一、引言
在企业的日常经营活动中，发票开具是一项基础且重要的财务工作。正确开具发票不仅关乎企业的财务管理规范，更与企业的税务合规紧密相连。稍有不慎，可能会给企业带来一系列的财务风险和法律问题。因此，对于财务会计工作人员而言，全面、深入地掌握发票开具知识是必不可少的。本文将从多个方面对发票开具知识进行详细解析。
二、发票的基本概念
- 发票的定义 发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。简单来说，发票是经济活动发生的证明，记录了交易的关键信息。
- 发票的种类
常见的发票种类有增值税专用发票、增值税普通发票（含电子普通发票）、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。
- 增值税专用发票：是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣进项税额的凭证。
- 增值税普通发票：主要由增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。普通发票不可作为抵扣凭证（除特定情况外）。
- 机动车销售统一发票：凡从事机动车零售业务的单位和个人，从2006年8月1日起，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时，必须开具税务机关统一监制的机动车销售统一发票。
- 二手车销售统一发票：二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业，在销售、中介和拍卖二手车收取款项时，必须开具《二手车销售统一发票》。
三、发票开具的基本流程
- 开票前的准备工作
- 税务登记与票种核定：企业在成立后，需及时进行税务登记，并向税务机关申请票种核定，确定企业可以开具的发票种类、数量以及最高开票限额等。例如，新成立的商贸企业，需向当地税务机关提交相关资料，如营业执照、法人身份证等，申请增值税专用发票和增值税普通发票的票种核定。税务机关会根据企业的实际经营情况进行审批。
- 购买税控设备：经税务机关核定票种后，企业需购买税控设备。目前常见的税控设备有金税盘、税控盘等。这些设备是开具发票的硬件基础，企业通过税控设备将发票信息上传至税务系统。购买税控设备后，企业需到税务机关进行发行，将企业的相关信息写入税控设备。
- 发票领购：企业完成税控设备发行后，即可前往税务机关或通过电子税务局领购发票。领购发票时，需携带税控设备、发票领购簿等相关资料。税务机关会根据企业的票种核定情况，发售相应种类和数量的发票。例如，企业核定每月可领购25份增值税专用发票，在领购时，税务机关会在发票领购簿上进行记录，并将发票信息写入税控设备。
- 发票开具操作
- 登录开票系统：企业使用税控设备连接电脑，打开相应的开票软件，输入用户名、密码等信息登录开票系统。例如，使用金税盘的企业，需打开航天信息开票软件，登录界面输入正确的用户名和密码（初始密码一般为123456，初始口令为88888888，企业可根据实际情况进行修改）。
- 发票填开：以增值税专用发票填开为例，进入开票界面后，点击“发票填开” - “增值税专用发票填开”。此时，系统会弹出发票号码确认界面，确认发票号码与纸质发票号码一致后，点击“确定”。然后，依次填写购买方信息（包括名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等）、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率等信息。需要注意的是，购买方信息必须准确无误，否则可能导致发票无法认证抵扣。例如，购买方纳税人识别号若填写错误，接收方在进行发票认证时，系统会提示认证不符。
- 打印发票：填写完发票信息后，点击“打印”按钮，将发票内容打印在纸质发票上。在打印前，需确保打印机已正确连接并设置好纸张格式。一般来说，增值税专用发票和普通发票的纸张规格为241mm×140mm。打印时，要注意发票内容的位置是否合适，避免出现内容偏移、压线等问题。例如，发票金额栏的数字若压线，可能会影响发票的扫描认证。
四、发票开具的合规要求
- 开具时间要求 发票应当按照规定的时限开具。根据相关规定，销售货物或者应税劳务，为收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。具体而言，采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天开具发票；采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天开具发票等。例如，某企业与客户签订了分期收款销售合同，约定分三期收款，第一期收款日期为合同签订后的一个月，那么企业应在该收款日期当天开具相应金额的发票。
- 开具内容要求
- 真实准确：发票开具的内容必须与实际交易相符。不得虚开发票，包括为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。例如，企业实际销售的是办公用品，但在发票上开具为电子产品，这就属于虚开发票行为，一旦被税务机关查处，将面临严重的处罚。
- 项目齐全：发票的基本内容包括发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。这些项目必须填写齐全，不得遗漏。例如，发票上的开票人姓名不能空白，否则可能被视为不合规发票。
- 发票盖章要求
- 发票专用章：单位和个人在开具发票时，必须加盖发票专用章。发票专用章的样式由国家税务总局确定，一般为椭圆形，包含企业名称、纳税人识别号和“发票专用章”字样。需要注意的是，不能加盖财务专用章或公章代替发票专用章。例如，某企业在开具发票时，误加盖了财务专用章，这样的发票是不合规的，接收方有权拒收。
- 盖章位置：发票专用章应加盖在发票联和抵扣联上。盖章位置要清晰，不能压盖发票金额、税额等重要信息。例如，若发票专用章压盖了发票金额栏，可能会影响发票的认证和报销。
五、特殊情况的发票开具
- 销售折让、退回的发票开具
- 销售折让：企业因售出商品的质量不合格等原因而在售价上给予的减让，称为销售折让。当发生销售折让时，购买方已用于申报抵扣的，由购买方在增值税发票管理系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在增值税发票管理系统中以销项负数开具。例如，甲企业销售一批货物给乙企业，乙企业发现部分货物质量有问题，经协商，甲企业给予乙企业10%的销售折让。此时，乙企业已将该批货物对应的发票进行了认证抵扣，乙企业需在开票系统中填开《开具红字增值税专用发票信息表》，甲企业根据乙企业提供的《信息表》开具红字专用发票。
- 销售退回：企业售出的商品由于质量、品种不符合要求等原因而发生的退货，称为销售退回。销售退回时，若购买方未用于申报抵扣，发票联及抵扣联退回销售方的，销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方填开并上传《信息表》，主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在增值税发票管理系统中以销项负数开具。例如，丙企业销售一批货物给丁企业，丁企业因货物品种不符合要求而退货，且丁企业未对该批货物对应的发票进行认证抵扣，丁企业将发票联和抵扣联退回丙企业。此时，丙企业在开票系统中填开《开具红字增值税专用发票信息表》，并根据系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票。
- 差额征税的发票开具
差额征税是指以纳税人在中华人民共和国境内提供营业税改征增值税应税服务、转让无形资产或销售不动产时，以取得的全部价款和价外费用扣除支付给规定范围纳税人的规定项目价款后的不含税余额为销售额的征税方法。在差额征税的情况下，发票开具分为两种情况：
- 全额开具普通发票：这种情况下，企业可以全额开具增值税普通发票。例如，旅游服务企业提供旅游服务，向旅游服务购买方收取并支付给其他单位或者个人的住宿费、餐饮费、交通费、签证费、门票费和支付给其他接团旅游企业的旅游费用后的余额为销售额。企业可以就收取的全部价款和价外费用全额开具增值税普通发票。
- 差额开具专用发票：通过新系统中差额征税开票功能，录入含税销售额（或含税评估额）和扣除额，系统自动计算税额和不含税金额，备注栏自动打印“差额征税”字样。例如，劳务派遣公司提供劳务派遣服务，选择差额纳税的，以取得的全部价款和价外费用，扣除代用工单位支付给劳务派遣员工的工资、福利和为其办理社会保险及住房公积金后的余额为销售额，按照简易计税方法依5%的征收率计算缴纳增值税。劳务派遣公司通过差额征税开票功能开具增值税专用发票。
- 汇总开具发票 当企业销售的货物或提供的应税劳务、服务品种较多，在一张发票上无法全部列示时，可以汇总开具发票。汇总开具增值税专用发票的，同时使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票专用章。例如，某办公用品批发企业向一家大型企业销售了多种办公用品，由于品种繁多，无法在一张发票上全部填写，此时该批发企业可以汇总开具增值税专用发票，并通过防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》，详细列示所销售的办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，清单需加盖发票专用章。
六、发票开具的注意事项
- 发票作废的注意事项
- 作废条件：增值税专用发票作废需要同时满足以下条件：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。增值税普通发票作废相对简单，在开具发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。例如，某企业在2023年10月10日开具了一张增值税专用发票给客户，10月15日客户发现发票上纳税人识别号填写错误，将发票退回给销售方，此时销售方未抄税且未记账，该发票符合作废条件，销售方可以在开票系统中将该发票作废。
- 作废操作：在开票系统中，找到需要作废的发票，点击“作废”按钮即可。作废后的发票应妥善保管，以备税务机关查验。同时，要注意不能私自销毁作废发票。例如，有的企业认为发票作废了就没有用了，直接将作废发票丢弃，这种做法是错误的，一旦税务机关进行检查，可能会因无法提供作废发票而面临处罚。
- 发票丢失的处理注意事项
- 丢失增值税专用发票：若同时丢失已开具增值税专用发票或机动车销售统一发票的发票联和抵扣联，可凭加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证；若仅丢失发票联，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证；若仅丢失抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证。例如，某企业丢失了一张增值税专用发票的发票联和抵扣联，该企业可向销售方索取加盖销售方发票专用章的发票记账联复印件，以此作为进项税额抵扣、退税或记账的依据。
- 丢失增值税普通发票：取得发票的一方丢失已填开的发票联，可向开具发票方申请出具曾于X年X月X日开具XX发票，说明取得发票单位名称、购货或服务的单位数量、单价、规格、大小写金额、发票字轨、发票编码、发票号码等的书面证明，或要求开具发票方提供所丢失发票的存根联或记账联复印件，经主管税务机关审核后作为合法凭证入账。例如，某企业丢失了一张增值税普通发票的发票联，该企业可向开票方申请相关书面证明或发票存根联、记账联复印件，经税务机关审核后作为入账凭证。
- 电子发票开具的注意事项
- 电子发票的特点：电子发票是信息时代的产物，与传统纸质发票相比，具有开具方便、保存便捷、传递迅速等优点。电子发票以电子数据形式存在，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与纸质发票相同。例如，企业通过电子发票服务平台开具电子发票后，可直接将电子发票以邮件等方式发送给客户，客户可以随时下载、打印，无需像纸质发票那样等待邮寄。
- 电子发票的重复报销防范：由于电子发票可以重复打印，存在重复报销的风险。企业应建立完善的电子发票报销台账，对每一张报销的电子发票进行登记，记录发票代码、号码、金额、报销日期等信息。同时，可以借助一些财务管理软件或电子发票查重工具，对报销的电子发票进行查重。例如，企业可以使用微信小程序中的电子发票查重工具，财务人员在收到电子发票报销时，通过扫描发票二维码，即可快速查询该发票是否已报销，有效防范重复报销问题。
七、结语
发票开具知识涵盖面广，且随着税收政策的不断调整和完善，财务人员需要持续学习和更新相关知识。只有准确掌握发票开具的流程、合规要求、特殊情况处理以及注意事项等内容，才能确保企业发票开具工作的准确、合规，有效降低企业的财务风险和税务风险，为企业的健康发展提供有力保障。在实际工作中，财务人员要保持严谨的工作态度，遇到问题及时向税务机关咨询，避免因发票开具不当给企业带来不必要的损失。
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