一、发票开具知识
- 发票种类选择
在日常财务工作中，首先要明确业务适用的发票种类。常见的发票有增值税专用发票和增值税普通发票。增值税专用发票主要用于一般纳税人之间的交易，受票方可以凭借其进行进项税额抵扣，从而减少应纳税额。例如，企业A向企业B销售一批货物，企业B为一般纳税人，且该业务符合抵扣条件，此时企业A就应为企业B开具增值税专用发票。而增值税普通发票则应用更为广泛，不仅适用于一般纳税人与小规模纳税人之间的交易，也适用于一些不涉及进项抵扣的业务场景，如企业向个人消费者销售商品或提供服务，就应开具增值税普通发票。
- 发票开具信息的准确性
发票开具时，务必保证各项信息准确无误。对于购买方信息，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，必须与购买方提供的资料一致。以名称为例，如果购买方是一家有限公司，发票上的名称应与该公司营业执照上的全称一字不差。纳税人识别号更是关键信息，它如同企业的“身份证号”，一旦错误，受票方可能无法正常认证发票。对于销售方信息同样要准确填写，这不仅体现企业的规范性，也便于受票方核实发票来源。在开具发票内容方面，要如实反映销售的商品或提供的服务。比如，企业销售的是电子产品，就不能在发票上开具为办公用品，否则可能引发税务风险。
- 发票开具的时间规定
发票应在增值税纳税义务发生时开具。不同的销售方式，纳税义务发生时间有所不同。对于直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天。假设企业在3月1日收到客户支付的货款，并交付货物，那么应在3月1日当天或之后及时开具发票。对于赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天。如果企业与客户签订了赊销合同，约定4月15日收款，那么应在4月15日左右开具发票。正确把握发票开具时间，既符合税务规定，也能准确反映企业的收入情况。
二、发票取得知识
- 发票合规性审核
财务人员在取得发票时，要对发票的合规性进行严格审核。首先查看发票的基本要素，如发票代码、发票号码、开票日期、发票专用章等是否齐全。发票代码和号码是发票的唯一标识，如同人的身份证号，通过税务机关的相关平台可以查询其真伪。开票日期应与业务发生时间相符，不能出现提前或滞后过长时间的情况。发票专用章必须清晰，且与销售方名称一致，不能加盖财务专用章或公章代替发票专用章。
对于发票内容，要仔细核对。商品或服务名称应具体明确，不能使用模糊的表述。例如，不能仅开具“办公用品”，而应详细列出如“笔记本、中性笔、文件夹”等具体商品名称。数量、单价、金额、税率、税额等信息也必须准确无误，相互之间的逻辑关系要正确。如果发票上显示的税率与业务适用税率不符，可能导致企业无法正常抵扣进项税额或面临税务检查风险。
- 特殊发票的取得要求
在一些特殊业务场景下，发票取得有特殊要求。比如，企业发生农产品收购业务，需要自行开具农产品收购发票。在开具时，要确保收购对象为农业生产者个人，且如实填写收购数量、单价、金额等信息。同时，要留存好相关的收购凭证，如收购合同、农户身份证明等，以备税务机关查验。对于取得的海关进口增值税专用缴款书，企业应在规定时间内进行比对申报。一般应自开具之日起360日内报送《海关完税凭证抵扣清单》（电子数据），申请稽核比对，稽核比对相符后，方可抵扣进项税额。
- 发票丢失的处理
若不慎丢失发票，应及时采取相应措施。如果丢失的是增值税专用发票，分不同情况处理。若同时丢失发票联和抵扣联，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、记账凭证。若仅丢失抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证；若仅丢失发票联，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证。对于普通发票丢失，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。
三、发票认证知识
- 认证方式及期限
增值税专用发票认证是一般纳税人抵扣进项税额的重要环节。目前，常见的认证方式有网上勾选认证和扫描认证。网上勾选认证更为便捷，一般纳税人登录增值税发票综合服务平台，即可对取得的增值税专用发票进行勾选确认。这种方式不受时间和地域限制，大大提高了认证效率。扫描认证则是通过扫描仪将发票信息录入系统进行认证，相对而言操作较为繁琐。
发票认证有严格的期限规定。自2017年7月1日起，增值税一般纳税人取得的2017年7月1日及以后开具的增值税专用发票和机动车销售统一发票，应自开具之日起360日内认证或登录增值税发票综合服务平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。超过认证期限，发票将无法正常认证抵扣，企业可能因此多缴纳税款。
- 认证异常处理
在发票认证过程中，可能会出现认证异常的情况。比如，发票信息与税务机关系统中的信息不一致，可能是由于开票方开具错误或传输过程中出现问题。此时，财务人员应及时与开票方沟通，查明原因。如果是开票方的错误，应要求其重新开具正确的发票。若因税务机关系统故障导致认证异常，应及时联系主管税务机关，按照其指导进行处理。对于无法认证的发票，要区分情况进行处理。如果是发票本身存在严重错误，如发票代码、号码错误等，应退回开票方重新开具；如果是其他原因导致的无法认证，可进一步排查解决。
四、发票管理知识
- 发票的保管
发票的保管至关重要，关系到企业财务资料的完整性和税务合规性。企业应建立专门的发票保管制度，设置专门的场所存放发票。发票存放场所应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保发票不受损坏。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保管过程中，要对发票进行分类整理，按照发票种类、开具时间等进行有序存放，便于日后查询和管理。
- 发票的盘点
定期对发票进行盘点是确保发票管理准确的重要手段。财务人员应每月或每季度对库存发票进行盘点，核对发票的数量、号码等信息。通过盘点，及时发现发票是否存在丢失、被盗等异常情况。在盘点过程中，要详细记录发票的使用情况，包括已开具发票的数量、作废发票的数量及号码等。如果发现发票数量与记录不符，要及时查明原因，并采取相应的措施。例如，如果发现发票丢失，应按照发票丢失的处理流程进行处理。
- 发票风险防控
发票管理中存在诸多风险，如虚开发票风险、假发票风险等。企业要加强发票风险防控意识。在与供应商合作前，要对其进行充分的信用调查，确保其经营的合法性和规范性，降低取得虚开发票或假发票的风险。同时，要建立健全内部发票审核机制，对每一张取得的发票进行严格审核，从源头上防范风险。对于发票开具环节，要严格按照规定进行操作，避免因自身开具错误引发税务风险。一旦发现发票存在风险，应及时采取措施，如暂停业务往来、向税务机关报告等，将风险降到最低。
总之，掌握全面、准确的发票知识，对于财务人员顺利开展工作，保障企业财务合规至关重要。从发票开具到取得、认证及管理的每一个环节，都需要财务人员严谨对待，不断学习和更新知识，以应对日益复杂的财务工作环境。