细核对购买方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税率、发票专用章等是否符合规定。对于不符合要求的发票，应及时要求供应商重新开具。
3. 建立发票取得风险预警机制 企业可以建立发票取得风险预警机制，通过对发票数据的分析，及时发现潜在的风险。例如，对发票的来源、金额、税率等进行统计分析，若发现某一供应商开具的发票金额异常增加、税率与业务不符等情况，及时进行调查核实，防范发票取得风险。

（三）规范发票保管管理

1. 完善发票保管制度 企业应制定详细的发票保管制度，明确发票的保管责任、保管方式和保管期限。设置专门的发票保管场所，配备必要的保管设施，如保险柜、档案柜等，确保发票的安全存放。同时，要建立发票保管台账，对发票的购入、领用、开具、作废、结存等情况进行详细记录，便于查询和核对。
2. 加强发票丢失的防范与处理 为防止发票丢失，企业要加强对发票的日常管理。在发票传递过程中，要采取必要的防护措施，确保发票的安全。一旦发生发票丢失情况，要及时按照规定向税务机关报告，并办理挂失手续。对于丢失的增值税专用发票，要按照税务机关的要求提供相应的证明材料，以便进行进项税额的抵扣。
3. 严格执行发票保管期限 企业要严格按照法律法规规定的发票保管期限保管发票，不得擅自提前销毁。在发票保管期限届满后，要按照规定的程序进行销毁。销毁发票时，要填写发票销毁申请表，经企业负责人批准后，由专人负责监督销毁，并记录销毁过程，确保发票的销毁符合规定。

四、结语

发票管理是企业财务管理的重要环节，发票管理风险直接关系到企业的经济利益和税务合规。企业财务人员要充分认识发票管理中存在的风险，采取有效的防范措施，加强发票开具、取得和保管等各个环节的管理，确保发票管理的规范、准确和安全。只有这样，才能有效降低企业的财务风险，保障企业的健康发展。同时，随着税收政策的不断变化和发票管理要求的日益严格，企业财务人员要持续学习，不断提升自身的业务能力和风险防范意识，更好地应对发票管理工作中的各种挑战。