一、引言
在企业的财务运作中，发票管理是一项基础性且至关重要的工作。发票不仅是企业经济业务发生的重要凭证，也是税务机关进行税收征管的关键依据。规范、有效的发票管理，能够确保企业财务信息的真实性与准确性，降低税务风险，提升企业财务管理水平。对于财务工作者而言，全面掌握发票管理的注意事项，是做好财务工作的重要前提。
二、发票开具的注意事项
- 发票开具的基本要求
- 开具时间：根据相关规定，企业应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。这就要求财务人员对企业的业务流程有清晰的了解，及时准确地把握开票时机。例如，在销售商品时，当商品已经交付且风险报酬已经转移给购买方，同时满足收入确认条件时，就应立即开具发票。如果延迟开具发票，可能会导致财务数据失真，影响企业的财务分析和税务申报。
- 填写规范：发票上的各项内容必须如实、准确、完整地填写。购货单位的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，以及销货单位的相关信息都要填写无误。货物或应税劳务、服务名称要按照税收分类编码对应的名称准确填写，规格型号、单位、数量、单价等也需清晰明确。金额和税额要计算准确，并且大小写金额必须一致。例如，若将购货单位的纳税人识别号填写错误，可能导致对方无法正常抵扣进项税额，引发不必要的纠纷。
- 特殊业务的发票开具
- 折扣销售：当企业采取折扣销售方式时，销售额和折扣额必须在同一张发票上的“金额”栏分别注明，可按折扣后的销售额征收增值税。若仅在发票的“备注”栏注明折扣额，或另开发票注明折扣额，则折扣额不得从销售额中减除。例如，某企业销售一批货物，原价100万元，给予购买方10%的折扣，那么在开具发票时，应在发票上分别注明销售额100万元和折扣额10万元，最终以90万元作为计税销售额。
- 销售退回：发生销售退回时，企业应取得购买方主管税务机关出具的《开具红字增值税专用发票信息表》，方可开具红字发票。财务人员要严格按照规定流程操作，及时冲减销售收入和销项税额，避免虚增收入和税负。例如，企业销售一批货物后，因质量问题购买方要求退货，企业在收到《开具红字增值税专用发票信息表》后，开具红字发票，冲减原已确认的销售收入和销项税额。
三、发票取得的注意事项
- 审核发票的真实性
- 发票版式：财务人员要熟悉不同时期、不同类型发票的版式特征。从发票的纸张质地、颜色、印刷字体等方面进行初步判断。例如，增值税专用发票的纸张采用专用水印纸，在对光的情况下，可以看到发票联和抵扣联上有“SW”字样的水印图案。如果发票纸张质地粗糙、颜色异常或印刷模糊，就可能存在问题。
- 发票防伪措施：了解发票的防伪标识并进行验证。如部分发票采用防伪油墨印刷，发票代码和号码在自然光下为黑色，在紫外线灯下则会呈现出红色荧光效果。通过使用紫外线灯等工具进行检验，可有效识别虚假发票。
- 发票查询：利用税务机关提供的发票查询平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息，核实发票的真伪。目前，各地税务机关都有官方的发票查验平台，财务人员应养成在收到发票后及时查询的习惯。
- 审核发票的合规性
- 发票内容：审核发票上填写的内容是否与实际业务相符。例如，购买办公用品的发票，应详细列出办公用品的名称、规格、数量等，若仅笼统填写“办公用品一批”，则必须同时附上销售方开具的加盖发票专用章的明细清单。对于会议费发票，应同时具备会议通知、会议签到表、会议费用明细等相关资料，以证明会议的真实性和费用的合理性。
- 发票印章：发票必须加盖发票专用章。财务人员要注意印章的清晰度和规范性，印章上的纳税人识别号、单位名称等信息应与发票上的销货单位信息一致。若发票加盖的是财务专用章或公章，该发票则不符合规定，不能作为报销凭证。
- 发票税率：审核发票上的税率是否正确。不同的业务适用不同的税率，财务人员要准确掌握税收政策。例如，一般纳税人销售货物适用13%的税率，提供交通运输服务适用9%的税率，提供现代服务业服务（除租赁服务外）适用6%的税率等。若税率开具错误，可能导致企业无法正常抵扣进项税额或多缴纳税款。
四、发票保管的注意事项
- 发票存放
- 安全存放：企业应设立专门的发票存放场所，确保发票存放环境安全、干燥、防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬等。可以使用专用的发票柜或保险柜进行存放，并配备相应的安全设施，如监控设备、消防器材等。例如，将发票存放在地下室等潮湿环境中，容易导致发票受潮损坏，影响其法律效力。
- 分类存放：按照发票的种类、开票时间等进行分类存放，便于查找和管理。可以将增值税专用发票、普通发票分开存放，再按照开票年度和月份进行细分。例如，将2023年1月至6月的增值税专用发票存放在一个档案盒中，并做好相应的标识。
- 发票保管期限
- 法定保管期限：根据规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。财务人员要严格遵守这一规定，不得擅自缩短或延长保管期限。例如，若企业在保管期限未满时擅自销毁发票存根联，可能会面临税务机关的处罚。
- 特殊情况延长保管期限：对于一些涉及重大税务案件或经济纠纷的发票，可能需要延长保管期限。在这种情况下，企业应按照税务机关或相关部门的要求，妥善保管发票，直至相关事项处理完毕。
五、发票作废与红冲的注意事项
- 发票作废
- 作废条件：同时具有下列情形的，方可作废发票：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。财务人员要严格对照这些条件，判断发票是否符合作废要求。例如，若发票已跨月，即使购买方将发票退回，也不能直接作废，而应通过开具红字发票进行处理。
- 作废操作：在开票系统中进行发票作废操作时，要确保所有联次齐全，并在发票各联次上注明“作废”字样，全联次留存。作废后的发票要与其他发票存根联一并妥善保管，以备税务机关查验。
- 发票红冲
- 红冲情形：当发票开具错误但不符合作废条件，或者发生销货退回、销售折让等情况时，需要开具红字发票。财务人员要准确判断红冲的情形，按照规定的流程进行操作。例如，因开票时商品名称填写错误，且发票已跨月，就需要开具红字发票进行更正。
- 红冲流程：对于增值税专用发票，购买方已用于申报抵扣的，由购买方在增值税发票管理系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在增值税发票管理系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在增值税发票管理系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。对于普通发票，可直接在开票系统中开具红字发票，冲减原发票金额。
六、发票管理的内部控制
- 建立健全发票管理制度
- 制度内容：企业应制定涵盖发票开具、取得、保管、作废、红冲等各个环节的详细管理制度。明确各部门和岗位在发票管理中的职责，规定发票的申请、审批、开具、传递、审核等流程，确保发票管理工作有章可循。例如，规定销售部门在销售业务发生后，应及时将相关信息传递给财务部门申请开具发票，财务部门在开具发票前要对销售合同等资料进行审核。
- 制度更新：随着税收政策的不断变化和企业业务的发展，发票管理制度也应及时进行更新和完善。财务人员要密切关注税收法规的调整，确保企业的发票管理制度始终符合最新的政策要求。
- 加强发票管理的监督与检查
- 定期检查：企业应定期对发票管理工作进行内部检查，由财务部门或内部审计部门对发票的开具、取得、保管等情况进行全面审查。检查发票的填写是否规范、印章是否齐全、保管是否符合要求等，及时发现并纠正存在的问题。例如，每月对发票存根联进行抽查，核实发票开具的准确性和合规性。
- 不定期抽查：除定期检查外，还应进行不定期的抽查，以增强发票管理相关人员的责任意识。对于发现的违规行为，要严肃追究相关人员的责任，防止类似问题再次发生。
七、结语
发票管理贯穿于企业财务活动的全过程，是一项既复杂又关键的工作。财务人员只有全面、深入地掌握发票管理的各项注意事项，严格按照规定进行操作，加强内部控制和监督检查，才能有效防范发票管理风险，提高财务工作的质量和效率，为企业的健康发展提供有力的财务支持。在实际工作中，财务人员要不断学习和更新发票管理知识，以适应日益变化的税收政策和企业业务需求。
——部分文章内容由AI生成——