一、引言
在财务工作的庞大体系中，发票占据着举足轻重的地位。它不仅是企业经济活动的重要商事凭证，更是税务机关进行税收征管和维护经济秩序的关键依据。对于财务工作人员而言，熟练掌握发票知识，如同为财务工作铸就了坚实的护盾，能有效避免各类财务与税务风险，确保企业财务活动的稳健运行。接下来，我们将全面且深入地探讨一系列重要的发票知识，助力大家在财务工作中得心应手。
二、发票的种类
- 增值税专用发票 增值税专用发票是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。它具有特殊的防伪标识，由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。 例如，A 企业为增值税一般纳税人，向 B 企业销售一批货物，价值 100 万元，增值税税率为 13%。A 企业需向 B 企业开具增值税专用发票，发票上注明金额 100 万元，税额 13 万元。B 企业取得该发票后，发票联用于记账，记录采购成本；抵扣联用于认证抵扣，可减少其应缴纳的增值税额。
- 增值税普通发票 增值税普通发票是增值税纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务时，通过增值税税控系统开具的普通发票。它同样由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为两联：发票联和记账联。与增值税专用发票不同的是，除特定情况外，增值税普通发票一般不能作为购买方抵扣增值税进项税额的凭证。增值税普通发票适用于众多日常经营活动，如企业购买办公用品、支付水电费等。 以 C 企业为例，其从 D 商店购买一批办公用品，价值 5000 元。D 商店为小规模纳税人，向 C 企业开具增值税普通发票。C 企业取得发票后，发票联用于记账，记录费用支出，但无法进行增值税进项税额的抵扣。
- 机动车销售统一发票 机动车销售统一发票是凡从事机动车零售业务的单位和个人，从 2006 年 8 月 1 日起，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时开具的发票。它是购买方缴纳车辆购置税的重要凭证，同时也是办理机动车注册登记的必备资料。该发票为电脑六联式发票：第一联发票联（购货单位付款凭证），第二联抵扣联（购货单位扣税凭证），第三联报税联（车购税征收单位留存），第四联注册登记联（车辆登记单位留存），第五联记账联（销货单位记账凭证），第六联存根联（销货单位留存）。 比如，消费者 E 从某汽车 4S 店购买一辆轿车，4S 店需向 E 开具机动车销售统一发票。E 凭借此发票的报税联缴纳车辆购置税，注册登记联用于办理车辆的注册登记手续。
- 其他发票 除上述主要发票种类外，还有一些特定用途的发票，如农产品收购发票、农产品销售发票、通行费发票等。农产品收购发票是指收购单位向农业生产者个人（不包括从事农产品收购的个体经营者）收购自产免税农业产品时，由付款方向收款方开具的发票。农产品销售发票是指农业生产者销售自产农产品适用免征增值税政策而开具的普通发票。通行费发票是有关单位依法或者依规设立并收取的过路、过桥和过闸费用所开具的发票，自 2018 年 1 月 1 日起，纳税人支付的道路、桥、闸通行费，按照收费公路通行费增值税电子普通发票上注明的增值税额抵扣进项税额。
三、发票的开具规范
- 开具要求
- 真实准确：发票开具的内容必须与实际交易相符，不得虚开发票。这意味着销售方应如实填写购买方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率等要素。例如，不能将销售的电脑开具为打印机，也不能随意篡改金额等数据。
- 完整齐全：发票各联次应一次性如实开具，不得压线、错格。所有必填项目必须填写完整，如购买方的纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，销售方同样需填写齐全自身信息。对于增值税专用发票，密码区的内容必须清晰完整，否则可能导致发票无法认证抵扣。
- 开具时间：应按照增值税纳税义务的发生时间开具发票。一般情况下，采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天；采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天等。财务人员需严格遵循这些时间规定，确保发票开具的及时性与合规性。
- 特殊情况处理
- 开具红字发票：当发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让时，需要开具红字发票。一般纳税人开具增值税专用发票后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，应按规定开具红字增值税专用发票。开具红字发票需先填开《开具红字增值税专用发票信息表》，销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。例如，F 企业向 G 企业销售货物并开具了增值税专用发票，之后 G 企业发现货物存在质量问题，要求部分退货。此时，F 企业就需要按照规定开具红字发票，冲减相应的销售收入和销项税额。
- 代开发票：部分小规模纳税人或个人在发生应税行为时，可能无法自行开具发票，这时可申请税务机关代开发票。代开发票需提交相关资料，如代开增值税发票缴纳税款申报单、身份证明等。税务机关审核通过后，按照规定征收税款并代开发票。例如，个体工商户 H 承接了一项服务业务，对方要求开具增值税专用发票，但 H 作为小规模纳税人无法自行开具，H 可向税务机关申请代开增值税专用发票。
四、发票的认证与抵扣
- 增值税专用发票认证 增值税一般纳税人取得增值税专用发票后，需在规定时间内进行认证，认证通过后方可抵扣进项税额。目前，增值税专用发票的认证方式主要有网上认证、自助办税终端认证和税务大厅认证等。自 2019 年 3 月 1 日起，一般纳税人取得增值税发票（包括增值税专用发票、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，下同）后，可以自愿使用增值税发票选择确认平台查询、选择用于申报抵扣、出口退税或者代办退税的增值税发票信息。 例如，I 企业于 2023 年 5 月 10 日取得一份增值税专用发票，该企业财务人员可在 360 天内（自 2017 年 7 月 1 日及以后开具）通过增值税发票选择确认平台进行认证。若认证通过，发票上注明的进项税额可用于抵扣该企业当期的增值税销项税额。
- 可抵扣进项税额计算 对于取得的符合规定的增值税专用发票，按照发票上注明的税额进行抵扣。但对于一些特殊情况，如取得农产品收购发票或者销售发票的，按照农产品收购发票或者销售发票上注明的农产品买价和 9%的扣除率计算进项税额（用于生产或者委托加工 13%税率货物的农产品，按照 10%的扣除率计算进项税额）。取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的，按照下列公式计算进项税额：航空旅客运输进项税额=（票价+燃油附加费）÷（1 + 9%）×9%；取得注明旅客身份信息的铁路车票的，按照下列公式计算进项税额：铁路旅客运输进项税额=票面金额÷（1 + 9%）×9%等。 假设 J 企业为一般纳税人，2023 年 6 月收购一批农产品，买价为 10 万元，该企业可计算抵扣的进项税额为 10×9% = 0.9 万元（若该农产品用于生产 13%税率货物，则可抵扣进项税额为 10×10% = 1 万元）。
- 不得抵扣进项税额的情形 并非所有取得的增值税专用发票都能进行进项税额抵扣。用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、劳务、服务、无形资产和不动产，其进项税额不得从销项税额中抵扣。例如，K 企业将购进的一批货物用于职工福利发放，该批货物取得的增值税专用发票上注明的进项税额就不能进行抵扣。另外，非正常损失的购进货物，以及相关的劳务和交通运输服务；非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物（不包括固定资产）、劳务和交通运输服务等情形，对应的进项税额也不得抵扣。
五、发票的管理与保存
- 发票的领购与保管 企业需要使用发票时，应向税务机关申请领购。领购发票时，需携带税务登记证件、经办人身份证明、按照国务院税务主管部门规定式样制作的发票专用章的印模等资料，向主管税务机关办理发票领购手续。税务机关根据企业的经营范围和规模等情况，核定其使用发票的种类、数量以及领购方式。企业领购发票后，应妥善保管。设立专门的发票存放场所，确保发票存放安全，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。同时，要建立发票使用登记制度，设置发票登记簿，并定期向主管税务机关报告发票使用情况。
- 发票的开具与使用记录 企业在开具发票过程中，应详细记录发票的开具日期、发票号码、购买方信息、销售内容、金额、税额等信息。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。例如，L 企业应将 2018 - 2022 年开具的发票存根联和发票登记簿妥善保存，到 2027 年，在报经税务机关查验同意后，方可进行销毁处理。这样有助于企业在税务检查、财务审计等情况下，能够清晰地提供发票相关信息，证明经济业务的真实性与合规性。
- 发票的丢失处理 若发生发票丢失的情况，企业应及时采取措施。丢失增值税专用发票的，按照规定，同时丢失已开具增值税专用发票或机动车销售统一发票的发票联和抵扣联，可凭加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证；丢失发票联的，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证；丢失抵扣联的，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证。丢失增值税普通发票的，取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原来发票号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，可代作原始凭证。例如，M 企业不慎丢失一张增值税专用发票的抵扣联，该企业可凭销售方提供的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证。
六、发票风险及防范
- 发票风险类型
- 虚开发票风险：虚开发票是指为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。虚开发票不仅会导致国家税收流失，企业也将面临严重的法律后果。例如，一些企业为了少缴税款，通过虚构交易，让其他企业为自己开具增值税专用发票，这种行为一旦被税务机关查处，将面临补缴税款、加收滞纳金、罚款，情节严重的还可能追究刑事责任。
- 假发票风险：随着发票管理的加强，假发票的存在形式更为隐蔽。假发票可能是完全伪造的发票，也可能是套用真实发票信息克隆的发票。企业若不慎取得假发票并用于记账或抵扣，不仅不能达到预期的财务目的，还可能面临税务处罚。比如，企业在采购过程中，因贪图便宜从不正规渠道取得发票，经税务机关鉴定为假发票，该发票不能作为合法的记账凭证和抵扣凭证，企业需重新取得合法发票，同时可能面临相应的税务风险。
- 不合规发票风险：发票开具不符合规范要求，如项目填写不齐全、字迹模糊、未加盖发票专用章等，都属于不合规发票。不合规发票不能作为企业所得税税前扣除凭证，也可能影响增值税进项税额的抵扣。例如，N 企业取得一张增值税普通发票，发票上购买方纳税人识别号填写错误，该发票就属于不合规发票，不能用于企业所得税税前扣除，企业需要求销售方重新开具正确的发票。
- 发票风险防范措施
- 加强供应商管理：企业在选择供应商时，应进行充分的尽职调查。了解供应商的经营状况、信誉情况等，优先选择信誉良好、经营规范的供应商。签订采购合同时，明确发票开具的相关要求，如发票类型、开具时间、发票内容等。例如，O 企业在与新供应商合作前，通过查询企业信用信息公示系统、向其他合作企业了解等方式，对供应商进行全面评估，确保供应商能够提供合法合规的发票。
- 提高财务人员发票审核能力：财务人员应熟练掌握发票的相关知识，加强对发票的审核。审核发票的真实性、合规性，包括发票的基本信息、防伪标识、开具内容等。运用发票查验平台等工具，对取得的发票进行真伪查验。例如，P 企业财务人员在收到发票后，首先通过国家税务总局全国增值税发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、开具金额等信息，查验发票的真伪，同时仔细审核发票的各项内容是否符合规定。
- 建立健全发票管理制度：企业应建立完善的发票管理制度，明确发票领购、开具、使用、保管、丢失处理等各个环节的流程和责任。定期对发票管理制度的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并加以改进。例如，Q 企业制定了详细的发票管理制度，规定了发票由专人负责领购和保管，开具发票需经过严格的审批流程，同时定期对发票管理情况进行内部审计，确保发票管理工作的规范有序。
七、结语
发票知识贯穿于财务工作的方方面面，对于财务工作人员而言，全面、深入地掌握发票知识至关重要。从发票的种类识别到开具规范，从认证抵扣到管理保存，再到风险防范，每一个环节都不容忽视。只有熟练运用发票知识，才能为企业的财务工作筑牢根基，有效规避各类财务与税务风险，为企业的健康、稳定发展保驾护航。在实际工作中，财务人员还应关注税收政策的变化，及时更新发票知识，以更好地适应不断发展的财务工作需求。
——部分文章内容由AI生成——