一、引言

在企业财务工作中，发票是一项极为关键的要素。它不仅是企业进行经济业务活动的重要凭证，还与企业的财务核算、税务申报等诸多环节紧密相连。掌握全面且准确的发票知识，对于财务人员来说，是能够轻松应对各类财务难题的基础与关键。无论是在日常的账务处理，还是应对外部审计与税务检查时，发票知识的熟练运用都起着决定性作用。接下来，我们将深入探讨发票知识的各个方面。

二、发票的种类及适用范围

1. 增值税专用发票 增值税专用发票是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。只有增值税一般纳税人才能开具和使用增值税专用发票，小规模纳税人若需要开具专用发票，通常需向税务机关申请代开（部分行业小规模纳税人可自行开具）。 例如，A 公司为增值税一般纳税人，向同样为一般纳税人的 B 公司销售一批货物，金额为 100 万元，税率为 13%。此时 A 公司就应向 B 公司开具增值税专用发票，发票上注明销售额 100 万元，税额 13 万元。B 公司取得该发票后，若符合抵扣条件，可将 13 万元的进项税额用于抵扣其销项税额。
2. 增值税普通发票 增值税普通发票是增值税纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务时，通过增值税税控系统开具的普通发票。它适用于所有的增值税纳税人，包括一般纳税人和小规模纳税人。与增值税专用发票不同，增值税普通发票除特殊情况外，一般不能作为购买方抵扣进项税额的凭证。 比如，C 公司为小规模纳税人，向 D 公司销售一批办公用品，金额为 5 万元。C 公司应向 D 公司开具增值税普通发票，D 公司取得该发票后，不能进行进项税额的抵扣，只能将其作为成本费用列支的依据。
3. 机动车销售统一发票 机动车销售统一发票是凡从事机动车零售业务的单位和个人，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时开具的发票。该发票是购买方办理机动车登记、缴纳车辆购置税等相关手续的重要凭证。 假设 E 汽车销售公司向消费者 F 销售一辆汽车，售价为 20 万元。E 公司必须向 F 开具机动车销售统一发票，F 凭借此发票办理车辆的上牌及缴纳车辆购置税等事宜。
4. 二手车销售统一发票 二手车销售统一发票是二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业，在销售、中介和拍卖二手车收取款项时，通过开票软件开具的发票。二手车交易双方通过二手车交易市场进行交易的，应由二手车交易市场经营者按规定向买方开具二手车销售统一发票。 例如，G 二手车经销公司将一辆收购的二手车以 8 万元价格卖给 H 消费者，G 公司应向 H 开具二手车销售统一发票。
5. 通用机打发票 通用机打发票主要适用于暂时不具备使用增值税发票管理新系统条件的小规模纳税人，以及一些特定行业的纳税人，如部分个体工商户、出租车行业等。 以个体工商户 I 为例，其经营一家小餐馆，由于规模较小，暂不具备使用增值税发票管理新系统的条件，此时 I 可向税务机关申请领用通用机打发票，在顾客消费后开具。
6. 定额发票 定额发票是经营单位凭借税务登记证去向税务部门去购买的，并在规定时间内要去交纳税金的。交纳税金的时候要把原始的发票留底交还给税务部门，税务部门按开出了多少的发票来收取税金。它适用于一些经营规模较小、开票量较少的纳税人，如小商店、小餐饮等。 比如，J 小商店为消费者提供商品零售服务，在消费者索要发票时，J 商店可开具面额为 10 元、20 元等不同面额的定额发票。

三、发票的开具

1. 开具发票的基本要求 （1）开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。任何单位和个人不得有下列虚开发票行为：为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。 例如，K 公司实际销售的是电子产品，但在开具发票时，应客户要求，将货物名称开具为办公用品，这种行为就属于虚开发票，严重违反了发票管理规定。 （2）单位和个人在开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致。 以 L 企业为例，其在开具发票时，必须将购买方信息（名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号）、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等栏目填写完整且准确。
2. 增值税专用发票的开具 （1）一般纳税人在发生应税销售行为时，应使用增值税发票管理新系统开具增值税专用发票。在开具前，需确保购买方提供的开票信息准确无误，包括购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。 （2）对于一些特殊的销售行为，如销售免税货物、向消费者个人销售货物或者应税劳务、服务等，不得开具增值税专用发票。例如，M 公司销售一批避孕药品，由于该药品属于免税项目，M 公司不能向购买方开具增值税专用发票。
3. 增值税普通发票的开具 增值税普通发票的开具流程与专用发票类似，但相对较为简便。小规模纳税人在发生应税销售行为时，可自行开具增值税普通发票。对于购买方为企业的，销售方在开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票，不得作为税收凭证。 比如，N 小规模纳税人向 O 企业销售一批货物，在开具发票时，必须在“购买方纳税人识别号”栏准确填写 O 企业的纳税人识别号，否则 O 企业取得的该发票不符合规定，不能作为成本费用在企业所得税前扣除。
4. 发票开具的特殊情况 （1）红字发票的开具 当企业发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让时，需要开具红字发票。开具红字发票时，需先填开《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》）。 若一般纳税人 P 公司销售货物给 Q 公司后，Q 公司发现货物存在质量问题，要求部分退货。P 公司在符合相关规定的情况下，需先填开《信息表》，上传至税务机关系统，待税务机关系统校验通过后，根据《信息表》开具红字增值税专用发票。 （2）差额征税发票的开具 对于一些实行差额征税的应税行为，如旅游服务、劳务派遣服务等，纳税人在开具发票时，需按照规定的方式进行差额开票。以旅游服务为例，旅游公司 R 为 S 企业提供旅游服务，取得旅游收入 100 万元，其中支付给其他单位的住宿费、餐饮费、交通费等共计 60 万元。R 公司在开具发票时，应通过增值税发票管理新系统中差额征税开票功能，录入含税销售额 100 万元和扣除额 60 万元，系统自动计算税额和不含税金额，开具的发票上会分别注明销售额 37.74 万元（100 - 60）÷（1 + 6%）、税额 2.26 万元（40÷（1 + 6%）×6%），备注栏自动打印“差额征税”字样。

四、发票的取得与审核

1. 发票取得的注意事项 （1）企业在购进货物、接受应税劳务或服务时，应向销售方或提供方索取发票。索取发票时，要确保发票的真实性和合法性，不得要求对方开具与实际交易不符的发票。 例如，T 企业在购买办公用品时，销售方提出可以多开具发票金额，T 企业应坚决拒绝，因为这属于虚开发票行为，会给企业带来严重的税务风险。 （2）取得发票时，要仔细核对发票上的各项信息，包括发票的种类是否正确、购买方信息是否与本企业一致、销售方信息是否真实、货物或应税劳务、服务名称是否与实际交易相符、金额、税率、税额等计算是否准确、发票是否加盖发票专用章等。 以 U 企业为例，其取得一张增值税专用发票，经核对发现发票上购买方的纳税人识别号有误，此时 U 企业应及时要求销售方重新开具正确的发票，否则该发票不能作为有效的进项税额抵扣凭证和成本费用列支依据。
2. 发票审核的要点 （1）发票真实性审核 可以通过发票查询平台、税务机关网站等渠道查询发票的真伪。同时，观察发票的纸张质地、印刷质量、发票代码、号码、字体等是否符合规定。例如，假发票的纸张可能较为粗糙，印刷字体可能不清晰，发票代码和号码的编排可能不符合规范。 （2）发票内容审核 审核发票内容是否与实际交易相符，重点关注货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额等是否与合同约定或实际业务一致。比如，V 企业签订的合同约定购买 10 台电脑，单价为 5000 元，但取得的发票上显示购买电脑数量为 12 台，单价为 4500 元，这种情况就需要进一步核实。 （3）发票合规性审核 审核发票是否按照规定开具，是否加盖发票专用章，发票的开具日期是否在合理范围内等。例如，W 企业取得一张发票，发现发票上加盖的是财务专用章而非发票专用章，该发票就不符合规定，不能作为有效的财务凭证。

五、发票的使用与管理

1. 发票的保管 企业应建立健全发票管理制度，设置专门的发票保管场所，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施。对已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。 例如，X 企业专门设立了一个发票保管室，安装了防盗门、防火设备等，并安排专人负责发票的保管工作。对每一本已开具的发票存根联和发票登记簿，都按照规定进行编号、整理，妥善保存。
2. 发票的传递与交接 在企业内部，发票在不同部门之间传递时，应建立严格的传递和交接制度，确保发票的安全和完整。例如，销售部门开具发票后，在传递给财务部门的过程中，应填写发票传递交接单，注明发票的种类、号码、金额等信息，由交接双方签字确认。
3. 发票丢失的处理 如果发票丢失，应根据不同情况进行处理。 （1）丢失增值税专用发票 一般纳税人丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符的，购买方可凭销售方提供的相应增值税专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应增值税专用发票记账联复印件进行认证，认证相符的可凭增值税专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。 例如，Y 企业丢失了一张已开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联，该发票丢失前已认证相符。此时，Y 企业可要求销售方提供该发票的记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，以此作为进项税额的抵扣凭证和记账依据。 （2）丢失增值税普通发票 如果丢失增值税普通发票，购买方取得开票方有效证明后，由开票方在发票存根联复印件上注明“此件是我单位提供，与原件相符”，加盖公章后，可作为记账凭证。 比如，Z 企业丢失了一张增值税普通发票，其可要求销售方提供发票存根联复印件，并由销售方在复印件上注明相关字样并加盖公章，Z 企业以此作为记账的依据。

六、发票相关的财务风险及防范措施

1. 发票相关的财务风险 （1）虚开发票风险 企业若参与虚开发票行为，不仅会面临税务机关的罚款、补缴税款、加收滞纳金等处罚，情节严重的还可能涉及刑事责任。例如，A 企业为了增加成本费用，降低企业所得税税负，让 B 企业为其虚开增值税普通发票。一旦被税务机关查处，A 企业将面临严厉的处罚，相关责任人可能会被追究刑事责任。 （2）发票不合规风险 取得不合规发票，如发票信息填写不完整、发票开具内容与实际业务不符、发票未加盖发票专用章等，不能作为有效的成本费用列支依据，会导致企业多缴纳企业所得税。同时，若取得的增值税专用发票不合规，还不能作为进项税额抵扣凭证，增加企业的增值税税负。 以 C 企业为例，其取得一张发票，发票上货物名称填写模糊，未具体注明货物的规格型号等信息。该发票就属于不合规发票，C 企业若将其作为成本费用列支，在税务检查时，可能会被要求调增应纳税所得额，补缴企业所得税。 （3）发票丢失风险 发票丢失可能导致企业无法正常进行账务处理和税务申报，影响企业的财务管理。如丢失增值税专用发票的抵扣联，可能无法抵扣进项税额，增加企业的税负。
2. 发票风险的防范措施 （1）加强发票知识培训 企业应定期组织财务人员及相关业务人员进行发票知识培训，提高其对发票管理规定的认识和理解，增强风险防范意识。例如，企业可以邀请税务专家进行讲座，讲解发票开具、取得、审核等方面的最新政策和要求。 （2）建立严格的发票管理制度 制定详细的发票开具、取得、审核、保管等流程和规范，明确各部门和人员在发票管理中的职责。例如，规定销售部门在开具发票前，必须核对合同信息与客户提供的开票信息是否一致；财务部门在取得发票后，要严格按照审核要点进行审核。 （3）利用信息化手段管理发票 借助发票管理软件等信息化工具，对发票进行电子化管理，实现发票的开具、查询、统计等功能，提高发票管理的效率和准确性。同时，通过信息化手段可以对发票数据进行分析，及时发现潜在的发票风险。

七、结论

发票知识贯穿于企业财务工作的各个环节，对于财务人员来说，熟练掌握发票的种类、开具、取得、审核、使用与管理等方面的知识，以及有效识别和防范发票相关的财务风险，是做好财务工作的关键。只有不断加强对发票知识的学习和应用，才能在日常财务工作中轻松应对各种难题，确保企业财务活动的合法、合规与稳健。财务人员应时刻保持对发票管理规定变化的关注，及时调整企业的发票管理策略，为企业的健康发展提供有力的财务支持。