发票管理风险暗藏！这些防范要点你知道吗？
一、引言
发票，作为企业经济活动的重要凭证，在财务核算、税务申报等方面发挥着不可或缺的作用。然而，发票管理过程中却潜藏着诸多风险，一旦忽视，可能给企业带来严重的财务损失和法律风险。因此，深入了解发票管理的风险并掌握有效的防范要点，是每一位财务人员的必修课。
二、发票管理常见风险
（一）虚开发票风险
- 定义与表现形式 虚开发票是指在没有真实交易或交易内容不实的情况下开具发票。常见的形式包括：为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。例如，企业 A 与供应商 B 实际交易金额为 10 万元，但却开具了 20 万元的发票，以帮助供应商 B 增加成本费用，减少利润，达到少缴纳税款的目的。
- 风险后果 虚开发票不仅违反了《中华人民共和国发票管理办法》等法律法规，还会导致严重的法律后果。对于开票方而言，可能面临罚款、没收违法所得，情节严重的，还可能被追究刑事责任。对于受票方来说，如果取得虚开发票用于企业所得税税前扣除等，一旦被税务机关查处，不仅要补缴税款、滞纳金，还可能面临罚款。同时，企业的纳税信用等级也会受到影响，给企业的正常经营带来诸多不便。
（二）发票丢失风险
- 原因分析 发票丢失的情况屡见不鲜，原因多种多样。可能是由于保管不善，如未将发票存放在安全的地方，导致被盗、遗失；也可能是在传递过程中出现失误，如邮寄发票时丢失；还可能是因人员变动交接不清，新接手的财务人员对发票管理情况不了解，导致发票丢失。例如，某企业财务人员将发票随意放置在办公桌上，下班后未妥善保管，第二天发现发票不见了。
- 风险后果 发票丢失会给企业带来一系列麻烦。首先，增值税专用发票丢失后，可能无法进行认证抵扣，导致企业多缴纳增值税。其次，企业所得税税前扣除凭证可能缺失，影响企业所得税的正常申报和扣除，增加企业税负。此外，发票丢失还可能面临税务机关的处罚，根据相关规定，未按照规定保管发票的，由税务机关责令改正，可以处 1 万元以下的罚款；有违法所得的予以没收。
（三）取得不合规发票风险
- 不合规发票类型 不合规发票包括发票本身不符合规定，如发票内容填写不完整、字迹模糊、没有加盖发票专用章等；发票来源不合法，如取得的是非法代开发票、从第三方取得的发票等；发票与实际交易不符，如发票开具的货物名称与实际采购的货物不一致等。例如，企业取得一张发票，发票上购货方名称填写错误，且未加盖发票专用章，这样的发票就是不合规发票。
- 风险后果 取得不合规发票，企业无法将其作为有效的税前扣除凭证。在企业所得税汇算清缴时，相应的成本费用不能在税前扣除，导致企业多缴纳企业所得税。同时，对于增值税一般纳税人来说，取得不合规的增值税专用发票，不能抵扣进项税额，增加了企业的增值税负担。
三、发票管理风险的防范要点
（一）加强发票开具管理
- 严格遵循真实交易原则 财务人员在开具发票前，必须确保交易的真实性。要仔细核对交易合同、送货单、验收单等相关凭证，确保发票开具的内容与实际交易一致。例如，在销售货物开具发票时，要核对货物的名称、规格、数量、单价等信息是否与合同约定相符，避免开具与实际经营业务情况不符的发票。
- 规范发票开具流程 建立健全发票开具流程，明确各环节的职责和操作规范。一般来说，发票开具流程应包括开票申请、审核、开具、交付等环节。开票申请环节，业务部门应填写开票申请单，注明开票信息和交易内容；审核环节，财务人员要对开票申请进行严格审核，确保信息准确无误；开具环节，按照规定的格式和内容开具发票；交付环节，及时将发票交付给受票方，并做好签收记录。例如，某企业规定，业务部门提交开票申请后，财务人员需在一个工作日内完成审核，审核通过后立即开具发票，并在当天将发票邮寄给客户。
- 妥善保管发票存根联 发票存根联是记录企业发票开具情况的重要依据，必须妥善保管。企业应按照税务机关的要求，建立发票使用登记制度，设置发票登记簿，如实登记发票的种类、份数、起止号码及领购、开具、保管、缴销等情况。发票存根联应保存规定的年限，以备税务机关检查。例如，根据规定，增值税专用发票存根联应保存 10 年。
（二）强化发票保管措施
- 设置专门的发票保管场所 企业应设置专门的发票保管场所，确保发票存放安全。保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，防止发票因自然因素或人为因素受损。例如，可以设置专门的保险柜存放发票，或者将发票存放在专门的档案室，并安装监控设备。
- 明确发票保管责任人 确定专人负责发票保管工作，明确其职责和权限。保管责任人要定期对发票进行盘点，确保发票数量与登记簿记录一致。同时，要严格遵守发票保管制度和操作规程，不得擅自出借、转让发票。例如，某企业指定财务部门的小张负责发票保管工作，小张每月末都要对发票进行一次盘点，并将盘点结果上报给财务经理。
- 做好发票交接工作 在人员变动时，要做好发票交接工作。交接双方应填写发票交接清单，详细记录发票的种类、数量、起止号码等信息，并签字确认。交接过程中，要确保发票的完整性和准确性，避免因交接不清导致发票丢失。例如，财务人员小李离职时，将其保管的发票与接手的小王进行了详细交接，双方在交接清单上签字，明确了各自的责任。
（三）严格审核取得的发票
- 仔细核对发票票面信息 财务人员在取得发票时，要认真核对发票票面信息是否完整、准确。包括发票的名称、发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税率、税额、发票专用章等。如有一项信息不符，应及时要求开票方重新开具发票。例如，收到一张发票，发现发票上的货物名称与实际采购的货物名称不一致，应立即与开票方联系，要求更正。
- 查验发票的真实性 可以通过税务机关的官方网站、发票查验平台等渠道，对取得的发票进行真实性查验。对于增值税专用发票，还可以通过增值税发票综合服务平台进行认证抵扣，并查看发票的状态是否正常。例如，企业取得一张增值税专用发票后，登录增值税发票综合服务平台进行认证，发现该发票已被认定为失控发票，应立即停止使用，并向税务机关报告。
- 确保发票来源合法 核实发票的来源是否合法，是否从正规的销售方取得。对于一些可疑的发票，要进行进一步的调查核实，如通过电话、实地走访等方式，确认销售方的真实性和合法性。例如，企业收到一张从陌生供应商处取得的发票，经核实，该供应商已被税务机关认定为非正常户，此时应拒绝接受该发票，并及时向税务机关报告。
四、发票管理风险防范的监督与检查
（一）内部审计监督 企业应定期开展内部审计工作，对发票管理情况进行检查。内部审计人员要审查发票管理制度的执行情况，包括发票开具、保管、取得等环节是否符合规定；检查发票的使用登记记录是否完整、准确；核实发票的真实性和合法性等。对于发现的问题，要及时提出整改意见，并跟踪整改情况。例如，某企业内部审计部门在对发票管理情况进行审计时，发现部分发票开具未按照规定流程进行审核，导致发票信息有误，审计部门立即要求财务部门进行整改，并对整改情况进行了跟踪检查。
（二）税务机关检查应对 税务机关会不定期对企业的发票管理情况进行检查。企业要积极配合税务机关的检查工作，如实提供相关资料和信息。对于税务机关提出的问题，要及时整改，并按照要求补缴税款、滞纳金等。同时，要加强与税务机关的沟通交流，了解发票管理的最新政策和要求，确保企业的发票管理工作符合法律法规的规定。例如，税务机关在检查某企业发票管理情况时，发现该企业存在发票丢失未及时报告的问题，企业按照税务机关的要求，及时补办了相关手续，并补缴了罚款。
五、结论
发票管理风险不容忽视，它关系到企业的财务安全和税务合规。通过加强发票开具管理遵循真实交易原则、规范流程、妥善保管存根联；强化发票保管措施设置专门场所、明确责任人、做好交接工作；严格审核取得的发票核对票面信息、查验真实性、确保来源合法，并加强内部审计监督和税务机关检查应对等措施，可以有效防范发票管理风险，保障企业的正常经营和发展。财务人员要时刻保持警惕，不断提升发票管理水平，为企业的稳定运营保驾护航。在实际工作中，要严格按照法律法规和企业内部管理制度的要求，做好发票管理的每一个环节，确保发票管理工作万无一失。只有这样，企业才能在合法合规的轨道上健康发展，避免因发票管理风险而遭受不必要的损失。
