一、发票的基本概念与类型
发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。
- 增值税专用发票 增值税专用发票是由国家税务总局监制设计印制的，只限于增值税一般纳税人领购使用的，既作为纳税人反映经济活动中的重要会计凭证又是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明；是增值税计算和管理中重要的决定性的合法的专用发票。 其具有以下特点：
- 发票联次较多，一般包括发票联、抵扣联和记账联。发票联作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。
- 开具要求严格，需要填写购买方和销售方的详细信息，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。并且，只有一般纳税人之间发生应税销售行为时，通常才能开具增值税专用发票。例如，A 公司为增值税一般纳税人，向同样是一般纳税人的 B 公司销售一批货物，此时 A 公司可以向 B 公司开具增值税专用发票。
增值税普通发票 增值税普通发票是增值税纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务时，通过增值税税控系统开具的普通发票。它是相对于增值税专用发票而言的，适用于所有纳税人的所有经营活动，而不限于一般纳税人之间的交易。 增值税普通发票的联次一般有两联，即发票联和记账联，比增值税专用发票少了抵扣联。这是因为普通发票一般不能用于抵扣进项税额（除特定情况外，如农产品收购发票、通行费电子普通发票等）。例如，C 公司向个人消费者销售商品，由于个人消费者无法进行进项税额抵扣，C 公司只需开具增值税普通发票。
机动车销售统一发票 机动车销售统一发票是凡从事机动车零售业务的单位和个人，从 2006 年 8 月 1 日起，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时开具的发票。它是购买方缴纳车辆购置税的重要凭证，同时也是车辆登记注册的重要依据。 该发票为电脑六联式发票。第一联发票联（购货单位付款凭证），第二联抵扣联（购货单位扣税凭证），第三联报税联（车购税征收单位留存），第四联注册登记联（车辆登记单位留存），第五联记账联（销货单位记账凭证），第六联存根联（销货单位留存）。例如，消费者购买新车时，汽车销售公司会开具机动车销售统一发票，消费者凭此发票办理车辆购置税缴纳和车辆上牌等手续。
二手车销售统一发票 二手车销售统一发票是二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业，在销售、中介和拍卖二手车收取款项时，通过开票软件开具的发票。二手车发票由二手车交易市场、经销企业和拍卖企业开具的，存根联、记账联、入库联由开票方留存；发票联、转移登记联由购车方记账和交公安交管部门办理过户手续。例如，小王将自己的二手车卖给二手车经销企业，该企业就需开具二手车销售统一发票给小王。
通用机打发票 通用机打发票适用于在税控收款机和网上开具发票使用，一般适用于小规模纳税人或个体工商户等。其格式、规格、联次等由各地税务机关确定。例如，一些小型餐饮企业、零售商店等，在不具备使用增值税发票条件时，可能会使用通用机打发票。
定额发票 定额发票是经营单位凭借税务登记证去向税务部门去购买的，并在规定时间内要去交纳税金的。交纳税金的时候要把你原始的发票留底交还给税务部门，税务部门就是按你开出了多少的发票来收取你的税金，如果你的定额发票丢失的话，应及时通知税务部门，逾期的话你就要按你当时所购买的数量来交纳税金。它一般适用于一些定期定额征收的个体工商户或一些特殊行业，如停车场、小型餐饮等。例如，街边的小吃店，可能会使用定额发票给消费者。
二、发票开具的基本流程
- 增值税发票（专用发票与普通发票）开具流程
前期准备
- 税务登记：企业在成立后，需及时到当地税务机关办理税务登记，获取纳税人识别号等税务登记信息。这是开具发票的基础前提，只有完成税务登记的企业，才能合法地领购和开具发票。
- 税控设备购置与发行：企业需购置符合税务机关要求的税控设备，如金税盘、税控盘等。购置后，携带相关资料到税务机关进行发行，将企业的税务信息写入税控设备，使其具备开具发票的功能。
- 发票领购：企业凭税务登记证件、经办人身份证明、按照国务院税务主管部门规定式样制作的发票专用章的印模，向主管税务机关办理发票领购手续。主管税务机关根据领购单位和个人的经营范围和规模，确认领购发票的种类、数量以及领购方式。例如，一般纳税人可根据自身业务需求，申请领购增值税专用发票和普通发票的份数。
发票开具操作
- 登录开票软件：插入税控设备，打开对应的开票软件，输入账号、密码等登录信息，进入开票系统。
- 选择发票类型：根据业务实际情况，在开票软件中选择要开具的发票类型，如增值税专用发票或普通发票。
- 填写发票信息：
- 购买方信息：准确填写购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。对于增值税专用发票，这些信息必须完整、准确，否则可能导致发票无法认证抵扣。例如，若将购买方纳税人识别号填写错误，购买方在进行发票认证时就会出现问题。
- 销售方信息：开票软件会自动带出销售方的信息，如名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，但财务人员仍需进行核对，确保信息无误。
- 商品或服务信息：填写所销售商品或提供服务的名称、规格型号、单位、数量、单价等信息。如果商品或服务较多，可以使用发票清单进行开具。同时，要注意正确选择商品或服务对应的税收分类编码，这关系到税率的正确适用。例如，销售电脑，应选择正确的“计算机整机”税收分类编码，若选错编码，可能导致税率错误，引发税务风险。
- 金额与税额：开票软件会根据填写的商品或服务信息，自动计算金额和税额。财务人员需再次核对计算结果，确保金额、税额准确无误。金额一般为不含税金额，税额根据所选税率计算得出。
- 价税合计：金额与税额相加得出价税合计金额，此金额应与实际交易金额一致。
- 打印发票：确认发票信息无误后，将空白发票放入打印机，点击“打印”按钮，完成发票开具。在打印前，需调整好打印机的设置，确保发票内容打印清晰、位置准确。同时，要注意发票号码与开票软件中的号码一致，避免出现错号现象。
- 机动车销售统一发票开具流程
前期准备 与增值税发票开具前期准备类似，机动车销售企业需完成税务登记、税控设备购置与发行以及发票领购等步骤。不过，机动车销售企业还需具备销售机动车的相关资质，并在税务系统中进行备案。
发票开具操作
- 登录开票软件：使用专门的机动车销售统一发票开票软件，插入税控设备，登录系统。
- 填写发票信息：
- 购车方信息：准确填写购车方的姓名或单位名称、纳税人识别号（单位购车必填）、地址、电话、开户行及账号等信息。对于个人购车，填写个人姓名及身份证号码即可。
- 销货方信息：开票软件自动带出销货方信息，财务人员核对无误。
- 车辆信息：填写所售车辆的厂牌型号、车辆识别代号、发动机号码、合格证号等详细信息。这些信息必须与车辆实际情况相符，是车辆上牌的重要依据。例如，若发动机号码填写错误，可能导致车辆无法正常上牌。
- 价格信息：填写价税合计金额、不含税价、增值税税额等信息。机动车销售统一发票的价税合计金额即为购车方支付的全部价款。
- 打印发票：确认信息无误后，将机动车销售统一发票放入打印机进行打印。打印完成后，将发票相关联次交付购车方，同时留存好记账联等相关联次用于企业记账。
- 二手车销售统一发票开具流程
前期准备 二手车销售企业、经纪机构或拍卖企业同样要完成税务登记、税控设备购置与发行及发票领购等手续。此外，二手车销售企业需具备二手车销售资质，经纪机构需在相关部门备案等。
发票开具操作
- 登录开票软件：使用二手车销售统一发票开票软件，插入税控设备登录。
- 填写发票信息：
- 购车方与售车方信息：分别填写购车方和售车方的名称、纳税人识别号（单位必填）、地址、电话、开户行及账号等信息。若售车方为个人，填写个人姓名及身份证号码。
- 车辆信息：填写二手车的车牌号码、车辆识别代号、发动机号码等基本信息。同时，要注明车辆的初次登记日期、行驶里程等情况。
- 价格信息：填写二手车的交易价格，即价税合计金额。二手车销售统一发票一般不体现税额，因为二手车销售的增值税征收方式较为特殊，可能采用简易计税等方法。
- 打印发票：核对信息无误后，打印发票。并按规定将发票联次交付相关方，如发票联交购车方，转移登记联交公安交管部门等。
- 通用机打发票开具流程
前期准备 通用机打发票的使用企业或个体工商户需完成税务登记，并根据当地税务机关要求，可能需要安装相应的开票软件或使用在线开票系统。部分地区可能还需要对开票设备进行简单设置。
发票开具操作
- 登录开票系统：通过网页登录在线开票系统或打开本地安装的开票软件。
- 填写发票信息：
- 购买方信息：一般填写购买方名称即可，对于有税务登记的单位，可填写纳税人识别号等信息，但相对增值税发票要求没那么严格。
- 销售方信息：系统自动带出销售方信息，如名称、税务登记号等，财务人员核对。
- 商品或服务信息：填写销售的商品或提供的服务名称、数量、单价、金额等信息。由于通用机打发票一般不涉及进项税额抵扣，所以对税收分类编码等要求相对宽松，但仍需准确填写商品或服务信息。
- 打印发票：确认信息无误后，将通用机打发票放入打印机打印。打印完成后，将发票交给购买方。
- 定额发票开具流程 定额发票无需通过开票软件开具，企业在领购定额发票后，直接按实际交易金额撕取相应面额的发票给消费者。例如，消费者在停车场停车缴费 10 元，停车场工作人员直接撕取面额为 10 元的定额发票给消费者。企业需做好定额发票的领用、开具、库存等记录，定期向税务机关申报缴纳税款。
三、发票开具的合规要求
发票内容真实准确 发票开具的内容必须与实际发生的经济业务相符，不得虚开、代开。这是发票开具最基本的合规要求。虚开发票不仅违反税收法律法规，还可能涉及刑事犯罪。例如，A 公司实际销售的是办公用品，但为了帮助 B 公司多报销费用，在发票上开具为“电子产品”，这种行为就属于虚开发票，一旦被税务机关查处，双方都将面临严重的法律后果。
发票项目齐全 发票上的各个项目都应填写齐全，不得遗漏。以增值税专用发票为例，购买方和销售方的所有信息，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，以及商品或服务的详细信息，如名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税额等，都必须完整填写。对于发票联次较多的发票，各联次的内容也应保持一致。若发票项目填写不齐全，可能导致发票无效，购买方无法认证抵扣或入账。
发票税率与征收率正确 根据不同的商品或服务以及企业的纳税身份，选择正确的税率或征收率开具发票。一般纳税人销售货物、提供应税劳务或服务，通常适用 13%、9%、6%等税率；小规模纳税人则适用 3%（疫情期间有优惠政策）等征收率。例如，一般纳税人销售粮食等农产品，适用 9%的税率；小规模纳税人提供建筑服务，适用 3%的征收率。若税率或征收率选择错误，不仅会导致企业自身多缴或少缴税款，还会给购买方带来税务风险。
发票开具时间合规 发票应按照增值税纳税义务发生时间开具。一般来说，销售货物或者应税劳务，为收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。对于提供服务，纳税义务发生时间为提供服务并收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；采取预收款方式的，为收到预收款的当天。例如，企业采用赊销方式销售货物，合同约定收款日期为 10 月 1 日，那么即使企业在 9 月 30 日提前收到款项，也应在 10 月 1 日确认纳税义务发生并开具发票。
发票专用章使用规范 发票应当加盖发票专用章。发票专用章的样式和规格由国家税务总局统一规定。企业应使用符合规定的发票专用章在发票联和抵扣联上加盖印章。盖章位置要准确、清晰，不得压线、错格。若发票未加盖发票专用章或加盖的印章不符合规定，发票将被视为无效。例如，有些企业用财务专用章代替发票专用章加盖在发票上，这种做法是不符合规定的。
四、发票开具的注意事项
防止发票开具错误 在填写发票信息时，要仔细核对，避免出现错别字、数字错误等情况。尤其是涉及金额、纳税人识别号等关键信息，一旦出错，可能给企业带来不必要的麻烦。例如，金额填写错误可能导致财务核算不准确，纳税人识别号错误可能使购买方无法认证发票。建议在开具发票前，再次确认业务信息的准确性，开具完成后，进行二次核对。
关注发票作废与红冲 如果发票开具错误或发生销货退回、销售折让等情况，需要进行发票作废或红冲处理。对于当月开具的发票，若发现错误，可直接在开票软件中进行作废操作。但对于已跨月的发票，不能直接作废，而应开具红字发票进行冲销。开具红字发票时，需按照税务机关规定的流程，先填写红字发票信息表，经税务机关审核通过后，再开具红字发票。例如，A 公司 8 月开具一张增值税专用发票给 B 公司，9 月 B 公司发现发票内容有误，此时 A 公司不能直接作废该发票，而应按规定流程开具红字发票。
发票保管与交付 企业应妥善保管已开具的发票存根联以及未开具的空白发票。发票存根联应保存一定期限，一般为 5 年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。同时，要及时将开具的发票交付给购买方，避免因发票交付不及时影响购买方的业务处理。例如，若企业未能及时将发票交付给购买方，导致购买方无法及时入账或认证抵扣，可能引发双方的经济纠纷。
电子发票的特殊注意事项 随着电子发票的广泛应用，财务人员在开具电子发票时，除了遵循上述一般发票开具要求外，还需注意以下几点。一是要确保电子发票版式文件的生成和交付准确无误。电子发票一般通过电子邮箱等方式交付给购买方，要保证发送的邮箱地址正确，且电子发票文件能够正常打开和打印。二是要做好电子发票的查重和验真工作。由于电子发票可以重复打印，为防止重复报销，企业应建立电子发票查重机制，如使用专门的查重软件或电子表格登记等方式。同时，要通过税务机关提供的发票查验平台，对收到的电子发票进行验真，确保发票的真实性。
总之，发票开具是财务工作中的重要环节，财务人员必须熟练掌握发票开具的知识，严格按照相关规定和流程操作，确保发票开具的合规、准确，为企业的财务管理和税务处理奠定坚实基础。