发票管理风险防控，这些要点你知道吗？
一、引言
发票作为企业经济活动中的重要凭证，承载着记录交易、证明业务真实性等关键作用。然而，在发票管理过程中，存在诸多风险点，若处理不当，不仅可能导致企业面临税务处罚，还可能影响企业的财务状况和声誉。因此，对于财务会计工作人员而言，深入了解发票管理风险防控要点至关重要。
二、发票开具环节风险与防控
（一）风险点
- 虚开发票风险 部分企业为了虚增成本、减少纳税，可能会通过虚构业务的方式开具发票。例如，A公司与B公司并无实际业务往来，但A公司为了降低利润，要求B公司为其开具一批虚假的办公用品发票。这种行为严重违反了税收法律法规，一旦被税务机关查处，企业将面临巨额罚款，相关责任人还可能承担刑事责任。
- 开具不规范风险 发票开具不规范也是常见风险之一。比如发票内容填写不完整，未填写购买方纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等信息；或者发票的货物或应税劳务、服务名称填写模糊，如只写“办公用品”，未具体注明办公用品的明细；又或者发票的金额、税率计算错误等。这些不规范的开具行为，可能导致发票无法正常使用，影响企业的财务核算和税务申报。
（二）防控要点
- 建立严格的业务审核制度 企业应建立健全业务审核流程，在开具发票前，财务人员要对业务的真实性进行严格审核。要求业务部门提供完整的业务合同、验收报告等相关资料，核实业务的真实性、合理性和合法性。对于虚构业务的行为，一经发现，严肃处理。
- 加强发票开具培训 定期组织财务人员和相关业务人员参加发票开具规范培训，使其熟悉发票开具的各项要求。明确发票填写的标准，如购买方信息必须准确无误填写，货物或应税劳务、服务名称要按照税收分类编码规范填写，金额和税率要准确计算等。同时，设立发票开具复核机制，在发票开具后，安排专人进行复核，确保发票开具的准确性。
三、发票取得环节风险与防控
（一）风险点
- 取得虚假发票风险 企业在采购商品或接受服务时，可能由于供应商的原因取得虚假发票。一些不法供应商为了降低成本、逃避纳税，会通过非法渠道购买虚假发票提供给购货方。企业若未能识别并接受了这些虚假发票，一旦被税务机关发现，不仅不能在企业所得税前扣除相关成本费用，还可能面临税务处罚。
- 取得不合规发票风险 除了虚假发票，不合规发票也是一大风险。如发票的开具单位与实际业务发生单位不一致，即“三流不一致”（资金流、发票流、货物流不一致）；或者发票的格式、内容不符合税务机关规定，如发票未加盖发票专用章，或者发票专用章加盖不清晰等。这些不合规发票同样不能作为有效的财务凭证，影响企业的财务处理。
（二）防控要点
- 加强供应商管理 建立供应商信用评估体系，对供应商进行严格的筛选和考察。在选择供应商时，不仅要关注其产品或服务的质量和价格，还要对其纳税信用、经营状况等进行调查。优先选择纳税信用良好、经营规范的供应商合作。同时，在采购合同中明确发票开具的要求和违约责任，如要求供应商提供真实、合规的发票，若因发票问题给企业造成损失，供应商要承担相应的赔偿责任。
- 严格发票审核 财务人员在取得发票后，要对发票进行严格审核。审核发票的真实性，可以通过税务机关的发票查验平台进行查询，核实发票的基本信息是否与票面一致。同时，要审核发票的合规性，检查发票的“三流”是否一致，发票的格式、内容是否符合规定，发票专用章是否加盖正确等。对于不符合要求的发票，及时退回供应商重新开具。
四、发票保管环节风险与防控
（一）风险点
- 发票丢失风险 发票在保管过程中，可能由于人为疏忽、自然灾害等原因导致丢失。发票一旦丢失，不仅会影响企业的财务核算和税务申报，还可能面临税务机关的处罚。例如，企业丢失已开具的增值税专用发票，按照规定需要向税务机关报备，并登报声明作废，同时可能需要接受税务机关的相应处理。
- 发票保管期限风险 发票的保管有一定的期限要求，不同类型的发票保管期限不同。若企业未按照规定的期限保管发票，提前销毁发票，可能会在税务机关进行检查时无法提供相关发票，从而引发税务风险。
（二）防控要点
- 建立完善的发票保管制度 企业应设立专门的发票保管场所，配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保发票的安全存放。同时，要建立发票保管台账，详细记录发票的购入、开具、领用、作废、退回等情况，做到账实相符。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，要按照规定的期限妥善保管。
- 加强人员管理 明确发票保管人员的职责，对发票保管人员进行定期培训，提高其责任意识和风险意识。严禁无关人员接触发票，防止发票丢失或被盗。同时，建立发票丢失应急预案，一旦发生发票丢失情况，能够及时采取措施进行处理，降低损失。
五、发票认证与抵扣环节风险与防控
（一）风险点
- 逾期认证风险 增值税一般纳税人取得增值税专用发票等扣税凭证后，需要在规定的期限内进行认证抵扣。若企业由于疏忽等原因未能在规定期限内认证发票，将无法抵扣相应的进项税额，从而增加企业的税收负担。例如，自2017年7月1日起，增值税一般纳税人取得的2017年7月1日及以后开具的增值税专用发票和机动车销售统一发票，应自开具之日起360日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。
- 错误抵扣风险 并非所有取得的进项发票都可以抵扣，企业可能由于对税收政策不熟悉，将不得抵扣的进项税额进行了抵扣。比如用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、加工修理修配劳务、服务、无形资产和不动产，其进项税额不得从销项税额中抵扣。若企业错误抵扣，一旦被税务机关查处，需要补缴税款，并可能面临滞纳金和罚款。
（二）防控要点
- 建立发票认证提醒机制 企业可以通过信息化手段，建立发票认证提醒系统。在发票取得后，及时将发票信息录入系统，设置认证期限提醒功能，确保财务人员在规定期限内完成发票认证工作。同时，定期对发票认证情况进行梳理，检查是否存在逾期未认证的发票。
- 加强税收政策学习 财务人员要持续关注税收政策的变化，加强对增值税进项税额抵扣政策的学习和理解。定期组织内部培训，邀请税务专家进行政策解读，确保财务人员准确掌握不得抵扣进项税额的项目范围。在进行进项税额抵扣时，严格按照税收政策规定进行操作，避免错误抵扣风险。
六、发票风险管理的信息化建设
随着信息技术的不断发展，企业可以借助信息化手段提升发票管理风险防控水平。
（一）发票管理软件的应用 引入专业的发票管理软件，实现发票开具、取得、认证、保管等全流程的信息化管理。发票管理软件可以自动生成发票信息，减少人工录入错误；可以与税务机关的发票查验平台对接，实时查验发票的真实性；还可以对发票的各项数据进行统计分析，及时发现发票管理中的异常情况。
（二）财务系统与业务系统的集成 将财务系统与业务系统进行集成，实现数据的共享和交互。通过系统集成，财务人员可以实时获取业务部门的业务数据，在发票管理过程中，能够更加准确地审核业务的真实性和发票的合规性。例如，在采购业务中，财务系统可以直接从业务系统获取采购订单、验收报告等信息，与发票信息进行比对，确保“三流一致”。
七、总结
发票管理风险防控贯穿于企业经济活动的各个环节，对于财务会计工作人员来说，要充分认识到发票管理的重要性，熟悉发票管理各环节可能存在的风险点，并采取有效的防控措施。通过建立完善的发票管理制度、加强人员培训、借助信息化手段等方式，提升发票管理风险防控水平，保障企业财务工作的规范、有序进行，为企业的健康发展奠定坚实基础。同时，随着税收政策的不断调整和完善，财务人员要持续学习，及时掌握新的发票管理要求，不断优化发票管理风险防控策略。