一、引言

在企业的财务运营中，发票管理是一项基础且重要的工作。发票不仅是企业进行成本核算、费用扣除的重要凭证，也是税务机关进行税收征管的关键依据。然而，发票管理过程中却暗藏着诸多风险，若不加以有效防范，可能给企业带来严重的财务损失和法律风险。因此，深入了解发票管理风险，并掌握相应的防范方法，对于财务会计工作人员来说至关重要。

二、发票管理的常见风险

（一）发票开具风险

1. 开具虚假发票 一些企业为了达到虚增成本、减少利润从而逃避纳税的目的，会开具没有真实业务发生的虚假发票。这种行为不仅严重违反了税收法律法规，一旦被税务机关查处，企业将面临巨额罚款，相关责任人还可能承担刑事责任。例如，某企业为了降低企业所得税税负，虚构了与供应商的业务往来，开具了大量虚假的采购发票。后经税务机关检查发现，该企业不仅被要求补缴税款、加收滞纳金，还被处以高额罚款，企业法定代表人也因涉嫌偷税被追究刑事责任。
2. 发票开具不规范 （1）发票内容填写不完整或不准确。比如，未填写购买方纳税人识别号、发票专用章加盖错误或不清晰、货物或应税劳务名称填写模糊等。这些看似微小的问题，可能导致发票无法作为合法有效的凭证在企业所得税前扣除。例如，一张发票上购买方纳税人识别号填写错误，在企业进行所得税汇算清缴时，税务机关发现后要求企业对该发票对应的成本费用进行纳税调增，从而增加了企业的应纳税所得额和税负。 （2）发票开具时间不符合规定。按照相关规定，企业应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。如果提前或滞后开具发票，可能会影响企业的收入和成本核算的准确性，同时也不符合税务管理要求。例如，某建筑企业在未完成工程进度的情况下提前开具发票确认收入，导致当期利润虚增，不仅多缴纳了企业所得税，还可能给企业的资金流带来压力。

（二）发票取得风险

1. 取得虚假发票 企业在采购商品或接受服务时，可能由于供应商的原因取得虚假发票。有些不法供应商为了降低成本、逃避纳税，会通过非法途径获取或开具虚假发票提供给购货方。企业如果未能识别虚假发票并将其用于成本列支，一旦被税务机关发现，同样会面临补税、罚款等风险。例如，某餐饮企业从一个小供应商处采购食材，供应商为了少缴税，通过购买假发票提供给餐饮企业。餐饮企业在不知情的情况下将这些发票入账，后被税务机关查出，餐饮企业不仅要补缴企业所得税，还因未能尽到合理的审核义务而受到相应处罚。
2. 取得不合规发票 除了虚假发票外，企业还可能取得一些形式上不符合规定的发票，如发票票面信息有误、未按规定开具备注栏等。这些不合规发票同样不能作为有效的税前扣除凭证。例如，一张运输发票没有按照规定在备注栏注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容，企业取得该发票后用于成本核算，在税务检查时被认定为不合规发票，对应的运输成本不能在企业所得税前扣除。

（三）发票保管风险

1. 发票丢失 发票在开具、传递、存放过程中可能因各种原因丢失。如果是空白发票丢失，企业需要及时向税务机关报告并登报声明作废，同时可能会面临税务机关的处罚。已开具的发票丢失，不仅会给企业的财务管理带来混乱，还可能影响客户的正常报销和税务处理。例如，某企业财务人员在邮寄发票给客户的过程中，由于疏忽导致发票丢失，客户无法正常报销费用，对企业的信誉造成了一定影响，同时企业还需要按照规定办理发票丢失相关手续，增加了额外的工作量和成本。
2. 发票保管不善 发票如果没有按照规定的条件和期限进行妥善保管，可能会出现发票损坏、霉变等情况。这不仅会影响发票的正常使用，还可能在税务机关进行检查时因无法提供完整的发票资料而面临处罚。例如，某企业将发票随意存放在潮湿的仓库中，一段时间后发现部分发票受潮霉变，字迹模糊无法辨认，给企业的财务核算和税务管理带来了很大麻烦。

三、发票管理风险的防范方法

（一）加强发票开具管理

1. 建立健全发票开具内部控制制度 企业应制定详细的发票开具流程和规范，明确各部门和岗位在发票开具过程中的职责。例如，销售部门负责提供准确的销售信息，财务部门负责审核销售信息并开具发票，审核岗位要对发票内容的准确性进行严格把关。同时，要建立发票开具审批制度，对于大额发票或特殊业务的发票开具，需经过相关负责人审批。
2. 加强对发票开具人员的培训 定期组织发票开具人员参加培训，使其熟悉发票开具的相关法律法规和政策要求，掌握正确的发票开具方法。培训内容可以包括发票填写规范、税收分类编码的正确使用、发票开具时间的规定等。通过培训，提高发票开具人员的业务水平，减少因人为失误导致的发票开具风险。
3. 利用信息化手段辅助发票开具 企业可以引入发票管理软件，实现发票开具的信息化操作。发票管理软件可以自动读取销售系统中的数据，按照预设的规则生成发票内容，减少人工填写可能出现的错误。同时，软件还可以对发票开具情况进行实时监控和统计分析，便于企业及时发现和纠正发票开具过程中的问题。

（二）强化发票取得审核

1. 加强对供应商的管理 在选择供应商时，要对供应商的资质和信誉进行严格审查。可以通过查询供应商的工商登记信息、税务纳税信用等级、企业经营状况等方式，评估供应商的可靠性。对于新合作的供应商，要尽量选择信誉良好、规模较大的企业，降低取得虚假发票或不合规发票的风险。同时，在采购合同中要明确供应商提供合法有效发票的义务以及违反义务的违约责任。
2. 严格审核发票的真实性和合规性 财务人员在取得发票后，要认真审核发票的真实性和合规性。可以通过税务机关的发票查验平台，对发票的真伪进行查询。同时，要仔细核对发票的票面信息，包括发票代码、号码、开票日期、购买方和销售方信息、货物或应税劳务名称、金额、税率、税额等是否准确无误，发票专用章是否加盖清晰、符合规定，备注栏等特殊项目是否按要求填写。对于存在疑问的发票，要及时与供应商沟通核实，必要时可要求供应商重新开具发票。
3. 建立发票审核台账 企业应建立发票审核台账，对每一张取得的发票进行详细记录，包括发票代码、号码、开票日期、金额、供应商名称、审核情况等。通过发票审核台账，企业可以对发票的取得和审核情况进行跟踪管理，便于发现发票管理中存在的问题，并及时采取措施加以解决。

（三）规范发票保管工作

1. 制定发票保管制度 企业要制定完善的发票保管制度，明确发票保管的责任部门和责任人，规定发票保管的场所、方式和期限。发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，确保存放环境干燥、安全，防止发票丢失、损坏。同时，要建立发票领用、归还登记制度，详细记录发票的领用和归还情况，做到发票使用情况可追溯。
2. 定期对发票进行清查盘点 财务部门应定期对库存发票进行清查盘点，核对发票的数量、号码等信息是否与发票领购簿和发票管理软件中的记录一致。如发现发票丢失或损坏，要及时查明原因，并按照规定办理相关手续。通过定期清查盘点，可以及时发现发票保管过程中存在的问题，避免因发票管理不善给企业带来风险。
3. 做好电子发票的保管 随着电子发票的广泛应用，企业要重视电子发票的保管工作。电子发票应按照规定进行归档保存，企业可以采用电子会计档案管理系统对电子发票进行存储和管理。同时，要确保电子发票的真实性、完整性和安全性，防止电子发票被篡改或丢失。为了便于查阅和使用，企业还可以将电子发票打印出来，与纸质发票一同装订保管，但要注意在电子会计档案管理系统中保留电子发票的原件链接。

四、结论

发票管理风险贯穿于企业发票开具、取得和保管的全过程，对企业的财务状况和税务合规性有着重要影响。财务会计工作人员要充分认识到发票管理风险的严重性，通过加强发票开具管理、强化发票取得审核、规范发票保管工作等一系列措施，有效防范发票管理风险，确保企业的财务工作顺利进行，为企业的健康发展提供有力保障。同时，随着税收法律法规和发票管理政策的不断变化，企业和财务人员要持续关注相关政策动态，及时调整发票管理策略，适应新的管理要求，不断提升发票管理水平。