一、发票的重要性
发票，作为企业经济活动中的重要原始凭证，不仅是记录企业经营业务发生的法定证明，也是税务机关进行税收征管和维护经济秩序的重要依据。对于企业财务工作而言，发票贯穿于采购、销售、费用报销等各个环节。准确开具发票，能保障企业财务核算的真实性与准确性，同时也直接影响到企业的税务处理。例如，不合规的发票可能无法作为企业所得税税前扣除的凭证，从而给企业带来税务风险。
二、发票的种类
增值税专用发票 增值税专用发票是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣进项税额的凭证。它具有抵扣税款的功能，对于企业降低增值税税负有着重要作用。其基本联次为三联：记账联，是销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证；抵扣联，是购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；发票联，是购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证。
增值税普通发票 增值税普通发票主要由增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。它与专用发票的主要区别在于，普通发票一般不能用于抵扣进项税额。增值税普通发票的格式、字体、栏次、内容与增值税专用发票完全一致，按发票联次分为两联票和五联票两种，基本联次为两联，第一联为记账联，销货方用作记账凭证；第二联为发票联，购货方用作记账凭证。此外，为满足部分纳税人的需要，在基本联次后添加了三联的附加联次，即五联票，供企业选择使用。
机动车销售统一发票 机动车销售统一发票是凡从事机动车零售业务的单位和个人，从2006年8月1日起，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时开具的发票。它适用于国内机动车零售行为，如汽车4S店销售新车时开具。发票为电脑六联式发票：第一联为发票联，是购货单位付款凭证；第二联为抵扣联，是购货单位扣税凭证；第三联为报税联，车购税征收单位留存；第四联为注册登记联，车辆登记单位留存；第五联为记账联，销货单位记账凭证；第六联为存根联，销货单位留存。
二手车销售统一发票 二手车销售统一发票是二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业，在销售、中介和拍卖二手车收取款项时，通过开票软件开具的发票。二手车交易市场、二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业应当通过增值税发票管理新系统开具二手车销售统一发票。二手车销售统一发票“车价合计”栏次仅注明车辆价款。二手车交易市场、二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业在办理过户手续过程中收取的其他费用，应当单独开具增值税发票。
三、发票开具前的准备工作
税务登记与票种核定 新手财务首先要确保企业完成税务登记。在完成税务登记后，需向主管税务机关申请票种核定。申请时，需提交《纳税人领用发票票种核定表》、经办人身份证明、发票专用章印模等资料。税务机关根据企业的经营范围和规模，核定企业可领用的发票种类、数量、开票限额等。例如，对于刚成立的小规模纳税人企业，若主要从事商品零售业务，税务机关可能核定其领用增值税普通发票，每月限量25份，单张发票最高开票限额为10万元。
税控设备的购买与发行 目前，企业开具发票一般需使用税控设备。常用的税控设备有金税盘、税控盘等。企业在购买税控设备后，需携带设备到主管税务机关进行发行。发行是将企业的基本信息、发票种类、开票限额等写入税控设备的过程。只有经过发行的税控设备，才能正常开具发票。同时，企业还需安装相应的开票软件，开票软件可从税务机关指定的网站下载，安装完成后，通过税控设备登录开票系统。
发票领用 完成票种核定和税控设备发行后，企业可通过多种方式领用发票。常见的方式有办税服务厅领用、电子税务局网上领用等。在办税服务厅领用发票时，需携带税控设备、经办人身份证明等资料，到发票发售窗口办理领用手续。若选择网上领用发票，企业可登录电子税务局，在发票领用模块填写相关信息，选择邮寄或自助终端领取方式。税务机关审核通过后，企业即可按选择的方式获取发票。例如，企业选择邮寄方式领用发票，税务机关将在审核通过后，通过邮政快递将发票送达企业指定地址。
四、发票的开具流程
增值税发票（专用发票与普通发票）的开具流程 登录开票软件后，首先选择“发票填开”功能，根据需要开具的发票种类，选择“增值税专用发票填开”或“增值税普通发票填开”。进入发票填开界面后，填写购买方信息，包括名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等。这些信息必须准确无误，否则可能导致发票无效或购买方无法认证抵扣。接着填写商品或服务信息，包括商品名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率等。若开具的是含税发票，需点击“价格”按钮，切换为含税状态。填写完商品或服务信息后，系统会自动计算税额和价税合计金额。最后，确认发票信息无误后，点击“打印”按钮，将发票放入打印机进行打印。同时，可根据需要选择是否开具清单，若商品或服务项目较多，一张发票无法全部填写，可通过“清单”功能开具发票清单。
机动车销售统一发票的开具流程 登录机动车销售统一发票开票软件，进入发票填开界面。首先填写购车人信息，包括姓名、身份证号码等。若购车人为单位，需填写单位名称、纳税人识别号等。接着填写车辆信息，如车辆类型、厂牌型号、车架号码、发动机号码等。这些信息必须与车辆合格证上的信息一致。然后填写价税合计金额、销货单位信息等。填写完成后，点击“打印”按钮，将发票打印出来。机动车销售统一发票的打印格式有严格要求，需确保打印内容清晰、完整，不得压线、错格。
二手车销售统一发票的开具流程 登录二手车销售统一发票开票软件，进入发票填开界面。填写卖方、买方信息，包括名称、纳税人识别号、地址电话等。接着填写车辆信息，如车辆识别代号、发动机号码、车辆原所有人等。再填写二手车交易价格、车价合计等信息。最后，确认发票信息无误后，点击“打印”按钮完成发票开具。二手车销售统一发票的“车价合计”栏应填写车辆价款，其他手续费等费用应单独开具增值税发票。
五、发票开具的注意事项
发票内容的真实性与准确性 发票开具的内容必须与实际业务相符，不得虚开发票。虚开发票不仅违反税法规定，情节严重的还可能构成犯罪。例如，企业实际销售的是办公用品，就不能开具成电子产品。同时，发票上的各项信息，如购买方信息、销售方信息、商品或服务信息、金额、税率等都必须准确填写，不得有误。对于购买方为企业的，必须填写其纳税人识别号或统一社会信用代码，否则该发票不得作为税收凭证。
发票开具的规范性 发票应按规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。不得压线、错格，发票字迹应清晰可辨。对于开具红字发票，需严格按照规定的程序进行。一般情况下，购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，由购买方在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票；购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，由购买方填开《信息表》；销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，由销售方填开《信息表》。
发票的保管与作废 企业应妥善保管发票，设置专门的发票存放场所，确保发票存放安全。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。对于作废发票，需在发票各联次上注明“作废”字样，并全联次留存。作废发票必须同时满足以下条件：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。
六、发票开具相关的常见问题及解决方法
发票开错怎么办？ 如果是当月发现发票开错，可直接在开票软件中作废该发票。操作方法是进入发票管理模块，找到已开具发票查询，选中需要作废的发票，点击“作废”按钮。若跨月发现发票开错，则不能直接作废，需开具红字发票进行冲销。对于增值税专用发票，需按上述红字发票开具流程操作；对于增值税普通发票，可直接在开票软件中开具红字发票，开具时需输入原发票代码和号码。
发票丢失如何处理？ 如果丢失已开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。若仅丢失发票联，可将抵扣联作为记账凭证，抵扣联复印件留存备查；若仅丢失抵扣联，可使用发票联复印件留存备查。对于丢失增值税普通发票，可取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，代作原始凭证。
小规模纳税人能否自行开具增值税专用发票？ 自2020年2月1日起，增值税小规模纳税人（其他个人除外）发生增值税应税行为，需要开具增值税专用发票的，可以自愿使用增值税发票管理系统自行开具。选择自行开具增值税专用发票的小规模纳税人，税务机关不再为其代开增值税专用发票。小规模纳税人自行开具增值税专用发票的范围包括住宿业、鉴证咨询业、建筑业、工业、信息传输、软件和信息技术服务业、租赁和商务服务业、科学研究和技术服务业、居民服务、修理和其他服务业等8个行业。自2021年1月21日起，所有小规模纳税人（其他个人除外）均可以选择使用增值税发票管理系统自行开具增值税专用发票。
总之，对于新手财务人员来说，掌握发票开具知识是做好财务工作的基础。通过了解发票的种类、开具前的准备工作、开具流程及注意事项等内容，能够确保发票开具的合规性，有效避免税务风险，为企业的健康发展提供有力保障。在实际工作中，还需不断学习和积累经验，及时关注税收政策的变化，以更好地应对发票开具过程中遇到的各种问题。