一、引言

发票作为企业经济活动的重要凭证，在财务核算与税务申报中占据核心地位。然而，发票管理流程复杂，从开具、取得、使用到保管，每个环节都潜藏着风险。财务人员若对这些风险认识不足或防控不力，不仅可能给企业带来财务损失，还可能引发税务处罚等法律风险。因此，深入了解发票管理风险防控要点，是财务人员的必备技能。

二、发票开具环节的风险防控

1. 虚开发票风险
   • 风险表现：虚开发票指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，或者让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票等行为。比如，A 企业与 B 企业并无真实货物交易，但 A 企业应 B 企业要求，为其开具了一张货物销售发票，这就属于典型的虚开发票行为。此类行为不仅违反《中华人民共和国发票管理办法》，情节严重的还可能触犯刑法。
   • 防控措施：财务人员需严格审核业务真实性。在开具发票前，要确认交易双方的合同、货物或服务交付记录、资金往来等是否匹配。建立完善的发票开具审批流程，重大金额发票开具需经相关部门负责人审核。同时，加强对业务人员的培训，提高其对虚开发票危害的认识。
2. 开具不规范风险
   • 风险表现：发票开具不规范包括发票信息填写不完整、字迹模糊、发票专用章加盖错误等。例如，发票上购买方的纳税人识别号填写错误，或者发票专用章加盖成财务专用章，这些情况都可能导致发票被受票方拒收，影响企业正常业务开展，甚至可能影响企业纳税申报。
   • 防控措施：制定发票开具操作规范手册，要求财务人员严格按照规范填写发票信息。定期对财务人员进行发票开具培训，强调填写要求。设立发票开具复核机制，由专人对已开具的发票进行信息复核，确保发票开具规范。

三、发票取得环节的风险防控

1. 假发票风险
   • 风险表现：假发票是指私自印制、伪造、变造的发票。企业若取得假发票并用于记账或税务申报，一旦被税务机关查处，不仅不能作为合法有效的凭证进行税前扣除，还可能面临罚款等处罚。例如，C 企业通过非正规渠道购买发票用于虚增成本，后被税务机关发现，企业不仅要补缴税款，还被处以高额罚款。
   • 防控措施：财务人员应加强对发票真伪的鉴别能力。可通过税务机关官方网站、发票查验平台等渠道对取得的发票进行真伪查验。同时，在选择供应商时，要对其信誉进行评估，避免与信誉不佳的供应商合作，降低取得假发票的风险。
2. 发票不合规风险
   • 风险表现：发票不合规包括发票内容与实际业务不符、发票开具时间与业务发生时间不匹配等情况。比如，企业购买的是办公用品，但发票开具的内容却是食品，这种发票就无法真实反映企业的经济业务，不能作为有效的报销凭证。
   • 防控措施：要求业务人员在取得发票时，仔细核对发票内容与实际业务是否相符。财务部门在审核发票时，要严格把关，对于不合规发票坚决不予报销。建立发票审核反馈机制，及时将不合规发票问题反馈给业务人员，要求其重新获取合规发票。

四、发票使用环节的风险防控

1. 发票重复使用风险
   • 风险表现：发票重复使用是指同一张发票在企业财务核算中被多次作为报销凭证或记账依据。这可能导致企业财务数据失真，虚增成本或费用。例如，D 企业的员工利用财务审核漏洞，将同一张发票在不同项目中重复报销，给企业造成了经济损失。
   • 防控措施：建立发票登记台账，对每一张取得的发票进行详细登记，包括发票号码、开票日期、金额、报销项目等信息。在报销或记账时，通过查询发票登记台账，核实发票是否已被使用。同时，利用信息化手段，如财务软件中的发票查重功能，提高发票查重效率。
2. 发票用途错误风险
   • 风险表现：发票用途错误主要指将不能抵扣进项税额的发票用于抵扣，或者将应计入成本的发票计入费用等情况。例如，企业用于集体福利的购进货物取得的增值税专用发票，若错误地进行了进项税额抵扣，就会导致少缴增值税，面临税务风险。
   • 防控措施：财务人员要熟练掌握税收政策，明确哪些发票可以抵扣进项税额，哪些不能抵扣。加强对发票用途的审核，在记账时准确判断发票应归属的会计科目。定期组织财务人员进行税收政策培训，及时更新知识，避免因政策理解错误导致发票用途错误。

五、发票保管环节的风险防控

1. 发票丢失风险
   • 风险表现：发票丢失会给企业带来诸多不便，如无法提供发票原件进行税务检查、影响业务报销等。而且，若丢失空白发票，还可能被不法分子利用进行违法活动。例如，E 企业因保管不善，丢失了一批空白增值税专用发票，虽及时向税务机关报备，但仍给企业带来了一定的负面影响。
   • 防控措施：建立专门的发票保管场所，配备必要的防火、防潮、防盗设施。对发票进行分类存放，按照发票种类、号码顺序进行整理。制定发票保管制度，明确发票保管人员的职责，定期对发票进行盘点，确保发票数量与登记台账一致。一旦发现发票丢失，要立即按照规定向税务机关报备，并登报声明作废。
2. 发票保管期限风险
   • 风险表现：发票保管有明确的期限规定，未按照规定期限保管发票，可能面临税务处罚。例如，某些企业为了节省存储空间，擅自提前销毁未达到保管期限的发票，这种行为违反了发票管理规定。
   • 防控措施：财务人员要熟悉发票保管期限的相关规定，一般情况下，已开具的发票存根联和发票登记簿应当保存 5 年。建立发票保管期限预警机制，在发票临近保管期限时，提前做好处理准备。对于超过保管期限需要销毁的发票，要按照规定程序进行销毁，同时做好销毁记录。

六、结语

发票管理风险防控贯穿企业财务活动的始终，财务人员作为发票管理的主要责任人，必须充分认识到发票管理各个环节的风险，并采取切实有效的防控措施。只有这样，才能确保企业发票管理工作合法、合规、有序进行，为企业的健康发展提供有力保障。同时，随着税收政策的不断变化和企业业务的日益复杂，财务人员还需持续学习，不断提升发票管理风险防控能力，以适应企业发展的需要。