发票，作为经济活动中的重要商事凭证，对于财务工作人员而言，犹如开启财务智慧之门的钥匙。正确掌握发票知识，不仅能确保企业财务核算的准确性，更能有效防范税务风险，保障企业的稳健运营。接下来，让我们一同走进发票知识的宝库，探索其中的奥秘。
一、发票的种类
发票种类繁多，依据不同的标准可进行多种分类。最常见的分类方式是按照发票的适用范围和用途来划分，主要包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票、通用机打发票、定额发票等。
增值税专用发票 增值税专用发票是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。它不仅是记载商品销售额和增值税税额的财务收支凭证，而且是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明，对增值税的计算和管理起着决定性的作用。 例如，A公司为增值税一般纳税人，向同样为一般纳税人的B公司销售一批货物，价值100万元，增值税税率为13%。此时，A公司应向B公司开具增值税专用发票，发票上注明货物金额100万元，税额13万元。B公司取得该发票后，经认证相符，可以将13万元的税额作为进项税额进行抵扣。
增值税普通发票 增值税普通发票是增值税纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务时，通过增值税税控系统开具的普通发票。它与增值税专用发票的主要区别在于，除特定情况外，购买方不能凭借增值税普通发票抵扣进项税额。增值税普通发票适用于所有的增值税纳税人，无论是一般纳税人还是小规模纳税人。 比如，C公司为小规模纳税人，向个人消费者销售商品，只能开具增值税普通发票。又或者一般纳税人D公司向小规模纳税人E公司销售货物，由于E公司无法抵扣进项税额，D公司通常也会开具增值税普通发票。
机动车销售统一发票 机动车销售统一发票是凡从事机动车零售业务的单位和个人，从2006年8月1日起，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时开具的发票。该发票为电脑六联式发票，第一联发票联（购货单位付款凭证），第二联抵扣联（购货单位扣税凭证），第三联报税联（车购税征收单位留存），第四联注册登记联（车辆登记单位留存），第五联记账联（销货单位记账凭证），第六联存根联（销货单位留存）。购买方凭机动车销售统一发票的抵扣联可以抵扣进项税额。 假设F汽车销售公司向G公司销售一辆汽车，售价20万元，增值税税率13%。F公司应开具机动车销售统一发票，G公司取得发票后，可凭抵扣联抵扣相应的进项税额。
二手车销售统一发票 二手车销售统一发票是二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业，在销售、中介和拍卖二手车收取款项时，通过开票软件开具的发票。二手车销售统一发票由二手车交易市场、经销企业和拍卖企业开具的，存根联、记账联、入库联由开票方留存；发票联、转移登记联由购车方记账和交公安交管部门办理过户手续。 例如，H二手车经销公司将一辆二手车以5万元的价格销售给I个人，H公司需开具二手车销售统一发票。需要注意的是，二手车销售统一发票本身不能作为增值税进项税额抵扣凭证。
通用机打发票 通用机打发票适用于在税控收款机和网上开具的发票，主要适用于小规模纳税人以及部分特定行业的纳税人。它一般分为平推式发票和卷式发票两种。平推式发票按规格分为210mm×297mm、241mm×177.8mm、210mm×139.7mm、190mm×101.6mm、82mm×101.6mm（过路过桥发票）共5种规格。卷式发票包括税控卷式发票和非税控卷式发票，按发票宽度分为4种，为44mm、57mm、76mm、82mm；按发票长度分为2种，为127mm、152mm。 比如，一些小型餐饮企业、个体工商户等，由于经营规模较小，不具备使用增值税专用发票或增值税普通发票的条件，可能会使用通用机打发票。
定额发票 定额发票是经营单位凭借税务登记证去向税务部门去购买的，并在规定时间内要去交纳税金的。交纳税金的时候要把你原始的发票留底交还给税务部门，税务部门就是按你开出了多少的发票来收取你的税金。如果你的定额发票丢失的话，应及时通知税务部门，逾期的话你就要按你当时所购买的数量来交纳税金了。定额发票面额一般有1元、2元、5元、10元、20元、50元、100元等。 常见于停车收费、小型零售商店等场景。例如，某停车场收费，每次停车收费5元，车主缴费后，停车场管理人员会给车主开具5元面额的定额发票。
二、发票的开具
开具发票的基本要求
- 真实准确：发票开具的内容必须与实际交易相符，不得虚开发票。包括购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、数量、单价、金额、税额等各项内容都应如实填写。例如，销售的是办公用品，就不能开具成食品。
- 项目齐全：发票上的所有项目都应填写完整，不得遗漏。购买方为企业的，索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码；销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票，不得作为税收凭证。
- 字迹清楚：发票的字迹应清晰可辨，不得压线、错格。特别是发票上的金额、税额等关键数字，必须准确无误，否则可能导致发票无效。
- 发票联次正确：不同种类的发票联次不同，应按照规定的联次使用发票。例如，增值税专用发票一般有三联，分别为记账联、抵扣联和发票联。记账联由销售方留存，作为记账凭证；抵扣联和发票联交给购买方，分别用于抵扣进项税额和记账。
- 加盖发票专用章：单位和个人在开具发票时，必须在发票联和抵扣联加盖发票专用章。发票专用章应清晰、完整，不得盖在发票的金额、税额等关键信息上。
增值税专用发票的开具
- 开票主体：增值税专用发票一般由增值税一般纳税人自行开具。小规模纳税人如果需要开具增值税专用发票，可以向税务机关申请代开，部分行业的小规模纳税人也可以自行开具增值税专用发票。自2020年2月1日起，增值税小规模纳税人（其他个人除外）发生增值税应税行为，需要开具增值税专用发票的，可以自愿使用增值税发票管理系统自行开具。选择自行开具增值税专用发票的小规模纳税人，税务机关不再为其代开增值税专用发票。
- 开票流程：首先，纳税人需在增值税发票税控开票软件中录入购买方信息、商品或服务信息等。购买方信息包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等；商品或服务信息要准确填写名称、规格型号、单位、数量、单价等。然后，系统会自动计算金额、税额，并生成发票代码、发票号码等信息。最后，确认无误后，即可打印发票，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。 例如，甲公司为增值税一般纳税人，向乙公司销售一批货物，合同约定含税价款为113万元。甲公司在开票软件中录入乙公司的相关信息，货物名称为“XX产品”，数量100件，单价1万元（不含税），税率13%。系统自动计算出金额为100万元，税额为13万元。甲公司核对无误后，打印发票并加盖发票专用章，将发票联和抵扣联交给乙公司。
增值税普通发票的开具 增值税普通发票的开具流程与增值税专用发票类似，但相对简单一些。由于购买方一般不能抵扣进项税额，所以在填写购买方信息时，对于非企业单位和个人，只需要填写名称即可，无需填写纳税人识别号等信息。 例如，丙公司向个人消费者销售一件商品，售价100元。丙公司在开票软件中录入购买方名称为消费者姓名，商品信息为该商品的名称、规格等，系统自动计算金额和税额（假设征收率为3%，金额97.09元，税额2.91元），打印发票并加盖发票专用章后交给消费者。
特殊情况下发票的开具
- 销售折让、折扣与退回：企业在销售过程中，如果发生销售折让、折扣或退回等情况，发票的开具需要按照规定进行处理。
- 销售折让：销售折让是指企业因售出商品的质量不合格等原因而在售价上给予的减让。一般纳税人发生销售折让，应开具红字增值税专用发票。购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统（以下简称“新系统”）中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》），在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。
- 销售折让、折扣与退回：企业在销售过程中，如果发生销售折让、折扣或退回等情况，发票的开具需要按照规定进行处理。
例如，丁公司向戊公司销售一批货物，开具增值税专用发票，金额100万元，税额13万元。货物到达戊公司后，发现部分货物质量有问题，经双方协商，丁公司给予戊公司10%的销售折让。此时，丁公司应开具红字增值税专用发票，金额 - 10万元，税额 - 1.3万元。戊公司已将该发票用于申报抵扣，应先在系统中填开并上传《信息表》，暂依《信息表》所列税额1.3万元从当期进项税额中转出，待取得丁公司开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。 - 销售折扣：销售折扣分为商业折扣和现金折扣。商业折扣是指企业为促进商品销售而在商品标价上给予的价格扣除。企业销售商品涉及商业折扣的，应当按照扣除商业折扣后的金额确定销售商品收入金额，按照扣除商业折扣后的金额开具发票。例如，己公司向庚公司销售商品，标价100万元，给予10%的商业折扣，实际售价90万元。己公司应按照90万元开具发票，金额90万元，税额11.7万元（假设税率13%）。现金折扣是指债权人为鼓励债务人在规定的期限内付款而向债务人提供的债务扣除。现金折扣在实际发生时计入财务费用，不影响发票的开具金额。例如，辛公司向壬公司销售货物，合同约定30天内付款，若10天内付款给予2%的现金折扣。辛公司按全额100万元开具发票，若壬公司在10天内付款，实际支付98万元，辛公司将2万元计入财务费用。 - 销售退回：一般纳税人销售货物或者应税劳务，开具增值税专用发票后，发生销售退回，应按国家税务总局的规定开具红字增值税专用发票。购买方已认证抵扣的，应按照销售折让的处理方式，购买方填开《信息表》，销售方开具红字专用发票。购买方未认证抵扣且发票联及抵扣联未退回的，销售方在新系统中填开并上传《信息表》后开具红字专用发票。小规模纳税人发生销售退回，应开具红字发票，冲减当期销售额。 例如，A公司向B公司销售货物，开具增值税专用发票，金额50万元，税额6.5万元。B公司收到货物后发现货物存在严重质量问题，要求退货。A公司同意退货，此时A公司应开具红字增值税专用发票，金额 - 50万元，税额 - 6.5万元。
- **差额征税发票的开具**：差额征税是指以纳税人在中华人民共和国境内提供营业税改征增值税应税服务、转让无形资产或销售不动产时，以取得的全部价款和价外费用扣除支付给规定范围纳税人的规定项目价款后的不含税余额为销售额的征税方法。对于差额征税且不得全额开具增值税发票的项目，纳税人通过新系统中差额征税开票功能，录入含税销售额（或含税评估额）和扣除额，系统自动计算税额和不含税金额，备注栏自动打印“差额征税”字样，发票开具不应与其他应税行为混开。
例如，某旅游公司为一般纳税人，向游客提供旅游服务，收取游客费用106万元，其中支付给其他单位的住宿费、餐饮费、交通费等共计53万元。该旅游公司选择差额征税，在开票时，通过差额征税开票功能，录入含税销售额106万元，扣除额53万元，系统自动计算税额2.5万元[（106 - 53）÷（1 + 6%）×6%]，不含税金额100万元，发票备注栏自动打印“差额征税”字样。
三、发票的使用
发票的取得 企业在购买货物、接受服务等经济活动中，应按照规定取得发票。取得发票时，应注意审核发票的真实性、合法性和有效性。
- 审核发票的基本信息：检查发票上的购买方信息是否与本企业一致，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。销售方信息是否齐全，货物或服务名称、数量、单价、金额、税额等内容是否准确。例如，企业收到一张发票，发现购买方名称有误，应及时要求销售方重新开具。
- 审核发票的真伪：可以通过税务机关的发票查验平台，输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）等信息，查询发票的真伪。也可以通过观察发票的防伪特征，如发票监制章、水印等，初步判断发票的真伪。例如，某企业收到一张增值税普通发票，通过发票查验平台查询，发现该发票不存在，应立即与销售方联系，要求更换合法有效的发票。
- 审核发票的开具规范：检查发票是否按照规定的要求开具，如是否加盖发票专用章、字迹是否清楚、联次是否正确等。对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。
发票的报销 发票报销是企业财务管理中的重要环节，直接关系到企业的成本核算和税务处理。
- 报销流程：一般来说，企业员工在发生经济业务后，应及时收集相关发票，并填写报销单。报销单上应注明报销事项、金额、发票张数等信息，并附上发票及相关业务凭证，如合同、验收单等。然后，将报销单提交给部门负责人审核，审核通过后，再提交给财务部门。财务部门对发票及相关凭证进行审核，确认无误后，按照企业的财务制度进行报销付款。
- 报销要求：报销的发票必须是真实、合法、有效的发票，且与企业的经营业务相关。对于不符合规定的发票，财务部门应拒绝报销。例如，企业员工报销差旅费，应提供出差的交通发票、住宿发票等，且发票上的信息应与出差行程相符。如果发票上的住宿日期与出差日期不一致，财务部门应要求员工说明原因或更换发票。
- 报销时间：企业应规定发票的报销时间，一般要求在发票开具后的一定期限内报销，如30天、60天等。超过报销期限的发票，财务部门可以拒绝报销，除非有特殊情况并经相关领导批准。这样可以保证企业财务数据的及时性和准确性，同时也便于税务处理。
发票的抵扣 对于增值税一般纳税人来说，取得的增值税专用发票、机动车销售统一发票等符合规定的发票，可以按照规定抵扣进项税额。
- 抵扣条件：首先，企业必须是增值税一般纳税人，且取得的发票必须是合法有效的扣税凭证。其次，发票所对应的经济业务必须是用于增值税应税项目。如果用于免征增值税项目、集体福利或者个人消费等，其进项税额不得从销项税额中抵扣。例如，企业购买一批货物用于职工福利，取得的增值税专用发票就不能抵扣进项税额。最后，发票必须在规定的时间内进行认证或勾选确认。自2017年7月1日起，增值税一般纳税人取得的2017年7月1日及以后开具的增值税专用发票和机动车销售统一发票，应自开具之日起360日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。
- 抵扣流程：增值税一般纳税人可以通过增值税发票综合服务平台进行发票的勾选确认。登录平台后，选择“抵扣勾选”功能，查询并勾选需要抵扣的发票，然后提交确认。确认后，系统会将勾选确认的发票信息同步到增值税纳税申报系统中，企业在进行纳税申报时，按照系统提示填写相关数据，即可完成进项税额的抵扣。例如，甲企业在2023年5月取得一张增值税专用发票，在5月20日通过增值税发票综合服务平台进行勾选确认，在6月的纳税申报期内，甲企业在填写增值税纳税申报表时，将该发票对应的进项税额填入相应的栏次，完成抵扣。
四、发票的管理
发票的保管 发票的保管是企业发票管理的重要环节，关系到发票的安全和有效使用。
- 专人负责：企业应指定专人负责发票的保管工作，明确保管人员的职责和权限。保管人员应具备一定的财务知识和责任心，确保发票的安全存放。
- 存放地点：发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，有条件的企业可以设置专门的发票库房。存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证发票的完好无损。
- 存放期限：已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。未开具的空白发票也应妥善保管，防止丢失或被盗用。例如，某企业2018年开具的发票存根联，应保存到2023年，期满后经税务机关查验无误后可以销毁。
- 发票丢失处理：如果发票丢失，应及时采取措施进行处理。丢失增值税专用发票的，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。同时，根据不同情况进行相应的处理。如果丢失前已认证相符的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件到主管税务机关进行认证，认证相符的凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。丢失增值税普通发票的，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。
发票的盘点 企业应定期对发票进行盘点，确保发票的数量、号码等与登记记录相符。
- 盘点周期：一般建议每月或每季度进行一次发票盘点，具体周期可根据企业的发票使用量和管理需求确定。对于发票使用量较大的企业，可以每月盘点一次；对于发票使用量较小的企业，可以每季度盘点一次。
- 盘点方法：盘点时，应将库存的发票与发票登记簿上的记录进行逐一核对，检查发票的种类、数量、号码是否一致。同时，检查发票的存放情况，是否存在损坏、丢失等情况。如果发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。例如，在盘点过程中发现少了一本发票，应立即查找原因，是否存在发票被盗用或丢失的情况，并及时向税务机关报告。
发票的风险防控 发票管理存在一定的风险，如虚开发票风险、发票认证风险等，企业应加强发票的风险防控。
- 虚开发票风险防控：虚开发票是一种严重的违法行为，企业应建立健全内部控制制度，加强对经济业务真实性的审核。在签订合同前，应对交易对方的资质、信誉等进行调查，确保交易真实可靠。在业务发生过程中，严格按照合同约定执行，确保货物、资金、发票的流向一致。例如，企业在采购货物时，应确保货物实际入库，资金支付给销售方，发票由销售方开具且与实际交易相符。同时，加强对员工的培训，提高员工对虚开发票风险的认识，防止员工参与虚开发票行为。
- 发票认证风险防控：企业应及时对取得的增值税专用发票等扣税凭证进行认证或勾选确认，避免因超过认证期限而无法抵扣进项税额。同时，在认证过程中，要仔细核对发票信息，确保发票的真实性和合法性。对于异常发票，如发票开具方存在走逃失联等情况，应及时与税务机关沟通，按照税务机关的要求进行处理。例如，企业收到一张发票，在认证时发现发票开具方已走逃失联，此时应暂停抵扣该发票的进项税额，并向税务机关报告，等待税务机关的进一步处理。
五、发票相关的税务政策解读
发票与增值税政策 发票与增值税紧密相关，增值税的计算、申报和缴纳都离不开发票。增值税一般纳税人凭借取得的增值税专用发票等扣税凭证抵扣进项税额，从而计算应纳税额。例如，某一般纳税人企业当期销项税额为100万元，取得的可抵扣进项税额为80万元，当期应纳税额 = 100 - 80 = 20万元。税务机关通过对发票的管理，实现对增值税的有效征管。对于虚开发票、开具假发票等行为，税务机关将依法进行严厉打击，以维护增值税税收秩序。
发票与企业所得税政策 发票是企业所得税税前扣除的重要凭证。企业发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。但这些支出必须取得合法有效的发票等扣除凭证。例如，企业购买办公用品，取得合法发票，该费用可以在企业所得税税前扣除。如果企业无法取得发票，或者取得的发票不符合规定，相应的支出可能无法在税前扣除，从而增加企业的应纳税所得额和税负。税务机关在企业所得税汇算清缴时，会重点审核企业的发票情况，对于不符合规定的发票，要求企业进行纳税调整。
发票相关的税收优惠政策
- 小规模纳税人发票相关优惠：小规模纳税人发生增值税应税销售行为，合计月销售额未超过15万元（以1个季度为1个纳税期的，季度销售额未超过45万元）的，免征增值税。开具增值税普通发票的销售额可以享受该优惠政策。如果小规模纳税人开具增值税专用发票，应按照规定缴纳增值税，不享受免税政策。例如，某小规模纳税人企业1季度销售额为40万元，其中开具增值税普通发票销售额为30万元，开具增值税专用发票销售额为10万元。该企业开具普通发票的30万元销售额免征增值税，开具专用发票的10万元销售额应缴纳增值税。
- 农产品收购发票相关优惠：纳税人购进农产品，取得（开具）农产品销售发票或收购发票的，以农产品销售发票或收购发票上注明的农产品买价和9%的扣除率计算进项税额。纳税人购进用于生产或者委托加工13%税率货物的农产品，按照10%的扣除率计算进项税额。例如，某食品加工企业向农民收购农产品，开具农产品收购发票，买价100万元。如果该企业将收购的农产品用于生产13%税率的食品，可抵扣进项税额 = 100×10% = 10万元；如果用于生产其他产品，可抵扣进项税额 = 100×9% = 9万元。
总之，发票知识是财务工作人员必备的重要知识体系之一。从发票的种类识别、开具规范，到使用过程中的取得、报销、抵扣，再到发票的管理和风险防控，以及相关税务政策的把握，每一个环节都不容忽视。只有全面、深入地掌握发票知识，财务人员才能在工作中做到准确无误，为企业的财务管理和税务合规提供有力保障，真正开启财务智慧之门。