一、发票的基本概念
发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。它不仅是企业进行会计核算的原始依据，也是税务机关进行税务管理和税务检查的重要依据。发票一般由税务机关统一监制，其基本内容包括发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。
不同类型的发票有着不同的用途和适用范围。常见的发票类型有增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票、通用机打发票、定额发票等。增值税专用发票是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。增值税普通发票则是增值税纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务时，通过增值税税控系统开具的普通发票，主要用于小规模纳税人和一般纳税人在一些不能开具专用发票的业务场景。机动车销售统一发票专门用于销售机动车时开具，二手车销售统一发票用于二手车交易。通用机打发票适用于一些特定行业或规模较小的纳税人，定额发票则常用于停车、餐饮等一些金额较小且交易频繁的业务场景。
二、发票的开具
- 开具主体
一般情况下，销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票，比如收购单位和扣缴义务人支付个人款项时。对于依法不需要办理税务登记的单位和个人，临时取得收入，需要开具发票的，可以向税务机关申请代开发票。
- 开具要求
首先，开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。不得虚开发票，虚开发票包括为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票这三种情形。其次，单位和个人在开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致。例如，发票上的购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税率等内容都必须准确无误。同时，开具发票应当使用中文。民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。外商投资企业和外国企业可以同时使用一种外国文字。
- 增值税发票的开具特殊规定
对于增值税专用发票，一般纳税人应通过增值税发票管理新系统（以下简称“新系统”）使用专用发票。新系统实行最高开票限额管理，最高开票限额由一般纳税人申请，税务机关依法审批。一般纳税人销售货物或者提供应税劳务和应税服务，应向购买方开具专用发票。商业企业一般纳税人零售的烟、酒、食品、服装、鞋帽（不包括劳保专用部分）、化妆品等消费品不得开具专用发票。小规模纳税人发生应税行为，购买方索取增值税专用发票的，可以向主管税务机关申请代开。
增值税普通发票方面，自2017年7月1日起，购买方为企业的，索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码；销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票，不得作为税收凭证。
三、发票的取得
- 合法有效的发票要求
企业取得的发票必须是合法有效的，才能作为记账和税前扣除的依据。合法有效的发票首先要符合发票开具的规范，即发票的内容真实、项目齐全、加盖发票专用章等。同时，发票的来源要合法，不能取得虚开的发票。从2019年11月1日起，全面推行通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。企业取得电子发票后，应及时进行查验，可通过全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn/）进行发票查验，确认发票的真实性。
- 特殊业务的发票取得
对于一些特殊业务，发票的取得有特殊要求。例如，企业支付的银行手续费，应当取得银行开具的发票作为税前扣除凭证。银行手续费发票一般为增值税发票，一般纳税人取得符合规定的发票可以抵扣进项税额。再如，企业发生的境外费用，由于境外没有发票的概念，企业应取得对方开具的收款凭据、相关合同协议以及付款证明等作为税前扣除凭证。如果税务机关有疑义，企业还需提供境外公证机构或者注册会计师的确认证明。
- 发票取得时间
企业应当在经济业务发生时及时取得发票。对于企业所得税汇算清缴来说，企业当年度实际发生的相关成本、费用，由于各种原因未能及时取得该成本、费用的有效凭证，企业在预缴季度所得税时，可暂按账面发生金额进行核算；但在汇算清缴时，应补充提供该成本、费用的有效凭证。也就是说，企业应在汇算清缴结束前（一般为次年5月31日）取得合法有效的发票，否则相关成本、费用不得在企业所得税前扣除。
四、发票的管理
- 发票的保管
企业应当建立健全发票管理制度，加强对发票的保管。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。发票的保管要做到安全、完整，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。企业应设置专门的场所或专柜存放发票，对于电子发票，要做好电子数据的备份工作，确保发票信息的可追溯性。例如，如果企业发生发票丢失的情况，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。对于丢失增值税专用发票的，根据不同情况，按照相关规定进行处理。如果丢失已开具专用发票的发票联和抵扣联，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果只丢失发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查；如果只丢失抵扣联，可使用专用发票发票联复印件留存备查。
- 发票的使用管理
企业在使用发票过程中，要严格按照规定使用，不得转借、转让、代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围。同时，企业应定期对发票的使用情况进行自查，检查发票开具是否合规，发票的领用、开具、结存等记录是否准确完整。例如，企业应核对发票的开具金额与实际业务金额是否一致，发票的税率是否正确，发票的备注栏是否按照规定填写等。对于发票使用过程中发现的问题，应及时纠正，并按照税务机关的要求进行处理。
五、发票的认证与抵扣
- 增值税专用发票的认证
增值税一般纳税人取得增值税专用发票后，需在规定的时间内进行认证，认证通过后才能抵扣进项税额。自2019年3月1日起，一般纳税人取得增值税发票（包括增值税专用发票、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，下同）后，可以自愿使用增值税发票选择确认平台查询、选择用于申报抵扣、出口退税或者代办退税的增值税发票信息。取消增值税发票认证的纳税人范围扩大至全部一般纳税人。一般纳税人取得增值税发票后，可登录增值税发票选择确认平台，查询、选择用于申报抵扣或出口退税的增值税发票信息。
- 抵扣期限与计算
增值税一般纳税人取得2017年1月1日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。纳税人在进行增值税纳税申报时，应当通过本省（自治区、直辖市和计划单列市）增值税发票综合服务平台对上述扣税凭证信息进行用途确认。对于一般纳税人购进农产品，取得一般纳税人开具的增值税专用发票或海关进口增值税专用缴款书的，以增值税专用发票或海关进口增值税专用缴款书上注明的增值税额为进项税额；从按照简易计税方法依照3%征收率计算缴纳增值税的小规模纳税人取得增值税专用发票的，以增值税专用发票上注明的金额和9%的扣除率计算进项税额；取得（开具）农产品销售发票或收购发票的，以农产品销售发票或收购发票上注明的农产品买价和9%的扣除率计算进项税额。
- 不得抵扣的情形
并不是所有取得的增值税专用发票都可以抵扣进项税额。下列项目的进项税额不得从销项税额中抵扣：用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、劳务、服务、无形资产和不动产；非正常损失的购进货物，以及相关的劳务和交通运输服务；非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物（不包括固定资产）、劳务和交通运输服务；国务院规定的其他项目。例如，企业购买的用于职工福利的商品，取得的增值税专用发票就不能抵扣进项税额。
六、发票相关风险及防范
- 虚开发票风险
虚开发票是发票管理中最严重的风险之一。一旦企业被认定为虚开发票，不仅要补缴税款、加收滞纳金，还可能面临罚款，情节严重的甚至会承担刑事责任。虚开发票的常见情形包括为了多列成本、费用而虚开与实际业务不符的发票，或者为了虚增收入而虚开发票等。企业要防范虚开发票风险，首先要加强对业务真实性的审核，确保每一笔业务都真实发生，合同、发票、资金流、物流等要相互匹配。例如，企业在签订合同时，要仔细核对合同条款，确保合同内容与实际业务相符；在支付款项时，要通过正规渠道支付，确保资金流向与业务一致；在货物收发时，要做好相关记录，确保物流与业务相符。同时，企业要加强对供应商的管理，选择信誉良好、经营规范的供应商进行合作，避免与可能存在虚开发票风险的供应商发生业务往来。
- 发票不合规风险
发票不合规也是企业常见的风险之一。发票不合规包括发票开具不规范，如发票项目填写不全、发票章加盖错误等，以及取得的发票来源不合法等情况。发票不合规会导致企业相关成本、费用不能在企业所得税前扣除，从而增加企业的税收负担。企业要防范发票不合规风险，一方面要加强对发票开具和取得环节的管理，严格按照发票管理规定开具和取得发票。另一方面，要加强对发票的审核，在取得发票后，要仔细审核发票的内容是否合规，包括发票的基本信息、发票的金额、税率、备注栏等内容。对于不符合规定的发票，应及时要求对方重新开具。
- 发票丢失风险
发票丢失会给企业带来诸多不便，如影响进项税额抵扣、影响企业所得税税前扣除等。企业要防范发票丢失风险，应加强对发票的保管，按照规定设置专门的场所或专柜存放发票，并安排专人负责发票的保管工作。对于电子发票，要做好电子数据的备份工作，并定期进行检查，确保电子发票信息的安全。同时，企业应建立发票丢失应急预案，一旦发生发票丢失的情况，要及时按照规定进行处理，尽量减少因发票丢失给企业带来的损失。
总之，发票知识对于财务新手来说至关重要。从发票的基本概念到开具、取得、管理、认证与抵扣，再到风险防范，每一个环节都需要认真学习和掌握。只有这样，才能在财务工作中正确处理发票相关事务，避免税务风险，确保企业财务工作的顺利进行。