一、发票的基础概念
发票的定义 发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。简单来说，它就像是企业经济活动的‘日记’，记录着每一笔交易的详细信息。
发票的种类
- 增值税专用发票：由增值税一般纳税人领用开具，既作为纳税人反映经济活动中的重要会计凭证，又是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明。例如，A企业向B企业销售一批货物，金额100万元，增值税额13万元，A企业为一般纳税人，就可以开具增值税专用发票给B企业，B企业取得该发票后，若符合抵扣条件，可将13万元的进项税额用于抵扣自身的销项税额。
- 增值税普通发票：主要由增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。它是在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的收付款凭证。比如，某个体工商户销售商品给个人消费者，就会开具增值税普通发票。
- 机动车销售统一发票：凡从事机动车零售业务的单位和个人，从2006年8月1日起，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时，必须开具税务机关统一监制的机动车销售统一发票。
- 二手车销售统一发票：二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业，在销售、中介和拍卖二手车收取款项时，必须开具《二手车销售统一发票》。
二、发票的开具
开具要求
- 内容真实准确：发票上填写的购买方、销售方信息，商品或服务的名称、规格、数量、单价、金额等内容必须与实际交易相符。例如，企业销售的是电脑，就不能在发票上开具为打印机。
- 项目齐全：发票的各个项目都要填写完整，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方纳税人识别号、销售方纳税人识别号等。以增值税专用发票为例，购买方的地址、电话、开户行及账号等信息也必须准确填写。
- 字迹清楚：发票上的字迹要清晰可辨，不能模糊或涂改。若填写有误，应按照规定的方法进行作废或开具红字发票处理。
特殊情况的开具
- 差额征税发票开具：某些特定业务适用差额征税，如旅游服务、劳务派遣服务等。以旅游服务为例，假设旅游公司向游客收取旅游费10万元，其中支付给其他单位的住宿费、餐饮费、交通费等共计6万元，那么旅游公司在开具发票时，应按照差额4万元计算销售额并开具发票。在开票软件中，需选择差额征税功能，录入含税销售额10万元和扣除额6万元，系统会自动计算税额和不含税金额。
- 不征税发票开具：对于一些不征税项目，如预付卡销售和充值、销售自行开发的房地产项目预收款等，需开具不征税发票。这类发票在税率栏显示“不征税”，税额栏为0。比如，企业购买加油卡，加油站在收到充值款时，应向企业开具不征税发票。
三、发票的取得
取得合规发票的重要性 合规的发票是企业进行成本、费用列支，计算应纳税所得额的重要依据。若取得的发票不合规，如发票开具内容错误、发票虚假等，不仅相关成本费用不能在企业所得税前扣除，还可能面临税务机关的处罚。例如，企业取得一张购买办公用品的发票，发票上未填写购买方纳税人识别号，该发票就属于不合规发票，企业不能将该笔办公用品费用在企业所得税前扣除。
审核要点
- 发票基本信息审核：检查发票上的购买方信息是否与本企业一致，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。销售方信息也要准确无误，同时要核对发票代码、发票号码、开票日期等信息。
- 发票内容审核：审核发票上开具的商品或服务名称、规格、数量、单价、金额等是否与实际业务相符。比如，企业实际购买的是A型号的设备，但发票上开具的是B型号设备，这就存在问题。
- 发票印章审核：发票必须加盖销售方的发票专用章，且印章要清晰。若加盖的是财务专用章或公章，或者印章模糊不清，该发票都不符合规定。
四、发票的管理
发票的保管
- 纸质发票保管：企业取得的纸质发票应妥善保管，设立专门的发票存放地点，按照发票种类、号码顺序进行存放。同时，要注意防火、防潮、防虫蛀等，确保发票的完整性。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。
- 电子发票保管：随着电子发票的广泛应用，企业要建立电子发票的存储系统，对电子发票进行分类归档。电子发票的存储格式应符合相关规定，且要保证电子发票的真实性、完整性和可用性。企业可以将电子发票存储在本地服务器或云端存储平台，但要做好数据备份，防止数据丢失。
发票的盘点 定期对发票进行盘点，核对发票的库存数量与账面记录是否一致。对于已开具的发票，要检查其是否全部入账。若发现发票丢失、损毁等情况，应及时按照规定进行处理。例如，企业每月末对发票进行盘点，发现有一本发票少了5份，应立即查找原因，并向税务机关报告。
五、发票的风险防控
虚开发票风险 虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，或者让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，以及介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票的行为。虚开发票不仅会给企业带来严重的税务风险，相关责任人还可能面临刑事处罚。企业要加强对业务真实性的审核，建立健全的内部控制制度，避免卷入虚开发票的风险。比如，企业在采购业务中，要核实供应商的真实性、货物的来源等，确保交易真实发生。
发票认证抵扣风险 对于增值税一般纳税人取得的增值税专用发票等抵扣凭证，要在规定的时间内进行认证或确认，并按照规定进行抵扣。若逾期未认证或认证不符，可能导致进项税额无法抵扣，增加企业税负。同时，要注意不得抵扣的进项税额情况，如用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、劳务、服务、无形资产和不动产等对应的进项税额不得抵扣。企业应准确判断进项税额的抵扣情况，避免因错误抵扣带来税务风险。
发票合规风险 除了上述风险外，发票开具、取得、管理等环节的不合规行为都可能带来风险。企业要加强对财务人员和业务人员的发票知识培训，提高发票合规意识。同时，要定期对发票业务进行自查，发现问题及时整改，确保企业的发票业务符合法律法规的要求。
综上所述，发票知识对于财务人员至关重要。从发票的基础概念到开具、取得、管理以及风险防控，每一个环节都需要财务人员认真对待。只有全面掌握发票知识，才能确保企业财务工作的合规性，避免因发票问题给企业带来不必要的损失。